Que ha llegado la era digital de los documentos fiscales ya lo sabes, ¿verdad? Con el avance tecnológico de los últimos años, se espera que en poco tiempo los procesos relacionados con los documentos tributarios migren por completo a este nuevo formato. Con ello, la búsqueda de información será nuestra clave para es nuestra clave para que conozca qué es la firma digital y certificado de confianza y alcance comprender y alcanzar toda esta evolución.

En Paraguay, los registros de usuarios que están utilizando la firma digital han tenido un aumento significativo en los últimos años, y hoy la firma digital es uno de los elementos más importantes para la Implementación de la Factura Electrónica en Paraguay. 

Pero, ¿qué es la Firma Digital?

Firma Digital nada más es que una firma certificada por un proveedor acreditado (colaborador), que utiliza métodos para validar los documentos electrónicos a través de las claves encriptadas de un certificado de confianza.

Eso permite, que usted como destinatario de un documento firmado, identifique al emisor del documento y confirmar que no se han modificado datos desde el momento de su firma. Por lo tanto, usted tiene el control total y la seguridad de los datos utilizados.

¿Cómo obtengo una Firma Digital?

Para realizar este proceso de firma digital de un documento, en primer lugar, es necesario disponer de un certificado de confianza. Luego, la firma digital se adquiere a través de un Prestador de Servicios de Certificación, autorizado por la Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico del Ministerio de Industria y Comercio.

¿Qué es un Certificado de Confianza?

El certificado de confiaza es un archivo que almacena datos del titular del certificado, datos de la empresa, comparte información de forma segura con otras personas e instituciones, así como firma documentos digitales. Todo este proceso se lleva a cabo de forma segura y protegida por la encriptación.

Existen varios tipos de certificado de confianza, cada uno con su finalidad, fechas de caducidad y niveles de seguridad. Para la firma digital realizada a través del InvoiCy, el certificado es de tipo A1. Este archivo se puede almacenar en un pendrive, tarjeta inteligente, computadora o en la nube.

Después de obtener un certificado de confianza, está listo para realizar una firma digital.

Firma Digital y Certificado de Confianza ¿En qué son distintos?  

Los procesos de firma digital y certificado de confianza son diferentes y complementarios, y cada uno contribuye de manera específica. Una firma digital es una técnica de cifrado que valida la autenticidad de un documento digital.

El certificado de confianza se utiliza como identidad electrónica de una empresa o persona física, con el fin de garantizar la seguridad de los documentos firmados digitalmente. Los certificados de confianza son obligatorios en el proceso de firma digital, porque es quien dará credibilidad a todas las transacciones realizadas.

Un ejemplo común para comparar es como: un médico solo puede firmar un examen digital o una receta si tiene un certificado. El mismo ejemplo se aplica a la factura: solo se puede firmar digitalmente si tiene el certificado de confianza.

Firma Digital y Firma Electrónica: ¿Cuál es la Diferencia?

Algunas personas todavía confunden la firma digital con la firma electrónica, pero las dos tienen diferencias importantes.

Como vimos anteriormente, la firma digital solo puede realizarse a través de un certificado de confianza autorizado por un proveedor acreditado, utilizando una tecnología encriptada, que acredita la identidad del emisor y garantiza la integridad de la información, permitiendo que detecte cualquier modificación al validar los documentos electrónicos.

Por otro lado, la firma electrónica, no requiere de certificado de confianza y no necesariamente está encriptada, su seguridad se establece a través de otros factores, incluso de forma judicial. Se refiere a cualquier medio electrónico integrado con otros datos electrónicos, utilizado por el firmante como medio para acreditar su identidad y los datos del documento.

Por ejemplo, puede imprimir un contrato, firmarlo manualmente, escanearlo y enviarlo electrónicamente al destinatario De esta forma, es importante tener muy bien identificado que conozca qué es la firma digital y certificado de confianza para saber cómo se aplica cada una de ellas en el documento correspondiente.

Ventajas de la firma digital en los documentos fiscales electrónicos

La firma digital tiene varias ventajas para empresas o profesionales autónomos, en el proceso de emisión de documentos fiscales, a continuación, presentamos las principales ventajas de contar con una firma digital:

Satisfacción del cliente

Mejora en el proceso de pago y generación de facturas vía firma digital, al realizar una compra de cualquier producto o servicio a través de empresas que utilicen el proceso digital.

Optimización de procesos

La firma en los documentos es mucho más rápida de forma digital, ya que no es necesario reenviar ningún documento para firmar a mano, optimizando tiempo, esfuerzo, productividad y archivo de documentos.

Reducción de costos

Al adherirse al proceso de firma digital, puede reducir los gastos operativos, como la compra de papel, impresión y suministros de oficina, gastos de viaje, transporte, autenticación y archivo de documentos.

La seguridad

Además de ofrecer confidencialidad, la firma digital no se puede cambiar, y si identifica algún cambio, no es válido.

Conformidad jurídica

El proceso de firma digital proporciona la seguridad y validez legal del documento en un entorno virtual. Por lo tanto, es una de las mejores formas de cumplir con las leyes determinadas para este proceso.

Ahora que has llegado hasta aquí, es aún más fácil conozca qué es la firma digital y certificado de confianza, sus principales diferencias, ventajas y para qué sirve. 

Manténgase al tanto de la Obligatoridad de la Factura Electrónica en Paraguay en 2022, y comprenda cómo debe proceder para incorporarse a esta nueva era de innovaciones.

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