Factura electrónica: 8 beneficios para las empresas

¿De qué vamos a hablar?

Tiempo de leer: 7 minutos

Actualmente, la actividad empresarial en Paraguay experimenta grandes cambios, ya que está en marcha la fase piloto para implementar la factura electrónica.

Por eso, si posees y diriges una empresa, independientemente de su tamaño y sector, es importante que tengas entre tus prioridades migrar a esta metodología, que hace más transparentes las operaciones de las organizaciones y reduce la evasión fiscal.

Además de cumplir con las normativas de las autoridades, la factura electrónica le brindará muchos beneficios a tu negocio. Precisamente, sobre este tema hablaremos en este contenido. Eso sí, empezaremos por los aspectos más básicos sobre la factura para que puedas tener un panorama completo de esta.

¿Qué es la factura electrónica?

Para empezar, es fundamental que tengas claro que la factura electrónica consiste en todos los procesos necesarios para generar un comprobante fiscal digital. Esto incluye desde la captura de los datos, hasta la emisión y entrega de cada documento por medio de canales electrónicos.

Sin duda, esta metodología es fundamental para que tanto los empresarios como las autoridades tengan un registro detallado y fiable sobre todos los productos y servicios que se comercializan en el país, con sus montos respectivos y las fechas en las que fueron comprados.

Ahora bien, aunque se trata de un tema muy sencillo, tiene un alto impacto en el mundo de los negocios y el manejo de los recursos de Paraguay. Esto se debe a que su implementación tiene múltiples beneficios. En la siguiente sección nos enfocaremos en hablar sobre este tema, ¡sigue leyendo!

Beneficios de utilizar la factura electrónica

La factura electrónica responde a la creación del Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN), popularmente nombrado como E-Kuatia. Esta empezó a utilizarse desde el mes de septiembre del 2017 debido a los avances positivos que generó en países como Chile, Brasil y México.

Por el momento, esta técnica fiscal cuenta con la intervención de 14 instituciones de distintas industrias que tiene un gran compromiso con la transformación digital en el entorno de los negocios. Sin duda, estas ya son testigos de los grandes beneficios de la metodología. A continuación te hablaremos de algunas de estas ventajas.

1. REDUCCIÓN DE COSTOS

Un aspecto importante, en relación con la factura electrónica, es que contribuye con el bienestar financiero de los negocios.

Gracias a la migración al ámbito digital dejarás atrás la impresión de comprobantes físicos y, por lo tanto, ya no tendrás que comprar insumos como papel y tinta para esta labor, lo que se traduce en una significativa reducción de costos.

Además, tampoco tendrás que gastar en adecuación de espacios físicos para preservar información, lo que demanda adquirir estantes, cerraduras, mesas y otros artículos.

2. CUIDADO AL MEDIO AMBIENTE

Si te preocupas porque tu empresa proyecte responsabilidad social y respeto por su entorno, ¡tienes que implementar la factura electrónica!

Al migrar a esta tecnología reducirás la emisión de desechos y, al no adquirir grandes volúmenes de papel, contribuirás con la reducción de la tala de árboles.

En conclusión, gracias a la factura electrónica la operatividad de tu compañía no tendrá un elevado impacto ambiental y, en cambio, mostrará su compromiso por su entorno, la naturaleza y la sociedad.

3. REDUCCIÓN DE ERRORES

Otra de las grandes ventajas de que dejes de lado la facturación tradicional y que comiences a utilizar la metodología electrónica es que podrás disminuir en gran medida la incidencia de errores en los documentos.

Toma en cuenta que al ingresar datos de manera manual se pueden experimentar fallas con mayor facilidad. Lo mismo en los siguientes pasos del proceso, como la entrega y el almacenamiento de los datos y documentos.

Por lo contrario, cuando todas estas fases se logran concretar a través de programas automatizados, no solo se evita que surja cualquier irregularidad, sino que todos los procesos se hacen mucho más rápidos.

