Documentos fiscais são onipresentes no dia a dia das empresas. Eles são necessários para todas as vendas e até algumas movimentações que não geram faturamento. No entanto, o preenchimento dos campos da nota fiscal eletrônica é uma dor de cabeça.

A emissão de nota fiscal eletrônica exige muito cuidado, pois erros são multados pela fiscalização e podem atrapalhar muito as operações.

Para ajudar você com essa questão importante, vamos mostrar os requisitos fundamentais para emitir os documentos corretamente. Acompanhe-nos e tire todas as suas dúvidas.

Certificado digital

O certificado digital é uma assinatura eletrônica da empresa com validade jurídica. Ela serve para que, de forma segura e autêntica, um negócio assine documentos digitais, envie declarações ao Fisco e também faça a emissão de nota fiscal eletrônica.

Durante o processo, a certificação é solicitada em dois momentos:

• na assinatura da nota: é quando o documento em questão é vinculado à empresa, autenticando a propriedade dele e a responsabilidade de emissão e preenchimento;
• na transmissão da nota: é o último passo, quando o emissor se conecta à Secretaria da Fazenda (Sefaz) e esta, processando os dados, autoriza ou rejeita o documento.

Preenchimento correto dos campos obrigatórios

A emissão de nota fiscal eletrônica não pode ter erros para que se consiga finalizar o processo. Pois isso geralmente não permite que o processo seja terminado.

Outro motivo para não cometer erros são as multas fiscais.

Agora, vamos mostrar os principais campos e como preenchê-los.

Descrição dos produtos

A mercadoria tem de ser descrita da forma mais simples e detalhada possível, facilitando o entendimento.

NCM

A tabela da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) apresenta um código para cada tipo de produto comercializado no país. Então, é preciso consultá-la e encontrar o que se encaixa perfeitamente aos produtos.

CFOP

A Classificação Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é o número que identifica a transação de um documento fiscal. Basta ver se a descrição está de acordo com a operação feita e utilizar o número correspondente.

Unidade

A unidade é a forma de medir o produto. Por exemplo, na venda de mercadoria precificada por metros, a unidade é o metro.

Quantidade

Representa a quantidade de unidades de medidas que fazem parte da operação, como dois ou três metros.

CST

É uma tabela que tem por finalidade identificar qual a procedência de uma mercadoria e como a mesma será tributada.

O código também auxilia na fiscalização, conferência e cálculo correto de ICMS através dos softwares.

Dados de Transporte

As seguintes informações sobre o frete da mercadoria são obrigatórias:

• nome da transportadora, com CNPJ e Inscrição Estadual;
• placa do veículo com o estado de seu licenciamento;
• endereço da transportadora;
• quantidades a serem transportadas;
• espécie dos volumes — caixas, por exemplo;
• peso da carga.

Impostos

Além de tributos como ICMS e ST, a emissão de nota fiscal pode exigir, ainda, o cálculo e preenchimento de Pis, Cofins e IPI. O que dirá como calculá-los e preenchê-los, além do regime tributário, serão os próprios produtos e a natureza de suas operações.

Por isso, é ideal nesse momento, em caso de dúvida, agir junto ao contador para que nenhum erro fiscal seja cometido.

Informações adicionais

São dados para os quais não há campos específicos de preenchimento, como a concessão de créditos fiscais na nota para o destinatário.

Quanto a isso, há o campo de informações importantes aos envolvidos e outro de interesse do Fisco. Então, quando houver informações adicionais, é preciso identificar se dizem respeito apenas às empresas, como o número de um pedido de compra que está sendo atendido, ou se é de interesse dos órgãos públicos também.

Emissor de notas fiscais

Existe ainda o emissor de NF-e gratuito e público. Porém, já foi anunciada a sua descontinuidade. Ou seja, ele não será mais atualizado.

Sendo assim, ele parará de funcionar em breve, quando ocorrer qualquer atualização de sistemas relativa a procedimentos ou banco de dados do Sped.

Além disso, é uma ferramenta muito limitada e que não ajuda na gestão dos documentos.

Por isso, a melhor decisão é contar com um emissor que tenha todos os recursos necessários e ainda auxilie no gerenciamento das notas.

Software emissor de nota fiscal

Com a descontinuação do emissor gratuito, a melhor opção para as empresas continuarem produzindo suas notas são os softwares. A boa notícia é que esses sistemas otimizam a rotina da empresa, pois funcionam como uma ampla plataforma para administrar os documentos fiscais. Quer entender como isso pode ajudar seus negócios? Confira as principais funcionalidades a seguir!

Preenchimento automático dos campos da nota fiscal eletrônica

Realizar o preenchimento da nota fiscal consome tempo. Além disso, como existe uma grande quantidade de informações a ser inserida, comumente acontecem erros de digitação que atrasam o dia a dia.

Softwares como o InvoiCy automatizam a inserção de informações pertinentes. Os campos que informam sobre a empresa emissora são definidos automaticamente. Também é possível escolher entre os clientes já informados como destinatários para não redigitar todos os dados. As demais lacunas contam com opções de preenchimento e basta que o profissional escolha a mais adequada.

Fácil acesso às emissões de nota fiscal eletrônica

As notas fiscais são uma segurança para clientes e fornecedores, além de comprovarem que a empresa está operando legalmente. Por isso, existem tempos de guarda preestabelecidos, sendo necessário, muitas vezes, realizar a apresentação do documento ou consultá-lo.

No entanto, organizar, guardar e encontrar os papéis é um grande trabalho. O software armazena e ordena todas as notas já emitidas. Assim, para encontrá-las ou referenciá-las em outras notas, basta uma busca rápida no sistema e todas as informações estarão lá.

Vantagens do software emissor de notas fiscais

Muitos se preocuparam com a descontinuação do emissor gratuito de notas fiscais. Mas a verdade é que os softwares que substituem esse sistema agregam muitas vantagens a empresa. Adquirir um programa como esse proporciona muitos benefícios, confira alguns abaixo!

Produtividade

Um profissional demora um tempo significativo para inserir as informações nos campos da nota fiscal eletrônica. O sistema automatizado realiza essa tarefa em segundos. Tudo isso sem erros, diminuindo os custos e a demanda de trabalhadores necessários. Assim, uma atividade que antes requeria muitas pessoas e muito tempo na rotina da empresa passa a ser feita com rapidez.

Cálculo de tributos

Calcular os tributos corretamente exige atenção e muitas informações. Afinal, errar os valores pode trazer problemas com o Fisco e demais órgãos de fiscalização. Entretanto, os campos da nota fiscal eletrônica que dizem respeito aos tributos são preenchidos automaticamente com o software.

Gerenciamento das notas fiscais

O ambiente digital facilita a manipulação das notas fiscais mesmo após sua emissão. Basta acessar o sistema para acompanhar as informações do documento, consultá-lo, verificar dados e reimprimir.

As facilidades que o software proporciona aos processos de preenchimento dos campos da nota fiscal eletrônica e da emissão do documento otimizam essa rotina da empresa. Assim, é possível ficar em dia com a lei sem precisar de muito tempo e muitos profissionais. Essa atividade, antes demorada e cansativa, passa a ser simples e automatizada.

Compreendeu como as funcionalidades de um software para emitir as notas fiscais auxiliam o seu negócio? Quer conhecer uma solução completa para automatizar esse processo na sua empresa? Entre em contato conosco, temos uma ferramenta completa, que vai aumentar a eficiência do processo fiscal em sua empresa!