A tecnologia OCR veio para auxiliar no processo de validação de dados, o que é indispensável para qualquer empresa que lida com documentos digitais. Mas, afinal, o que é essa tecnologia?
Suponha que você recebeu um documento e você queira digitalizá-lo para facilitar a digitação, ou mesmo pesquisar alguma informação importante. Através do OCR, você não gasta tempo pesquisando e conferindo as informações dos documentos, processo demorado em que podem ocorrer falhas humanas.
Neste blog, você vai entender como essa tecnologia pode facilitar a gestão dos seus documentos e suas aplicações práticas no dia a dia.
Quer saber mais sobre o OCR e como a sua empresa pode se beneficiar disso? Continue a leitura!
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O que é OCR
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é uma tecnologia que converte imagens em texto editável e reconhecível digitalmente.
Com o OCR, você pode converter rapidamente imagens em arquivos de texto editáveis, assim economizando tempo e esforço.
Além disso, a tecnologia oferece uma maneira conveniente de armazenar e posicionar documentos digitalizados, o que é especialmente útil para empresas que lidam com grandes volumes de documentos.
Ao utilizar o OCR, as empresas podem reduzir seus custos, já que não precisam mais imprimir tantos documentos em papel. Isso também é benéfico para o meio ambiente, pois reduz a quantidade de papel utilizado.
Com todas essas vantagens, não é de surpreender que o OCR seja amplamente utilizado em muitos setores, incluindo finanças, saúde, educação e muito mais.
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Para que serve
Ao converter imagens de texto em dados de texto, é possível fazer pesquisas rapidamente, bem como encontrar informações específicas com mais facilidade.
Além disso, essa tecnologia ajuda a diminuir o risco de perda de documentos importantes e permite que as informações sejam compartilhadas mais rapidamente entre os membros da equipe.
Suas principais aplicações são:
- Converter diversos tipos de documentos em dados pesquisáveis;
- Facilitar a busca por informações específicas, por meio de palavras-chave;
- Diminuir o risco de perda de documentos e informações;
- Conferir maior agilidade no compartilhamento de informações na empresa;
- Permitir o preenchimento automático de formulários e a validação de dados pelo sistema, a partir do input de um documento escaneado.
Em resumo, a tecnologia OCR ajuda a tornar os processos de negócios mais eficientes e ágeis, permitindo que as empresas lidem mais facilmente com grandes volumes de documentos em papel.
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Aplicação do OCR na rotina
O OCR realiza a conversão de imagens para texto, para poder ser acessado, editado e extraído.
Na rotina das empresas, o OCR é utilizado principalmente para pesquisar e extrair informações de documentos como:
- Notas Fiscais;
- Contratos;
- Comprovantes;
- Documentos de funcionários;
- Registros patrimoniais;
- Atestados;
- Ordem de compras;
- Páginas de relatórios e outros.
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Como funciona
- Aquisição de Imagem:
Primeiramente, um scanner processa a forma física do documento, que depois será convertido em uma versão em preto e branco. Então, o software de OCR analisa a imagem digitalizada e classifica as áreas claras como plano de fundo e as áreas escuras como texto.
- Arquivos .PDF:
Quando há a necessidade de analisar arquivos .PDF, primeiramente deve-se converter o .PDF para um arquivo no formato de imagem, visto que a tecnologia OCR funciona apenas com imagens.
- Pré-processamento:
Primeiro, o software de OCR limpa a imagem e remove os erros para prepará-la para leitura. Estas são algumas das técnicas de limpeza:
- Desinclinar ou inclinar o documento digitalizado para corrigir problemas de alinhamento durante a digitalização;
- Remover manchas ou borrões de imagens digitais ou suavizar as bordas das imagens de texto;
- Limpar caixas e linhas na imagem;
- Reconhecimento de script para tecnologia OCR multilíngue.
- Reconhecimento de texto
- Correspondência de padrões
A detecção dos caracteres ocorre quando o OCR aplica regras para reconhecer caracteres no documento digitalizado.
Então, a correspondência de padrões funciona com o isolamento de uma imagem de caractere, chamada de glifo, e a comparação dela com um glifo armazenado de forma semelhante.
- Extração de recursos
Um programa de OCR analisa não só os caracteres, mas também a estrutura de uma imagem de documento. Nessa parte, a página é dividida em blocos de textos, tabelas ou imagens.
Uma vez que os caracteres forem selecionados, o programa compara com um conjunto de imagens padrão. Por fim, depois de processar todas as combinações prováveis, o programa apresenta o texto reconhecido.