No olvides que en el caso específico de Paraguay, la metodología está todavía en una fase piloto por lo que actualmente se realizan múltiples pruebas para asegurar su fiabilidad. Sin duda, al momento de que tú te decidas por utilizarla, podrás hacerlo con plena confianza.

4. INCREMENTO EN EL CONTROL DE LOS COMPROBANTES

Gestionar comprobantes electrónicos de forma física no es nada sencillo. Ante esto, los servidores de almacenamiento con los que cuentan los sistemas de gestión de documentos electrónicos ofrecen una poderosa solución a las empresas, brindándoles una herramienta que garantiza control de todos los archivos de manera interna.

Esto, a su vez, te dará lo necesario para realizar auditorías de manera más sencilla y encontrar todos los documentos que requieras en cuestión de segundos. La manera en la que cada comprobante es clasificado, permite que su localización sea muy simple e intuitiva, algo realmente útil si quieres crecer tu equipo con el paso de tiempo para permitir que tu compañía se expanda y tenga un mayor alcance.

5. RASTREABILIDAD DE LAS OPERACIONES

Otro de los grandes beneficios de la factura electrónica es que garantiza un mayor control interno, algo a lo que debe aspirar cualquier organización que quiera mejorar constantemente.

A través de esta metodología podrás rastrear todas tus operaciones, así como analizarlas durante evaluaciones anuales, semestrales o de cualquier periodo.

Recuerda que estos comprobantes se almacenan en bases de datos digitales, por los que podrás acceder a estos fácilmente siempre que lo necesites.

Esto te resultará especialmente útil si tienes problemas de pérdidas de inventario, robo hormiga o inconsistencia en reportes financieros, algunos de los problemas frecuentes en negocios que facturan de la manera tradicional.

6. REDUCCIÓN DE RIESGOS FISCALES

Como ya sabes, la migración a la factura electrónica es un paso clave para operar con mayor orden contable.

Esto significa que los registros de tu capital y movimiento será realmente fiel y ajustado a la realidad, lo que posibilitará que envíes información precisa a las autoridades y que realices declaraciones de impuestos libres de errores y omisiones.

De esa manera, tu empresa disminuirá, de manera sustancial, los riesgos fiscales, es decir, la posibilidad de sufrir multas o sanciones por parte de las autoridades, producto de fallas y malas prácticas.

Prevenir este tipo de problemas no solo es importante desde el punto de vista económico, ya que pueden generar una importante carga financiera extra para tu empresa, sino que también es fundamental para cuidar de la imagen de la misma.

Cuando un negocio está relacionado con sanciones y multas fiscales, genera desconfianza ante diferentes actores claves del mercado, como proveedores, por ejemplo.

7. OPTIMIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE

Este también es un gran beneficio de la factura electrónica para tu empresa, pues se asocia con la rentabilidad financiera.

Al brindar una sólida experiencia a tus clientes, tendrás muchas más posibilidades de fidelizarlos y retenerlos, promoviendo que estos hagan nuevas compras o que contraten servicios y productos de mayor costo, que representan mejores márgenes de utilidad para tu negocio.

Pero, ¿cómo esta migración transforma, de manera sustancial, la calidad de la experiencia del usuario? La realidad es que impacta de distintas formas este factor tan importante.

En primer lugar, el proceso de compra es mucho más ágil, ya que se automatizan los procesos de facturación. Al mismo tiempo, estos están libres de errores e imprecisiones que pueden generar molestia e, incluso, desconfianza en el cliente.

8. OPTIMIZACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES

Disponer de un amplio volumen de comprobantes e información te permitirá comprender la realidad de tu negocio en cuanto a finanzas, ventas y volumen de negocio.

Gracias a esto tendrás la oportunidad de tomar de decisiones mucho más coherentes y efectivas, ajustadas a las necesidades concretas y fundamentales de tu empresa.

¡Bien! Ya conoces los grandes beneficios que disfrutará tu empresa si decides migrar a esta moderna metodología. Ahora, lo que sigue es que hablemos sobre cómo puedes lograr la implementación de la factura electrónica en tu negocio.

