En el ámbito empresarial, organizar la información y mantenerla protegida es esencial para garantizar una toma de decisión eficiente y aumentar el potencial de crecimiento de la organización. Para eso, nada mejor que contar con un sistema de gestión documental.

Básicamente, este tipo de recurso:

• Limita el acceso de los usuarios a la información;
• Cuenta con funciones orientadas a proteger los datos;
• Facilita la búsqueda de documentos.

De esta manera, podemos decir que el sistema de gestión de documentos consiste en un importante aliado de las empresas. ¿Quieres saber cómo funciona a detalle?

¡En este post te lo contamos todo!

A continuación, detallamos el concepto, los beneficios y cómo elegir la mejor alternativa para tu negocio, además de aspectos claves para que entiendas la necesidad de implementar este tipo de sistema en tu negocio.

Conoce qué es un sistema de gestión documental

De modo general, este tipo de software consta de una herramienta de gestión de archivos electrónicos extremadamente útil para organizar los documentos cuyo principal reto es facilitar el control de la información corporativa, abarcando desde el pago de proveedores hasta la verificación de impuestos y los demostrativos financieros.

Capaces de almacenar y proporcionar información de manera simple y eficaz para todos los usuarios, por lo general, los sistemas de gestión documental pueden asociarse a un scanner para convertir documentos impresos en archivos digitales.

Además de los puntos señalados, la integración de los datos es otro atractivo que merece atención. A través de un software de este tipo, el profesional ingresa la información en la herramienta y esta, automáticamente integra todos los datos relacionados con un determinado cliente.

De esta manera, es posible evitar errores en la verificación de los pagos, en el lanzamiento de las notas o durante el cálculo de tributos e impuestos, potencializando así la eficiencia de la atención al cliente.

Beneficios de este tipo de software

Ahora que conoces los principales aspectos a respecto del funcionamiento de esta suerte de sistema, llega el momento de presentar sus principales beneficios:

Seguridad de los datos

El almacenamiento de archivos físicos suele ser arriesgado, una vez que los documentos quedan expuestos a las adversidades climáticas y a siniestros como incendios y robos.

Un sistema de gestión documental cuenta con medidas de seguridad con el objetivo de asegurar la confiabilidad y la integridad de los datos, como es el caso de la realización de backups frecuentes y del encriptado de datos minimizando, de este modo, la acción de los cibercriminales.

Asimismo, este tipo de sistema suele permitir la definición de diferentes niveles de acceso a los usuarios considerando su jerarquía y la demanda informacional que necesita para cumplir su trabajo.

Fácil acceso a la información

Como se condensa la información en un solo lugar, los colaboradores pueden acceder a los datos en el momento que los necesiten, agilizando así la realización de sus tareas.

Además, una buena parte de los sistemas de gestión documental permite compartir la información entre los usuarios reduciendo el flujo de correos electrónicos, optimizando el trabajo colaborativo y manteniendo el equipo enfocado en las actividades más relevantes para la empresa.

Mitigación de costos

Todos los puntos señalados anteriormente contribuyen a la reducción de los costos, dado que el rápido acceso a la información combinado con la seguridad de los datos y el almacenamiento digital, evitan una serie de inconvenientes generadores de gastos como:

• Toma de decisión precaria en virtud del acceso limitado a la información;
• Ataques cibernéticos como robos y raptos de datos;
• Archivos físicos perdidos por imprevistos.

Por lo tanto, implementar un sistema eficiente no solo minimiza los costos, sino también incrementa la rentabilidad.

Aumento del potencial financiero

El incremento de la eficiencia es el resultado de la agilización del acceso a la información y del aumento de la productividad, además de que confluye en la optimización de la rentabilidad del negocio. 

En este sentido, vale la pena destacar que la adopción de un sistema de gestión documental impacta directamente en la capacidad de generar ingresos, así como en el margen de beneficios.

Elige el mejor sistema de gestión documental siguiendo estas 5 claves

Al llegar hasta aquí, es probable que hayas entendido que este recurso puede ser la alternativa más eficiente para fomentar el crecimiento de tu negocio. Sin embargo, puedes tener dudas sobre cómo elegir la mejor solución.

Por este motivo, elaboramos una guía con los principales pasos para elegir un sistema de gestión documental. ¡Compruébalo!

1. Identifica las necesidades

Para que la empresa logre integrar un excelente recurso a su día a día, es esencial que la alternativa cuente con características y funciones que puedan atender adecuadamente a las necesidades corporativas.

Por lo tanto, vale la pena hacer una lista con las principales demandas que deban atenderse para luego, comenzar a reflexionar acerca de las alternativas disponibles en el mercado.

2. Verifica la credibilidad de la proveedora

Es importantísimo que investigues detalladamente la idoneidad, credibilidad y reputación de la empresa con la que deseas cerrar negocio. Para eso, es interesante que averigües con otras organizaciones si la solución ha colmado sus expectativas, tanto en términos técnicos como de soporte.

3. Analiza las funciones del sistema

Antes de adquirir o contratar una solución, es importante verificar si la solución atiende las demandas de trabajo de los equipos,debiendo elegirse una alternativa orientada al modelo de negocio, puesto que podrá responder con más eficiencia a las actividades cotidianas.

Asimismo, la empresa debe priorizar los sistemas con una estructura que permita una fácil utilización y con un mecanismo de búsqueda que funcione adecuadamente y a tenor de los objetivos del sector—eficiencia, agilidad y/o amplio alcance.

4. Presta atención en los niveles de seguridad

Al incorporar un software de gestión documental a la rutina del negocio, garantiza que cuente con un alto nivel de seguridad. De esta manera, la información corporativa, independientemente de su grado de confidencialidad, estará protegida contra la acción de los cibercriminales.

5. Garantiza una buena capacidad de almacenamiento

Elegir un sistema con vasta capacidad de almacenamiento es imprescindible para contar con una amplia base de datos, mucho más sustanciosa y dinámica en virtud de la tecnología cloud.

Asimismo, esta medida clave optimiza ladigitalización documental evitando que la empresa dirija recursos a la construcción y mantenimiento de un espacio físico para almacenar documentos impresos.

¡Hasta aquí hemos llegado!

Luego de leer nuestro post, esperamos que te sientas cómodo como para seleccionar un sistema de gestión documental alineado con la propuesta, realidad y perspectivas de tu negocio, para que así puedas optimizar aún más la calidad y los resultados de los procesos corporativos.

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