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7 dicas para otimizar a gestão tributária nas empresas

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Camila Wolfer, 27 anos, formada em Sistemas de Informação, Coordenadora de Relacionamento na Migrate. Responsável por fidelizar e manter o bom relacionamento com parceiros, buscando excelência no Customer Success, com experiência em atendimento a clientes no setor público e privado e emissão fiscal.


O Brasil é o país que apresenta a maior carga tributária da América Latina. A melhor maneira de lidar com essa realidade é prevenindo e evitando a sonegação (algo que pode trazer problemas maiores). Uma boa gestão de tributos da empresa permite à organização melhor adequação às suas atividades e às exigências legais para reduzir gastos com impostos e tarifas, entre outros.

Porém, a gestão tributária é uma área frequentemente negligenciada nas organizações. Como a maioria dos empresários está ocupada com suas atividades comerciais, os impostos, às vezes, podem ser um assunto ignorado, o que é realmente prejudicial para o desenvolvimento do negócio. A falta de pagamento das obrigações no prazo pode levar a penalidades e multas.

Por isso, continue lendo este artigo para saber mais sobre a importância da gestão tributária para o seu negócio e as principais dicas de como torná-la mais eficiente.

O conceito de evasão fiscal

De acordo com a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), o contribuinte brasileiro desembolsa o equivalente a 33% da economia em tributos, número que evidencia a importância da gestão tributária nas empresas.

Até mesmo nesse cenário, é fundamental evitar a evasão fiscal, que é o ato de deixar de relatar tributos, declarar sem precisão ou atrasar o pagamento dos mesmos. Essa prática infringe a Lei dos Crimes contra a Ordem Tributária, Econômica e Contra as Relações de Consumo (Lei n° 8.137/90) e as penalidades podem ser significativas, incluindo multas e até mesmo prisão.

Com a informatização dos processos contábeis, ficou mais fácil para as autoridades fiscais detectarem atividades incomuns, que podem desencadear fiscalizações e auditorias. Entre essas atividades, podem ser citados:

  • registros inadequados;
  • falha no envio de declarações fiscais;
  • explicações implausíveis ou inconsistentes de comportamento fiscal;
  • ocultação de ativos;
  • falta de cooperação com as autoridades fiscais;
  • engajamento em atividades ilegais;
  • tentativa de esconder atividades ilegais;
  • negociações em dinheiro;
  • falta de pagamentos de impostos estimados.

Dessa forma, aprender mais sobre gestão tributária, contratar um contador experiente e utilizar ferramentas informatizadas pode garantir a saúde financeira do seu negócio, bem como minimizar a possibilidade de problemas tributários.

Como as regras são distintas em diferentes localidades, é importante aprender os regulamentos de tributação. Isso é aplicável mesmo para pequenas empresas, trabalhadores autônomos ou empreendedores digitais. Se você não quer enfrentar as consequências legais, é preciso aprender sobre o sistema tributário e otimizar a sua gestão tributária.

Os erros mais comuns da gestão de tributos da empresa

Os impostos estão na lista de obrigações que não podem ser adiadas por uma empresa. Se houver atrasos no pagamento de impostos, as penalidades devem ser pagas o quanto antes. É um dever de todos, seja uma pessoa de negócios ou não, pagar seus impostos em dia.

Por isso, a gestão tributária consiste em saber gerenciar os impostos e as contribuições de uma empresa, com o objetivo de planejar e controlar suas operações. Entretanto, diante da burocracia brasileira, essa é uma função complexa, o que pode levar os empresários a cometerem erros nesse processo.

A falta de planejamento fiscal é um dos principais motivos que levam as empresas à falência. Sem esse controle, é possível que sua empresa pague mais impostos que o necessário ou mesmo deixe de pagar algo importante, o que a tornará passível de pagamento de multas.

No momento de abertura, são tantos os detalhes quanto ao regime tributário que o empresário pode acabar escolhendo um tipo que não traga vantagens financeiras. Por isso, é necessária uma consultoria tributária para poder escolher a melhor opção para sua empresa.

Outro erro comum é ignorar as mudanças nas leis contábeis. Regras, procedimentos e leis mudam a todo momento, e deixar de acompanhar essas alterações coloca o seu negócio em risco. Assim, é preciso manter-se sempre informado e atualizado sobre a legislação brasileira.

As principais dicas de otimização de gestão tributária

Uma das primeiras coisas que você deve considerar é atualizar-se sobre os meandros tributários e conseguir boas deduções em sua carga de impostos. Do governo federal até a prefeitura, você precisa saber em detalhes quais impostos sua empresa deve pagar.

As decisões que você toma durante o período fiscal ajudam sua empresa a economizar dinheiro quase que imediatamente. Ao mesmo tempo, o início do próximo ano fiscal é um bom momento para avaliar se você está maximizando suas deduções e talvez até mesmo obter uma segunda opinião sobre outras maneiras de economizar impostos.

Saber minimizar a quantidade de impostos que você paga significa que consegue manter mais dinheiro em caixa. Por outro lado, deixar de gerenciar adequadamente seus impostos significa que sua empresa pode ter sérios problemas no futuro.

Pensando nisso, seguem 7 dicas para você melhorar a gestão tributária do seu negócio, evitando erros e prejuízos.

