Existem cerca de 600 motivos para uma nota fiscal ser denegada, como irregularidades na assinatura digital ou erros nos cálculos de tributos.

No entanto, nesse caso, ainda é possível emitir um novo documento com as informações corretas. Quando uma nota é denegada, o procedimento passa a ser irreversível.

Para ajudá-lo a tirar suas dúvidas sobre o assunto, preparamos este artigo explicando o que é nota denegada.

Falaremos também sobre os principais motivos que levam a esse status do documento, além de mostrar como resolver esse problema. Continue a leitura até o final!

O que é nota denegada?

A nota fiscal denegada é um status definitivo no site da SEFAZ, apontando que foram encontradas irregularidades no documento.

Todos os dados da nota são salvos no sistema, além de o seu número não poder mais ser utilizado. Em outras palavras, se for emitida uma nota fiscal com a mesma numeração, ela não será aceita pela SEFAZ.

Mesmo assim, o setor contábil da empresa precisa manter a nota fiscal denegada por, pelo menos, cinco anos em sua base de dados.

Esse foi um mecanismo encontrado pela Secretaria da Fazenda para combater a sonegação de impostos, controlar melhor as operações entre um ou mais estados e evitar a chamada concorrência desleal.

Quais são as principais irregularidades encontradas na nota fiscal denegada?

Enquanto existem cerca de 600 motivos para uma nota fiscal ser rejeitada, em uma nota denegada, são geralmente apenas três. São eles:

• Rejeição 301 — emitente da nota em situação irregular junto ao fisco;
• Rejeição 302 — destinatário da nota em situação irregular junto ao fisco;
• Rejeição 303 — destinatário não habilitado a operar pela Unidade de Federação.

Vale destacar que cada estado pode lidar de forma diferente com a nota denegada, inclusive criando suas próprias regras.

Nesse momento, cabe consultar o contador da empresa e entender melhor as particularidades da SEFAZ local. O ajuste SINIEF 07/2005 pode também ser consultado para informações sobre a nota denegada em cada UF.

Como resolver esse problema?

Tanto o emitente como o destinatário de uma nota fiscal denegada precisam regularizar sua Inscrição Estadual junto à SEFAZ.

Uma das formas de fazer essa verificação é acessando o site do SINTEGRA ou Cadastro Centralizado do Contribuinte. Se o status encontrado for “não habilitado”, é sinal de que o emitente ou destinatário está com irregularidades junto ao fisco.

Dependendo do volume de notas emitidas e recebidas, pode ficar difícil acompanhar cada cliente e fornecedor que não estiver habilitado no SINTEGRA.

Fazer isso manualmente pode não ser eficiente, exigindo o uso de um sistema interno que permita encontrar tais informações com maior facilidade.

Na prática, isso é útil caso a companhia tenha muitos fornecedores e clientes com pendências de Inscrição Estadual junto ao fisco.

Entender o que é nota denegada ajuda a entender sua diferença em relação à nota fiscal rejeitada. Diferente dessa, existem basicamente três motivos para a SEFAZ atribuir ao documento o status de negado.

Acompanhar a situação da própria empresa, dos fornecedores e dos clientes junto ao fisco é fundamental para sanar esse problema o mais rápido possível.

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