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Entenda as principais diferenças entre Danfe e NF-e!

Com o objetivo de melhor documentar o comércio de produtos e serviços, o governo federal criou a NF-e (nota fiscal eletrônica). Esse e outros documentos fazem parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). As empresas devem estar atentas e entender como lidar com as suas notas fiscais.

Pensando nisso, preparamos um post em que você vai tirar todas as suas dúvidas sobre a diferença entre NF-e e Danfe. O conhecimento sobre o uso e o armazenamento correto dos dois documentos é a chave para uma melhor gestão fiscal dentro da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto e melhorar a gestão dos documentos fiscais do seu negócio? Continue lendo!

O que é a NF-e?

A nota fiscal eletrônica veio para substituir as notas em papel, reduzindo os riscos referentes a fraude e sonegação. Além disso, a empresa passa a ter uma economia de recursos, visto que o armazenamento será feito em formato digital.

A NF-e consiste em um documento em formato XML, podendo ser acessado somente pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ou por algum software emissor de nota fiscal eletrônica.

Os órgãos de fiscalização conseguem acompanhar as movimentações em tempo real, sendo que a autenticidade dos documentos é garantida pela assinatura digital do remetente. É válido frisar que a NF-e se aplica apenas a transações comerciais envolvendo empresas.

Por quanto tempo o arquivo XML da NF-e deve ser armazenado?

Assim como na versão em papel, a versão eletrônica deve ser armazenada por no mínimo cinco anos por fornecedores e compradores. É importante levar esse tempo em conta por dois motivos:

  • caso exista algum documento extraviado, a empresa poderá sofrer multas.
  • se houver necessidade de troca em algum produto ou serviço.

O que é o Danfe?

É o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica. Consiste em um demonstrativo resumido, que deve ser impresso obrigatoriamente no transporte de mercadorias. Todas as suas informações devem estar presentes no arquivo XML da NF-e correspondente.

Dentre as informações contidas no Danfe, estão:

  • dados do emitente e do destinatário;
  • número e série da NF-e;
  • informações sobre os produtos que estão sendo vendidos;
  • tipo de operação: entrada ou saída;
  • data e horário de saída da mercadoria;
  • nome da transportadora;
  • placa do veículo responsável pelo transporte.

Outra informação de extrema importância no Danfe é o código de barras. Nele, está a chave de acesso da nota fiscal eletrônica correspondente àquele documento auxiliar. É por meio desse código numérico, de 44 dígitos, que se pode checar a veracidade das informações junto ao portal da NF-e, no site da Secretaria da Fazenda.

Qual a diferença entre NF-e e Danfe?

A compreensão do uso correto das notas auxiliará a empresa na gestão de seus documentos e para evitar problemas junto ao Fisco. Com o advento da NF-e, os órgãos de fiscalização do governo passaram a atribuir validade fiscal e legal somente ao arquivo XML correspondente.

Isso significa que o Danfe, embora seja uma representação impressa resumida da NF-e, não tem validade fiscal e jurídica. Contudo, o seu uso é obrigatório no transporte de mercadorias.

Também não precisa ser guardado, ao contrário dos arquivos em XML. Embora não precise, é recomendado fazer isso com o canhoto de entrega do produto. Ele poderá servir de comprovação, caso algum cliente alegue que não recebeu aquela mercadoria.

A diferença entre NF-e e Danfe é sutil. Porém, negligenciá-la pode incorrer em multas para a empresa, em função, por exemplo, do armazenamento do Danfe em vez da NF-e. Por isso, é importante organizar e armazenar cuidadosamente todos os arquivos XML, pois, como foi visto, eles têm validade fiscal e jurídica junto aos órgãos governamentais de fiscalização.

O que achou do nosso conteúdo? Não saia do blog sem antes conferir este outro artigo, que conta como a tecnologia é fundamental para o sucesso com a emissão da NF-e.

Camila Wolfer, 27 anos, formada em Sistemas de Informação, Coordenadora de Relacionamento na Migrate. Responsável por fidelizar e manter o bom relacionamento com parceiros, buscando excelência no Customer Success, com experiência em atendimento a clientes no setor público e privado e emissão fiscal.

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