5. Aquisição de Imagem
Após a análise, o sistema converte os dados de texto extraídos em um arquivo informatizado.
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OCR na leitura de documentos
Com o OCR, é possível extrair informações importantes de documentos fiscais por exemplo, como números de identificação, valores, datas, entre outros.
Essas informações podem ser utilizadas para diversas finalidades, como análises financeiras, fiscais, de desempenho, entre outras.
Além disso, a tecnologia do OCR está em constante evolução, o que significa que cada vez mais ela se torna mais precisa e eficiente. Como resultado, os processos de leitura e validação de documentos são aprimorados, garantindo mais eficiência e qualidade nos dados extraídos.
Com o OCR, a leitura e validação desses documentos é feita de forma automatizada, facilitando o armazenamento e também a visualização das informações por todos os envolvidos nos processos.
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Conversão do DANFSE com OCR
Hoje não há um padrão de DANFSE, portanto a utilização da tecnologia OCR para conversão em arquivos XML facilita e agiliza todo o processo.
A falta de padronização dificulta que as empresas consultem suas notas, extraiam dados e façam buscas. Isso porque se a empresa receber notas de diferentes municípios, cada um deles pode ter um layout diferente de DANFSE.
Surge então a necessidade da automatização de entrada de NFS-e, pois além da variação de impressão, há situações em que:
- A distribuição das notas na prefeitura, em muitos casos, é por um arquivo .PDF;
- A DANFSE chega na empresa de forma física;
- Geralmente os sistemas ERP estão preparados para importar, de forma automatizada, apenas documentos recebidos no formato XML;
- Geralmente é necessário digitar manualmente todos os campos dos documentos para realizar a importação da nota.
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Com o OCR, os arquivos DANFSE podem ser convertidos em XML ou CSV para facilitar a pesquisa de dados no documento. Isso facilita o acesso e organização das informações internas do documento após a conversão.
Dessa forma, você pode saber os valores da nota, fornecedor, data e outros detalhes sem abrir os cadastros um a um. Desse modo, você pode acessar os dados em minutos, garantindo uma gestão tributária segura e eficiente.
Além disso, torna-se possível importar arquivos DANFSE de forma automática em um sistema de gestão, sem a necessidade de digitar manualmente todas as informações contidas no documento (automatizando esse trabalho, que muitas vezes é maçante e demorado).
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OCR e os benefícios da gestão fiscal
- Agilidade em documentos
Aplicativos e registros que precisam enviar documentos pela Internet se beneficiam com o OCR. Os usuários enviam arquivos pelo site e o sistema os “lê” instantaneamente.
Fica muito mais fácil e rápido para os usuários inserirem documentos e dados, porque o processo simplifica um trabalho demorado e burocrático.
- Segurança das informações
Converter seus documentos físicos ou digitalizados em arquivos de texto classificáveis ajuda a mantê-los protegidos contra possíveis perdas.
O OCR é responsável não só por eliminar os processos manuais de entrada de dados, mas também automatizar tarefas e melhorar a segurança e precisão das operações. Além disso, as instituições buscam reduzir o risco de extravio ou extravio de documentos impressos.
- Facilidade na busca de dados
Realizar o processo de extração e validação de documentos manualmente, além de introduzir atrasos e erros, gera muito trabalho e custo para as equipes de back-office.
Portanto, ao otimizar essas operações com um leitor de OCR, as empresas podem economizar dinheiro.
- Organização de arquivos
Além de liberar espaço físico ao armazenar os documentos em unidades de dados, os arquivos convertidos por OCR também são menores que os arquivos de imagem.
Ou seja: ainda ocupa menos espaço no servidor!
- Automação de processos
A leitura de imagens com OCR e preenchimento automático de informações garante maior confiabilidade e reduz erros na entrada de dados em registros.
- Performance operacional
Enfim, você pode aumentar a eficiência usando a tecnologia OCR para integrar automaticamente documentos e fluxos de trabalho digitais em sua empresa.
Ao extrair automaticamente dados de imagens de documentos, o processo de registro e verificação é feito de forma automática, assim resultando em maior desempenho.
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Faça a gestão das suas NFS-e de forma prática e capture seus documentos fiscais sem precisar digitar uma única linha!
Com o recurso da tecnologia OCR, a Inteligência Artificial garante a automação da entrada das suas notas fiscais e otimiza o tempo e recursos do seu time, impulsionando ainda mais o seu negócio!
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