Consultar tus comprobantes recibidos de manera ágil y efectiva es importante para la gestión fiscal de tu negocio e, incluso, para las finanzas y estabilidad interna en general.
Entre otras cosas, te brinda control sobre las compras, transacciones y la dinámica de los movimientos comerciales. Al mismo tiempo, es un proceso elemental para hacer auditorias y revisiones.
En estos tiempos en que la generación y el intercambio de comprobantes se desarrolla mayormente de forma digital, debido a que casi todas las empresas en Uruguay están obligadas a emitir Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE), la implementación de un software de facturación es la clave para optimizar el proceso de consulta de documentos.
A continuación explicaremos con mayor profundidad por qué necesitas este tipo de soluciones y, de forma concreta, cómo pueden ayudarte.
¿Por qué un software de facturación optimiza la consulta de comprobantes recibidos?
Un software de factura electrónica es mucho más que una solución para emitir comprobantes. Se trata de una herramienta integral, que permite gestionar la documentación en general.
Dentro de este manejo integral, por supuesto, se contempla la consulta de comprobantes recibidos. En relación con esta tarea específica, los sistemas de facturación brindan beneficios como:
Acceso desde múltiples lugares y dispositivos
Esto es posible gracias al alojamiento en servidores remotos, es decir, a la tecnología de la nube.
Al no estar alojados en equipos informáticos específicos, podrás acceder a los documentos recibidos desde tu casa o cualquier otro lugar ajeno a tu dispositivo, e incluso desde dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes.
Esto se traduce en una mayor capacidad de seguimiento y en control de la documentación en todo momento.
Disponibilidad las 24 horas del día
Con este punto queremos reforzar el beneficio anterior. La incorporación de un software de facturación te permitirá acceder a los comprobantes recibidos siempre que quieras, incluso en horas en las cuales tu negocio no está abierto al público
Esto es ideal al momento de hacer consultas de emergencia o de última hora, que se necesitan para cerrar determinadas cuentas o completar el desarrollo de un reporte, independientemente de si es interno o será enviado luego a las autoridades.
Rapidez en las búsquedas
Las plataformas de facturación electrónica son sistemas sencillos en cuanto a su gestión y el manejo de las funcionalidades. Ya verás que no tendrás problemas para sacerle el máximo provecho a la solución que implementes.
Para realizar búsquedas de tus comprobantes recibidos, simplemente tendrás que colocar el número o código de los mismos en tu herramienta.
También, puedes realizar búsquedas filtradas por fecha y periodos de tiempo, para facilitar el trabajo y acceso al archivo requerido.
Protección de la información
Recibir tus comprobantes de manera electrónica, con la ayuda de un software de calidad, significa que siempre tendrás la garantía de que los documentos estarán a tu alcance y no extraviarán.
Así, no volverás a perder horas de trabajo buscando un determinado documento con respaldo físico, o almacenado en una remota y “escondida” carpeta de un dispositivo informático específico.
Un buen sistema garantizará que solo puedan acceder a tus comprobantes los usuarios previamente autorizados, a la vez que generará copias de seguridad de los mismos y se asegurará de que nunca se extravíen.
Rápida y eficaz gestión del documento buscado
La implementación de una solución de factura electrónica no solo agilizará el proceso de búsqueda de tus comprobantes recibidos.
Además, una vez lo encuentras, hace más practicas las tareas relacionadas con su gestión o manejo.
Por ejemplo, con tan solo unos creluantos clics pueden incluir los documentos recibidos en un reporte, imprimirlo o exportarlo para guardarlo en un equipo informático específico. Incluso, te brinda la posibilidad de enviarlo ágilmente a un tercero que ya esté registrado en el sistema.
¡Bien! Ya conoces cuál es la mejor forma de hacer consultas de comprobantes recibidos: por medio de un software de facturación.
Pero, ¿qué cualidades debe tener un sistema para facilitarte esta tarea? ¡No te apartes si quieres descubrirlo!
Características de un software ideal para consultar comprobantes recibidos
Para que el proceso de búsqueda y gestión de tus documentos sea práctico, efectivo, ágil y transparente, el software de factura electrónica que implementes debe cumplir con las siguientes características.
Intuitividad
Esta cualidad clave reduce la curva de aprendizaje, para que puedas sacar el máximo provecho del software lo antes posible.
Además, específicamente, agiliza el proceso de consulta y búsqueda de comprobantes recibidos por parte de una empresa.
Búsquedas filtradas
Se trata de brindar la posibilidad de acuerdo a la fecha de recepción, el número de comprobante u otros datos de interés. Así, llegarás mucho más rápido a ese documento que tanto necesitas para una determinada operación.
Almacenamiento en la nube
Como ya sabes, el almacenamiento en la nube genera un mayor alcance en la gestión de documentos, incluyendo a la hora de buscar los comprobantes recibidos.
Gracias a este valor agregado podrás hacer tus consultas desde diferentes lugares y dispositivos. Además, tendrás los archivos a tu alcance las 24 horas del día y los 7 días de la semana.
Soporte oportuno
El respaldo del proveedor del software es otra piedra angular para el uso del mismo y su máximo aprovechamiento a la hora de consultar comprobantes recibidos o completar cualquier otra operación.
Es especialmente importante que el equipo de expertos te proporcione soporte rápido y eficiente siempre que lo necesites, garantizando que el sistema y sus funcionalidades siempre estén disponibles para ti y tu equipo de trabajo.
Asesoramiento y seguimiento
Más allá del soporte, un buen software de factura electrónica está respaldado por asesoramiento y seguimiento continuo de su desarrollador o proveedor.
Esto mejorará tu experiencia como usuario final de la solución y facilitará que cumplan los objetivos que te plantees, como optimizar los procesos de consulta de comprobantes recibidos.
¡Y listo! Ya conoces cuál es la mejor forma de llevar a cabo esta tarea esencial y cuáles son las características de un sistema que te ayudará a conseguirlo.
Como ves, darle una oportunidad a la modernidad y la transformación digital es esencial para mejorar sustancialmente tus principales labores de los departamentos de contabilidad y tributación.
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