¿Cómo implementar la factura electrónica?

Para llevar a la práctica esta metodología de manera efectiva es imprescindible que te apoyes de un software de facturación electrónica de calidad que se integre fácilmente con cualquier otra solución tecnológica útil para tu empresa.

Y es que incorporar esta clase de sistemas puede ser el primer paso para modernizar tu compañía en líneas generales y optimizar todos sus procesos, algo que permitirá que esta crezca y alcance todos los objetivos que tiene en el corto, mediano y largo plazo.

Piensa que un software de facturación electrónica de calidad te facilitará y agilizará la entrega de documentación y comprobantes a la Subsecretaría de Estado de Tributación (SET) del Ministerio de Hacienda.

En general, estas herramientas hacen más sencillos los procesos de declaración de impuestos y el pago de los mismos.

Eso sí, procura que el instrumento que elijas almacene toda la información en la nube. Esto permitirá que reduzcas tus gastos en cosas como papel, tinta, carpetas, entre otras. Además, al no tener que utilizar estos implementos, aportarás positivamente al cuidado del medio ambiente.

Adicionalmente, gracias a que este tipo de sistemas guardan todos los datos en servidores remotos, nunca tendrás que preocuparte de que tus comprobantes fiscales y la información que estos tienen, corra riesgos. Ten presente que todo lo que tengas almacenado en equipos informáticos está sujeto a cualquier daño y, no se siga de los archivos que tengas en físico.

Otro punto importante que debes evaluar sobre el software que escojas, es que este debe contar con la funcionalidad de respaldo automático, de tal forma que todos tus documentos siempre estén protegidos. Esto será especialmente útil para que puedas accesar fácilmente a archivos de cualquier mes.

Sobre esto último, debes saber que una herramienta de factura electrónica en la nube no solo te permite revisar tus comprobantes digitales de manera sencilla, sino que también hace posible que trabajes en tu información fiscal en donde quiera que estés y que generes ventas fuera de tu establecimiento.

Piensa que al tener la posibilidad de vigilar los datos de tu negocio en cualquier punto geográfico y equipo electrónico, tendrás la oportunidad de salir de viaje o permanecer más tiempo con tus seres queridos, sin perder de vista una de las partes más estratégicas de tu compañía.

Por otro lado, debes tomar en cuenta que si optas por utilizar un software de facturación electrónica que cuente con todas las particularidades de las que hemos hablado hasta aquí, podrás hacer que tus procesos internos sean mucho más rápidos, incrementarás los niveles de seguridad en todas las transacciones de tus clientes y, por ende, la experiencia de compra que podrás ofrecer será mucho más satisfactoria.

Finalmente, es importante que, antes de contratar el software, obtengas la firma digital, que es un paquete de datos que personalizará y le dará validez a los comprobantes que emitas.

Una vez poseas esta firma y cuentes con un sistema de calidad, serás homologado y evaluado por las autoridades para que finalmente recibas la aprobación para empezar a ser emisor de factura electrónica en Paraguay.

¡Terminamos!

Hasta aquí ya conoces algunos de los aspectos más importantes sobre la facturación electrónica, sus beneficios y cómo implementarla de la mejor manera. Lo que sigue es que busques a un proveedor con una amplia trayectoria y experiencia.

Recuerda optar por un proveedor que, además de ofrecer un software ajustado a las exigencias de las autoridades, brinde un satisfactorio servicio posventa, pues de esto depende gran parte de tu éxito y los resultados al utilizar la herramienta.

El servicio posventa de calidad incluye capacitación, asesoramiento técnico y soporte rápido y oportuno, garantizando el máximo aprovechamiento de la solución.

¡No lo olvides! La mejor forma de emitir una factura electrónica es por medio de un software de calidad, respaldado por verdaderos expertos, que se conviertan en socios estratégicos de tu negocio.

¿Te pareció interesante este contenido? Si quieres saber más sobre los sistemas de facturación electrónica, ¡no dudes en dejarnos un comentario!

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