Un Documento Electrónico (DE) es aquel que está codificado mediante algún tipo de código digital y que está soportado en un determinado dispositivo o recurso informático.
Gracias a la expansión de la transformación digital, este tipo de documentos son cada vez más utilizados y suplantan a los soportados en papel o de forma física.
En este post te explicaremos cómo están compuestos los DE, cuáles son las ventajas de los mismos y qué características deben tener para emitirse y generarse de forma idónea.
¡Sigue leyendo!
¿Cómo están compuestos un Documento Electrónico (DE)?
Generalmente, un Documento Electrónico (DE) está compuesto por los diferentes elementos:
Mensaje
Puede ser un texto alfanumérico, esquema, diseño gráfico e, incluso, fotografía, que define el motivo o concepto del DE.
Lenguaje convencional
El mensaje del documento se expresa en un lenguaje convencional, es decir, el mismo utilizado en comprobantes físicos o tradicionales.
Código o firma
Este se emplea para identificar el comprobante, especificando el emisor del mismo, así como para darle validez y título legal.
Soporte
Se trata del destino del respaldo del documento, que se aloja en un determinado dispositivo o recurso informático.
Metadatos
Es un elemento digital, que permite contextualizar el documento dentro del archivo o expediente en el cual se almacena. Los metadatos no son visualizados en el comprobante en sí por parte del usuario final.
Ventajas de los Documentos Electrónicos
Emitir documentos de forma electrónica se traduce en múltiples ventajas, como:
Ahorro
Esto se debe a que no incurrirás en gastos asociados a la compra de pape, tinta y otros insumos necesarios para las impresiones.
Reducción de costos
Al adherirse al emisión fiscal, puede reducir los gastos operativos, como la compra de papel, impresión y suministros de oficina, gastos de viaje, transporte, autenticación y archivo de documentos.
Mayor organización
Al gestionar los documentos de forma digital, tendrás un mayor control interno y correrás menos riesgos de perderlos. En cambio, el manejo manual conlleva imprecisiones y descontrol.
Características de un Documento Electrónico (DE) correctamente emitido
Cuando un DE esté emitido de forma idónea y correcta, contempla las siguientes características:
Firma digital o código de identificación
Este elemento es el que permite darle validez a un documento emitido de forma electrónica.
Por ejemplo, en el caso de los comprobantes fiscales, deben contemplar una firma digital que sirva para identificar al emisor y, además, que le dé legalidad al DE ante las autoridades.
Adaptación a formatos y parámetros estatales
Esto es otro factor clave para que el DE sea reconocido y pueda ser aceptado por autoridades a la hora de realizar un determinado trámite o presentar un reporte.
Almacenamiento en la nube
Si bien este no es un factor imprescindible, sí es clave para optimizar la emisión y, sobre todo, la gestión de los documentos.
El respaldo en la nube permite acceder a los comprobantes desde diferentes lugares y dispositivos, debido a que estos se encuentran en servidores remotos y no en un computador específico.
¡Bien! Ya conoces qué es un Documento Electrónico (DE), cuáles son sus componentes y qué beneficios ofrece esta forma de emisión.
Además, conoces las claves para que la generación y gestión de estos comprobantes sea efectiva, ágil y práctica.
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