Entenda detalhes do processo de emissão de nota fiscal

A Nota Fiscal da Eletrônica, conhecida como NF-e, foi elaborada com o intuito de inovar o processo de emissão de Nota Fiscal, substituindo o seu formato tradicional, simplificando o lançamento e a documentação de toda a circulação de produtos e prestações de serviços no Brasil.

É emitida e armazenada de forma eletrônica, eliminando a impressão de arquivos físicos, diminuindo os custos e os riscos de perdas.

A emissão da NF-e ainda pode gerar várias dúvidas para os empreendedores, por isso, vamos falar sobre os principais pontos que você deve compreender. Acompanhe!

Como se inicia o processo de emissão de Nota Fiscal?

Adquira um Certificado Digital

Para que a NF-e tenha legitimidade jurídica e sua autenticidade comprovada, é necessária uma assinatura digital. Por isso, é preciso que você tenha um Certificado Digital.

Você deve obter seu Certificado Digital na Autoridade Certificadora Habilitada, credenciada pela Receita Federal.

Faça o seu credenciamento

Você deve credenciar a empresa na Secretaria da Fazendo do estado em que seu negócio está fixado. Você deve se informar da documentação necessária, pois esta se diferencia em cada estado. Também é preciso se inteirar com um profissional qualificado a respeito da norma local.

Primeiramente você pode escolher pelo tipo “em homologação” onde fará um treinamento até adquirir segurança em emitir a NF-e. Após isso, você entrará na categoria “em produção”, e passará a emitir a NF-e para todos os efeitos fiscais e legais.

Instale um software específico

Você deve ter um software de gestão fiscal para emissão da Nota Fiscal Eletrônica e que cuide de todas as informações da empresa de forma prática, eficiente e que atenda todas as necessidades da instituição.

Alguns estados fornecem um sistema gratuito no site das Secretarias da Fazenda. Ocorre que, alguns deles podem não ser tão eficazes e travar no momento de emitir as Notas Fiscais, prejudicando todo o seu trabalho.

Como é o funcionamento da Nota Fiscal Eletrônica?

A instituição emite a NF-e, então um arquivo eletrônico é gerado, contendo todas as informações fiscais da operação, além de ser assinado digitalmente pelo responsável da emissão, garantindo a veracidade dos dados e autoria do emissor.

documento é enviado por meio da internet para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que realizará uma validação e autorização de uso. Após a autorização da SEFAZ, será disponibilizada uma consulta na internet para o destinatário e a NF-e será enviada para a Receita Federal.

Os dados sobre as transações da empresa se encontram à disposição no site da Receita Federal pelo prazo de 6 meses, podendo ser pesquisados quando preciso. Para isso, você deve inserir a chave de acesso que é criada no momento que a NF-e é gerada.

É muito importante que o emitente e o destinatário da NF-e a armazenem em arquivo digital (formato XML), sob sua guarda e responsabilidade por um período mínimo de 5 anos, para apresentação ao fisco se solicitado.

O que é manifestação de destinatário eletrônica?

É o registro de acontecimentos por parte de quem recebeu uma Nota Fiscal Eletrônica. Por exemplo: Se alguma empresa gerou uma nota fiscal contra o seu CNPJ, você, como destinatário, poderá comunicar ao Fisco que sabe da emissão, se a operação está confirmada, se não foi feita por você ou se a desconhece.

A manifestação de destinatário eletrônica é feita online, por intermédio de um software específico.

Como é feita a fiscalização a partir do cruzamento de dados?

A Nota Fiscal Eletrônica é mais difícil se ser adulterada, tornando-se mais segura. Isso melhora os processos de fiscalização, pois garante conferências mais rápidas e possibilita o cruzamento de dados devido à troca de informações entre os Fiscos. Isso dificulta a sonegação e, como consequência, aumenta o grau de arrecadação.

Agora que você conhecer melhor o processo de emissão de Nota Fiscal, é muito importante que realize essa tarefa com o maior cuidado possível, contando com a orientação de um profissional capacitado. Dessa forma, sua empresa ficará livre de problemas fiscais.

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Camila Wolfer, 27 anos, formada em Sistemas de Informação, Coordenadora de Relacionamento na Migrate. Responsável por fidelizar e manter o bom relacionamento com parceiros, buscando excelência no Customer Success, com experiência em atendimento a clientes no setor público e privado e emissão fiscal.

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