En Paraguay, la tradicional factura está en un avanzado proceso de modernización, que le permitirá migrar definitivamente al ámbito digital.
Tal como ha informado continuamente la Secretaría de Estado de Tributación (SET), la actividad empresarial ha sustituido de manera progresiva la emisión de comprobantes físicos por electrónicos.
Por ese motivo, para hablar de la factura en Paraguay debemos explicar de qué se trata esta moderna forma de generar comprobantes y cómo surgió la idea de implementarla.
¡Sigue leyendo y descubre más sobre la factura electrónica!
¿Cuándo surgió formalmente la factura electrónica en Paraguay?
Para responder esta pregunta debemos trasladarnos a septiembre de 2017. En ese momento, se creó el Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN), un nuevo régimen tributario impulsado por el Ministerio de Hacienda y oficializado según el Decreto Nº 7795.
A su vez, la SET lanzó el sistema operativo e-Kuatia para dar comienzo a la fase piloto de la migración a la factura electrónica, un proyecto desarrollado para disminuir la evasión de impuestos y, en general, modernizar la actividad empresarial en Paraguay.
La primera etapa comenzó con la Adhesión Voluntaria al SIFEN y la incorporación de 14 empresas de la nación que representaban diferentes sectores económicos.
¿Qué es una factura electrónica?
Se trata de una factura con formato tradicional, y la misma función que una física, pero que simplemente se genera de forma electrónica a través de un formato XML, y que es firmada de manera digital por el emisor, lo cual le da validez jurídica.
Para facturar de esta manera, se necesita obligatoriamente un software de tributación electrónica, que automatice los procesos de captura de datos y generación y entrega de comprobantes.
Tipos de documentos electrónicos
La factura electrónica es un todo y, a la vez, uno de los muchos tipos de comprobantes que se deben emitir de forma digital —de acuerdo a las especificaciones y exigencias de la Secretaría de Estado de Tributación.
El proyecto e-Kuatia también señala que pueden generarse y entregarse de manera digital los siguientes documentos fiscales:
- comprobante de retención electrónico;
- nota de remisión electrónica:
- nota de débito electrónica:
- nota de crédito electrónica;
- autofactura electrónica;
- factura electrónica;
- factura electrónica de exportación;
- factura electrónica de importación.
En conclusión, todo documento que tenga incidencia tributaria pasará a emitirse de forma electrónica.
¿Quién puede emitir facturas electrónicas?
Como ya sabes, para generar facturas electrónicas se requiere de un software especializado. A eso también debe sumarse la autorización formal del SET para emitir estos documentos.
Cualquier contribuyente que desea cumplir con las estipulaciones legales y aplicar esta metodología, tiene que adquirir la firma digital de los prestadores de servicios de certificación autorizados y poseer el sistema necesario para emitir comprobantes electrónicos.
También es indispensable superar un proceso de pruebas realizado por la SET, que incluye la homologación tecnológica sus estándares, para finalmente solicitar el Código de Seguridad (CSC) y la autorización y timbrado.
Es importante que el proveedor de software de facturación electrónica que selecciones te acompañe en todo momento, para que no tengas problemas al someterte a las diferentes pruebas técnicas de las autoridades.
Además, una vez comiences a emitir comprobantes de manera digital, este tiene que garantizarte asesoramiento y soporte. Todo esto garantiza el máximo aprovechamiento de la herramienta y, en consecuencia, de la inversión.
¿Cómo elegir un buen software de facturación electrónica?
Ya que hablamos de proveedores y soluciones, no podemos olvidar este punto clave. Para migrar a la facturación electrónica con éxito, siguiendo los parámetros establecidos por las autoridades debes apuntar a un sistema que cumpla con las siguientes características claves:
Autorización y reconocimiento de las autoridades
Por supuesto, este es el requisito fundamental. Solo toma en cuenta softwares que cuenten con el visto bueno de las autoridades, ya que de lo contrario no pasarás el proceso de homologación e, incluso, podrás enfrentarte a riesgos fiscales.
Actualización constante
Un buen software debe estar respaldado por un proveedor que constantemente esté siguiendo las exigencias de las autoridades, para que luego haga las actualizaciones necesarias en sus sistemas sin ningún costo adicional para los clientes.
