En Uruguay, el sector comercial está en medio de un proceso de modernidad y desarrollo, enfocado en la migración total a la factura electrónica en 2020.
Si tu negocio aún no ha adoptado esta metodología y tienes escasos conocimientos sobre esta, ¡presta mucha atención a las próximas líneas!
¿Qué es la facturación electrónica?
Como su nombre lo refleja, se trata de un proceso en el cual los comprobantes fiscales y los datos se capturan, generan y entregan a través de canales electrónicos.
En cuanto a la función de este documento de índole comercial, es el mismo que el de una factura tradicional: desglosar el precio de los productos o servicios, identificar a los involucrados en la transacción y reflejar los impuestos correspondientes.
Ahora que definimos el concepto, llegó el momento de explicar por qué resulta una buena idea migrar a esta metodología.
¿Por qué necesitas migrar a la factura electrónica?
Lógicamente, el motivo fundamental es que se trata de una exigencia de las autoridades, así que tienes que dar este paso si deseas que tu empresa opere y facture de manera legal y, por lo tanto, no corra riesgos de ser multada o sancionada.
Dicho esto, existen buenas razones por las que el gobierno está haciendo esta transición. ¡Sigue leyendo y te explicaremos algunas de estas!
1. Reducción de costos
Si estás tratando de reducir costos para incrementar la rentabilidad del negocio y los márgenes de beneficios, ¡esta es una de las soluciones!
Emitir facturas electrónicas resulta mucho más económico que entregar comprobantes físicos, ya que no deberás pagar servicios de transporte ni comprar costosos insumos de impresión de forma frecuente.
Tampoco estarás obligado a adecuar espacios para almacenar los documentos fiscales, pues todos ellos se encontrarán en una base de datos informática.
2. Mejor administración tributaria
Gracias a la factura electrónica, la administración tributaria dejará de ser uno de los principales desafíos de tu empresa.
Los softwares de facturación electrónica —siempre y cuando sean de calidad— son una solución integral para la gestión de documentos fiscales, que automatizan y agilizan diferentes tareas, como:
- envío de información a las autoridades;
- análisis de información fiscal histórica;
- rechazo de facturas emitidas a nombre de la empresa;
- consulta del Comprobante Fiscal Electrónico (CFE) de clientes y proveedores.
Lo mejor de todo es que un buen sistema te brindará todas esas funcionalidades por medio de una interfaz intuitiva, simple y práctica.
3. Mayor transparencia y mejor experiencia de compra
Implementar la factura electrónica te permitirá mejorar la percepción de tu negocio en el mercado.
Principalmente, esto se debe a que mejorarás de manera significativa el proceso de compra, ya que será mucho más rápido, simple y satisfactorio.
Incluso, un software de esta metodología brinda alternativas como la autofactura, que contribuye con la optimización significativa de la experiencia de compra.
Como su nombre lo refleja, esta funcionalidad les permite a los clientes generar sus propios comprobantes de forma legal y rápida.
También, al migrar a la factura electrónica harás más transparentes tus operaciones, lo que generará confianza en tus clientes y los usuarios en general.
4. Protección ambiental
Aplicar la factura electrónica es una manera de fortalecer los principios de responsabilidad social empresarial.
La migración a esta metodología también está relacionada con la protección ambiental, pues se reduce la demanda de papel y, en consecuencia, la tala de árboles y otras actividades que tienen impactos negativos para la naturaleza.
Aunque parezca algo muy sencillo, los países que se modernizan e implementan en su totalidad la factura electrónica ponen su grano de arena en el cuidado de nuestro planeta.
5. Modernización general
Implementar la factura electrónica puede ser un gran primer paso para modernizar el funcionamiento de tu negocio en líneas generales.
Un software de este tipo puede ser complementado con soluciones de gestión general, como los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), y herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM).
Además, en sí un sistema de facturación electrónica es muy completo, ya que el flujo de información y la optimización en gestión de datos que genera, abarca áreas como la contabilidad, las compras y, por supuesto, las ventas.
Incluso, contribuye con una gestión inteligente del inventario y reducción de problemas como los robos hormiga y los extravíos.
6. Seguimiento operacional a distancia
Este es uno de los beneficios que la factura electrónica les brinda directamente a los propietarios y gerentes de negocios.
Como ya sabes, para migrar a esta metodología necesitas incorporar un software especializado, que abarque la gestión de documentos fiscales en general.
Gracias a este sistema, podrás visualizar datos sobre los procesos de cobro y las ventas de tu empresa aunque no estés en la oficina, lo que flexibiliza su gestión y supervisión.