1. Invista no planejamento tributário

Prevenir é sempre melhor do que remediar, já diz o ditado. Por isso, planejar-se para os tributos é algo que permite à empresa programar as ações antes da incidência do fato gerador, o que é perfeitamente legal.

O planejamento envolve uma série de procedimentos que visam tornar a atividade mais econômica. Com ele, sua empresa pode se beneficiar de incentivos fiscais, por exemplo, e assim direcionar seus impostos para determinados projetos e economizar em divulgação.

Realize o planejamento tributário antes de dar início ao empreendimento, anualmente e sempre que sentir que é necessário economizar com tributos.

2. Realize o enquadramento tributário

Sua empresa tem garantido por lei o direito de escolher como será realizado o cálculo de seus tributos. Isso pode ser feito anualmente com a definição do enquadramento tributário. No Brasil, temos disponíveis quatro modalidades com perfis diferentes, são eles:

  • Simples Nacional;
  • Lucro Real;
  • Lucro Presumido;
  • Lucro Arbitrado.

Avalie fatores como o faturamento anual e o tipo de atividade realizados pela empresa para fazer a melhor escolha. Optando pelo regime mais compatível com seu empreendimento, você tem condições de economizar consideravelmente.

3. Contrate um especialista

As ações anteriormente citadas exigem certo grau de conhecimento em serviços contábeis, o que torna fundamental a recomendação de um especialista na área.

Além disso, questões que envolvem a legislação brasileira e outras exigências como o SPED, por exemplo, também costumam ser motivos fortes o bastante para que uma empresa evite a figura do profissional “faz tudo” e invista no trabalho de um contador.

4. Realize auditorias

Uma das principais perguntas que você precisa fazer é sobre a necessidade de contratar um auditor para ajudar a lidar com os impostos da sua empresa. Esse processo de auditoria envolve não apenas fazer um planejamento para que você possa tirar proveito de certas deduções, mas também detectar erros e não conformidades fiscais.

Os auditores têm a função de revisar se os procedimentos contábeis realizados pelas empresas estão de acordo com a legislação vigente. Quando são feitos por equipes capacitadas, esses processos permitem identificar erros e corrigir procedimentos problemáticos que podem levar as organizações a problemas na justiça. Por isso, invista em auditorias sempre que julgar necessário e fique livre de problemas legais.

5. Aproveite créditos e benefícios fiscais

Dependendo de diversos fatores locais e legais, é possível que sua empresa tenha direito a receber isenções tributárias ou reduções de alíquotas. Para as pequenas e médias empresas, por exemplo, um benefício é a possibilidade de estornar valores pagos em tributos, tendo como base os pagamentos do PIS e Cofins ou do ICMS e IPI, respectivamente.

6. Atualize os registros periodicamente

A principal utilidade da escrituração contábil é que ela funcionará como um meio de defesa, prevenção e controle do patrimônio da sua empresa. É fundamental que todos os registros financeiros do seu negócio sejam atualizados periodicamente, evitando esquecimentos ou erros de lançamentos.

A falta desse registro também é considerado um ato criminoso, pois, pelo Novo Código Civil Brasileiro, todo empresário é obrigado a manter um sistema contábil.

Além disso, com o histórico de registros é possível monitorar gargalos financeiros ou itens que estão drenando o dinheiro da sua empresa.

7. Automatize processos com um software de gestão

Para lidar com toda a parte administrativa e operacional do empreendimento de maneira mais eficaz, é possível contar com ferramentas modernas que automatizam seus processos fiscais. E isso é útil, pois, permite uma gestão mais precisa, com a geração de dados e informações pertinentes para a melhor tomada de decisão do gestor.

Com a implantação das notas fiscais eletrônicas e do SPED, pelo Governo Federal, é natural que as empresas informatizem o seu setor contábil. Hoje, existem soluções no mercado para emissão de documentos, armazenamento de informações em nuvem e controle fiscal numa única plataforma.

Basta acessar o sistema, incluir os dados e emitir o documento fiscal, tudo de forma simples e rápida. Os tributos são calculados automaticamente e o armazenamento dessas informações é seguro, podendo ser acessado de qualquer lugar com acesso à internet.

Outro benefício é que esses softwares permitem uma visão gerencial sobre seus parceiros de negócio, identificando preventivamente eventuais problemas que possam ocorrer na emissão de documentos de seus clientes.

Assim, ao adotar um software de gestão, é menos provável que você deixe de pagar impostos importantes. Além disso, você melhora a sua gestão do tempo, evita erros e cálculos complicados. Arquivar os documentos com esses softwares também ajudará no caso de eventuais fiscalizações.

Desde que as informações fiscais sejam preenchidas corretamente e verificadas, você apenas colherá os benefícios dessas ferramentas. Mesmo que você já tenha um software, é preciso avaliar se ele o atende de maneira eficaz e produtiva.

Dessa forma, com um bom sistema de gestão de tributos da empresa é possível otimizar processos, proteger dados e garantir o futuro do seu negócio.

E você, o que achou das dicas de gestão de tributos da empresa? Ficou interessado em investir em um software? Então, conheça a Plataforma InvoiCy!

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