También, el software tiene que actualizarse automáticamente desde el punto de vista técnico, para que mantenga su calidad, velocidad y funcionalidad.
Intuitividad
Para que puedas aprovechar al máximo tu inversión debes optar por una herramienta que ofrezca una rápida curva de aprendizaje y adaptación.
Esto solo será posible si la solución es intuitiva y tiene un diseño amigable, que no añadirá dificultades al ya exigente proceso de cambio y modernización.
Adaptabilidad
El software que contrates tiene que estar ajustado a las características y necesidades de tu negocio.
De hecho, los proveedores de estos sistemas suelen contar con diferentes planes y esquemas, para que las empresas puedan elegir aquellas opciones que se adaptan a tus volúmenes de operaciones y particularidades.
¿En qué favorece a las empresas la factura electrónica?
La migración a la factura electrónica no solo trae beneficios generales para la nación y los consumidores.
También es una fuente de ventajas específicas para las empresas que la aplican. Algunas de ellas son:
Ahorro de tiempo
Migrar a la factura electrónica a través de un software de calidad te permitirá automatizar la contabilidad y tributación, lo que se traduce en optimización del tiempo.
Básicamente, estos sistemas son herramientas integrales de gestión de documentos fiscales, que facilitan el envío de información a las autoridades y los análisis históricos de las operaciones.
A su vez, la sustitución de las tareas manuales y el papel hace que los procesos dejen de ser altamente propensos a errores y duplicidades.
Seguridad
Otra gran ventaja de esta metodología es que garantiza la privacidad de la documentación fiscal de las organizaciones.
Al gestionar todos los comprobantes a través de un software, podrás autorizar a miembros clave de la organización para ingresar a la plataforma y cumplir con diferentes tareas.
En cambio, el personal no autorizado y, mucho menos, personas ajenas a la empresa podrán visualizar tu documentación si tú no lo deseas.
Mejores procesos de cobro y pago
La facturación electrónica es sinónimo de satisfacción del cliente, especialmente durante la experiencia de pago.
Al automatizar la captura, generación y entrega de comprobantes, el proceso de cobro será muy rápido y efectivo.
Incluso, el proyecto de la SET contempla alternativas como la autofactura electrónica que, como su nombre lo refleja, les permite a los clientes generar y recibir sus propios documentos fiscales.
Reducción de costos
Dejar a un lado la compra de materiales de impresión representará un alivio para tu empresa. Por supuesto, esto te lo permitirá la migración a la factura electrónica.
Otro aspecto importante, en relación con la reducción de costos, es que gracias a esta metodología ya no deberás adecuar almacenes u oficinas para resguardar la información contable de tu compañía.
Flexibilidad y mayor control operacional
Aunque parece un paso simple, migrar a la factura electrónica contribuye con la modernización general de las organizaciones.
La gestión digital de comprobantes y el acceso a información contable y tributaria desde una plataforma central garantiza un mayor control operacional y flexibiliza la gestión de los negocios.
En otras palabras, incentiva un funcionamiento operativo inteligente y, por supuesto, eficiente.
Reducción de riesgos fiscales
Emitir facturas electrónicas por medio de una solución de calidad optimiza, de forma inmediata, la gestión tributaria de tu negocio.
Y es que esto permitirá mayor orden de la documentación y, como mencionamos anteriormente, riguroso control operacional.
Entonces, la implementación de la factura electrónica hace que las empresas tengan un menor riesgo de cometer errores e imprecisiones que puedan conllevar multas, sanciones y, general, problemas con las autoridades.
Mejor percepción en el mercado
Las empresas que facturan de forma electrónica cuentan con mejor organización interna y disponen de un mayor control operacional.
Esto las ayuda proyectar una mejor imagen ante el mercado, especialmente ante actores claves como proveedores e instituciones financieras.
Incluso, profesionales y potenciales colaboradores valorarán de mejor forma tu negocio si cuenta con procesos fiscales y contables modernos y digitalizados.
¡Ya sabes! La factura electrónica, además de combatir la evasión fiscal y hacer más transparentes las operaciones, tiene múltiples ventajas para las empresas de la nación.
¡Aduéñate de ellas! No olvides dar este paso de la mano de un sistema de gestión de documentos fiscales de calidad, que cumpla con las estimulaciones de la SET.
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