Esta clase de soluciones alojan la información en servidores remotos y no en equipos informáticos específicos. Eso significa que tendrás la posibilidad de acceder a los datos desde diferentes dispositivos y lugares.
7. Crecimiento y expansión sustentable
Si esperas expandir tu negocio y alcanzar mayores volúmenes de venta en el mediano plazo, necesitas migrar definitivamente a la factura electrónica.
Más allá de que se trate de una obligación estatal, solo a través de esta metodología podrás contar con procesos de cobro ágiles e integrar y manejar fácilmente la documentación fiscal, dos requisitos indispensables cuando se espera tener una mayor clientela, abrir nuevas tiendas y sucursales y, en general, crecer.
8. Seguridad y nulo riesgo de falsificación
Una de las principales características de la factura electrónica es la seguridad que proporciona a los emisores.
Si emites este comprobante fiscal electrónico por medio de un software de calidad, seguirás los formatos establecidos por las autoridades e incorporarás una firma digital que le dará autenticidad y legalidad.
Esto reduce el riesgo de falsificaciones, brindándote seguridad y estabilidad para desarrollar tus procesos de contabilidad y facturación.
9. Optimización del tiempo
Migrar a la factura electrónica es sinónimo de automatizar la gestión fiscal, especialmente diferentes procesos asociados a los documentos emitidos, por supuesto.
Por ejemplo, al implementar un software para emisión de comprobantes electrónicos, centralizarás todos los documentos emitidos y podrás generar con tan solo un clic los reportes que deben ser enviados a las autoridades.
Este tipo de facultades optimizan el tiempo dedicado a las labores contables y fiscales. Así, disfrutarás de mayor estabilidad interna y ahorrarás en horas-hombre, pues tus colaboradores tendrán una menor carga laboral y dependerás de menos procesos manuales.
10. Ambiente laboral óptimo y mejor desempeño del personal
Los softwares de factura electrónica no han llegado para sustituir del todo la intervención humana, sino para promover un mejor desempeño del personal, especialmente de los profesionales de contabilidad.
Al disponer de una menor carga laboral y dejar a un lado diferentes procesos manuales, los trabajadores y especialistas pueden dedicar mayor tiempo a la supervisión financiera, la planeación y el enfoque estratégico.
Por ese motivo, el trabajo del personal pasa a agregar mayor valor al negocio, contribuyendo de manera directa con la optimización y el cumplimiento de los objetivos.
11. Adiós a la pérdida de información
Uno de los grandes problemas de la contabilidad convencional, basada en los procesos manuales y en el soporte en papel, es el alto índice de riesgo de perder información valiosa, que permita hacer auditorías, conciliaciones y diferentes análisis.
Precisamente, la migración a la factura electrónica y el uso de software ha nacido como una solución para este dilema clásico, dejando a un lado el poco efectivo almacenamiento físico por la centralización de los documentos en una base de datos informática.
Además de prevenir las pérdidas, como ya sabes, esto representa mayor practicidad y reduce de manera sustancial los costos.
Si trabajas con un software en la nube, el riesgo de extraviar la información es incluso menor, debido a que los documentos no estarán alojados en equipos informáticos y dispositivos de memoria que pueden dañarse, sino en servidores remotos a los cuales podrás acceder en todo momento, desde distintos lugares y utilizando diferentes herramientas, como computadoras tradicionales, laptops y teléfonos inteligentes.
¿Ya estás convencido?
¡Y listo! Esas son las razones por la que resulta una excelente decisión migrar a la factura electrónica.
La actividad comercial en Uruguay está en un proceso de modernización y, ¡no te puedes quedar afuera!
Recuerda que la factura electrónica es el mecanismo más efectivo para reducir la evasión fiscal y darle transparencia a las transacciones, a la vez que promueve la optimización interna de las empresas y una mejor experiencia del cliente.
Sumado a todo esto, contribuye con la disminución de costos y la reducción de la huella ambiental. ¡Asombroso!
Es importante que acudas a un proveedor de tecnologías de calidad, que te ofrezca un sistema adaptado a las exigencias de las autoridades fiscales del país y que, además, cuente con un servicio posventa óptimo, que incluya capacitación, asesoramiento continuo y soporte, entre otras cosas.
¿Te resultó interesante este material? Si quieres saber más sobre la migración a la facturación electrónica en Uruguay y la gestión digital de comprobantes y documentos fiscales, ¡no dudes en dejarnos un comentario!
