Ter um banco de dados dos clientes é uma ação importante na qual as empresas precisam investir constantemente, uma vez que essas informações sustentam as vendas e fomentam o trabalho e o esforço de fidelização, tão importante quanto o trabalho para atrair novos clientes.

Entretanto, isso não é tão simples como muitos empreendedores imaginam que seja. Para ter êxito, é necessário garantir a segurança das informações. Afinal, estamos falando de dados confidenciais, como identidade, CPF, CNPJ, conta bancária, entre outros.

Pensando em ajudar em suas ações, preparamos um conteúdo sobre como organizar dados de clientes de maneira prática, eficaz e segura. Quer aprimorar seus conhecimentos sobre o assunto? Então, continue a leitura!

Divida seus clientes em grupos

Invista tempo e esforços para ir além da separação básica de clientes em ativos e inativos. Tente classificá-los em grupos mais específicos e que façam sentido para o seu negócio. Eles podem ser divididos em categorias como:

• premium x free;
• pessoa jurídica x pessoa física;
• especiais x simples.

Para aumentar a filtragem desses perfis, não deixe de verificar se há necessidade de separá-los por porte financeiro e segmento — demográfico, comportamental, etário, entre outros. Ao fazer isso, você terá muitas possibilidades de fazer atendimentos diferenciados e personalizados para cada grupo, otimizando ainda a gestão do tempo.

Atualize o banco de dados constantemente

Atualizar o banco de dados constantemente é muito importante, pois, dessa forma, você garantirá que todos os registros estarão sempre corretos. Afinal, é comum que as pessoas mudem de endereço, telefone, e-mail, cargo e empresa, por exemplo. Além disso, ter as informações atualizadas possibilita abordagens como:

• o envio de felicitações em datas comemorativas: Dia dos Pais, Dia das Mães e aniversário;
• o envio de promoções de produtos que potencialmente agradam ao cliente;
• o convite para comprar e receber descontos em datas comemorativas, entre outras ações que podem ser definidas com um banco de dados bem atualizado.

Não se esqueça de considerar informações que sejam realmente úteis. Para isso, filtre os dados que, de alguma forma, poderão facilitar sua gestão de vendas e evite o excesso de dados inúteis, que podem prejudicar as atividades e sobrecarregar o sistema.

Tenha um bom sistema de segurança

Levantar registros e informações confiáveis para uma empresa pode levar meses ou até anos. Imagine se, depois de todo esse trabalho, devido a uma pane no computador, você perdesse tudo? Para evitar esse tipo de situação, é essencial que a gestão de banco de dados seja realizada por meio de um bom software de segurança.

As medidas de segurança também podem e devem ser tomadas por parte de cada colaborador. As principais são:

• evitar instalar softwares suspeitos, mesmo os plug-ins;
• bloquear pop-ups;
• ter cuidado ao clicar em links nas redes sociais;
• evitar atualizar players;
• ter cuidado ao acessar rede Wi-Fi pública;
• evitar armazenar senhas no seu navegador.

Outra dica relevante no tema segurança é não permitir o acesso livre ao banco de dados. Libere-os somente para pessoas autorizadas, pois a ferramenta poderá conter informações e, assim, ficará mais fácil controlar quem acessa.

Revise seu banco de dados dos clientes

Medir a qualidade do controle de clientes por meio da revisão das informações coletadas e dos resultados conseguidos é uma excelente forma de saber se o trabalho está sendo bem-feito. Portanto, atente para esse detalhe. Com os dados revisados, você pode utilizar os cadastros para:

• oferecer um atendimento melhor e mais individualizado;
• melhorar a experiência de compra e venda;
• fazer com que seus vendedores, por exemplo, ofereçam apenas os produtos ou soluções do interesse do seu nicho.

Utilize uma tecnologia focada em clientes

É inegável que a tecnologia foi criada para melhorar a vida da sociedade e das empresas, resolvendo demandas diárias e trazendo economia e ganho de tempo, como no que se refere à inovação na contabilidade. A boa notícia é que, para a gestão de dados de clientes, esse apoio é extremamente avançado.

Assim, evite utilizar somente planilhas, tabelas e as trocas de e-mail para gerenciar o processo. Essas soluções oferecem um bom auxílio, mas não são o bastante. Uma boa saída é implantar um sistema de CRM, focado em vendas, que fornecerá suporte no controle de clientes, gestão de equipes e métricas.

Além disso, alguns até podem ser integrados com outras ferramentas que sua empresa já utiliza, como e-mail e telefone. Com isso em mente, na procura por um sistema desses:

• levante as opções disponíveis no mercado;
• veja qual se adapta melhor à sua empresa e às suas atividades;
• faça testes antes de decidir.

Apenas dessa maneira, será possível ter acesso a uma tecnologia compatível com a realidade do seu negócio.

Entenda como fazer um cadastro de clientes

Elabore um cadastro realmente eficiente  e benéfico para a empresa, mas, sem ser invasivo, ou seja, de forma que o cliente se sinta confortável para respondê-lo. Veja as etapas que você deve seguir logo abaixo!

Obtenção dos dados de contato

Esse levantamento pode ser feito quando eles realizam a primeira compra ou procuram a empresa na internet, para se informar. Os contatos recolhidos devem ser, prioritariamente:

• o nome;
• o número de telefone celular e residencial;
• o endereço de e-mail;
• a identificação e o endereço utilizado nas redes sociais;
• o endereço residencial.

Essas informações não precisam e, talvez, nem devam ser coletadas de forma entediante. Tente inovar nesse momento, por exemplo, no cadastro para entrega do produto, você consegue quase todos os dados.

Uso efetivo do cadastro de clientes

O cadastro de clientes tem que ser usado efetivamente. Por exemplo, o relatório pode ser usado para analisar:

• qual é a frequência de compra dos consumidores;
• qual é o desempenho da empresa;
• o que é necessário para desenvolver ações internas e externas para promover melhorias.

Questionamento das opções de compra dos consumidores

Coloque em seu relatório aquilo que seus consumidores procuram repetidamente ou que têm preferência quando procuram pelos serviços do seu negócio.

Entenda e aplique a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia, a inovadora Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/18), também conhecida como LGPD, entra em vigor no Brasil em agosto de 2020. Entretanto, é importante já começar a se adaptar.

Os pontos práticos de mudanças que essa lei traz são:

• a segurança na manipulação de dados, tanto nos meios eletrônicos quanto em papéis;
• a portabilidade de dados para que eles possam ser descartados de forma segura;
• a coleta de dados pessoais precisa ser expressamente autorizada pelo titular;
• o titular dos dados pode retirar a autorização de uso a qualquer momento;
• o vazamento de dados tem que ser relatado às autoridades competentes.

Cabe ao gestor fazer as mudanças necessárias para cumprir a lei. Caso não cumpra, o responsável poderá receber punições que variam entre advertências e multas com um custo de até 2% do faturamento da empresa.

Esperamos que as dicas abordadas neste post possam lhe ajudar a melhorar a gestão de dados de clientes de sua empresa. Basta colocá-las em prática e investir pesado em tecnologia para garantir a organização e a segurança dos registros.

E então, gostou deste artigo sobre como manter um banco de dados dos clientes organizado? Aproveite a visita e leia nosso conteúdo sobre a importância de automatizar os processos fiscais. Você não vai se arrepender!