El manejo de datos fiscales es una tarea amplia y fundamental para todas las empresas, ¡y hoy queremos mostrarte cómo cumplirla con éxito!
Para empezar, es importante entender que estos datos son muy amplios y diversos. Aquí encontramos desde los comprobantes emitidos hasta información de los clientes, como el RUC y el domicilio.
En general, son todos los datos que tienen intereses tributario y también contable.
Para gestionarlos con éxito y mejorar la organización interna, te recomendamos que tomes muy en cuenta los 4 consejos que te daremos a continuación.
1. Crea un departamento de gestión fiscal
Los gerentes y propietarios de las pequeñas y medianas empresas suelen abarcar más tareas de las que el tiempo permite asumir.
Muchas veces, esto lo hacen para ahorrar costos y para mantener el control directo de todas las operaciones, aunque al final esto sea contraproducente.
Lo ideal es que crees un departamento de gestión fiscal, que además de hacer auditorías se encargue del manejo documental y de datos, garantizando que toda la información esté al día y en orden.
2. Guarda y respalda todo en digital
El papel pasó de moda, y no por un simple capricho de esta era tecnológica. En realidad, es la forma menos eficiente y práctica para el manejo de datos y documentación, incluida la referente al área tributaria.
En cambio, en el plano digital la información y los comprobantes están mucho más seguros, pues corren menos riesgo de perderse o deteriorarse.
Además, un base de datos digital te permitirá tener la documentación más ordenada y te brindará mayor agilidad para el acceso, ya que solo tendrás que hacer una búsqueda por fecha o colocar un determinado código para hallar, en cuestión de segundos, el comprobante que necesitas.
3. Ten todo en un solo lugar
Imagina tener algunos documentos en cierta computadora, otros en una memoria física y extraíble y el resto en una aplicación o sistema de gestión.
Esto representaría un mayor costo de almacenamiento de data, además de menos rapidez para encontrar los comprobantes y gestionarlos.
Si centralizas toda la información fiscal, el proceso pasará a ser mucho más eficiente, al igual que económico y rentable.
Tardarás mucho menos tiempo en conseguir la data que necesitas gestionar y mantendrás nivel de organización mucho más alto.
4. Automatiza
La automatización es una gran amiga de los procesos de manejo de datos y documentación fiscales.
Por medio de sistemas de facturación y herramientas similares, podrás sistematizar diferentes procesos para la generación y manejo de información tributaria.
Por ejemplo, una vez emitas una factura electrónica a nombre de un cliente nuevo, el comprobante se almacenará automáticamente en tu sistema para que quede como soporte y, al mismo tiempo, se guardarán los datos de este usuario, para que luego solo tengas que seleccionarlo y no llenar cada campo de información de manera manual.
Es muy sencillo, ¿no lo crees? Puedes optimizar tu gestión fiscal y el manejo de datos siguiendo estos prácticos consejos. ¡No pierdas la oportunidad!
¿Necesitas más información sobre este tema? ¿Quieres compartir tu experiencia con el manejo de datos? ¡Estaremos atentos tus comentarios!
