La e-factura es un sustituto legal y fiscal de la tradicional factura en papel que está expresado en formato XML y es firmado digitalmente por el emisor.

En Uruguay, la migración a la facturación electrónica ya es una realidad luego del transcurso de diferentes etapas hasta llegar a la fase de implementación obligatoria, todo gracias a un cronograma de migración impulsado por la Dirección General Impositiva (DGI) que comenzó en 2016.

La e-factura es una alternativa que, además de ayudar a reducir la evasión fiscal, brinda grandes beneficios a las empresas porque les permite llevar a cabo sus procesos de facturación de manera transparente, ágil y eficiente, lo cual contribuye con la estabilidad interna y la percepción en el mercado.

Para que puedas adoptarla en tu negocio con éxito —y sin complicaciones— y tengas claro en qué consiste y cuáles son sus características, hemos decidido crear un artículo completo sobre este documento para responder una serie de preguntas clave sobre su emisión, manejo y gestión, entre otros puntos relevantes.

¡Sigue leyendo!

1. ¿Cuáles son los tipos de e-factura?

En Uruguay, la e-factura engloba todos aquellos comprobantes para documentar operaciones con otros contribuyentes: incluye tanto las facturas convencionales —pero en formato electrónico— como las autofacturas.

También, existen documentos complementarios asociados a la e-factura que documentan transacciones con contribuyentes, como la nota de crédito y la nota de débito.

Además de estos comprobantes enmarcados dentro de la e-factura, en Uruguay se emiten e-tickets que reflejan la recepción de un pago o una operación con un consumidor final.

2. ¿Cuánto tiempo debe conservarse?

De acuerdo a las exigencias actuales del entorno tributario del país, las personas deben resguardar los Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE) emitidos durante un periodo de al menos 5 años: estos pueden ser solicitados por la DGI y las autoridades en general para revisiones, auditorías o reportes informativos rutinarios.

No poseer este respaldo es una inconsistencia en los registros contables y fiscales que puede ocasionar sanciones y multas que generan una carga financiera extra para las organizaciones y que, incluso, en algunos casos amenazan la continuidad de sus operaciones.

Por ese motivo, es importante contar con un software de facturación electrónica de calidad que permita el almacenamiento y la gestión de este tipo de documentos, como verás más adelante.

3. ¿Cómo emitir la e-factura?

El primer paso para emitir este tipo de facturas —de manera legal y reconocida— es la obtención de una firma electrónica, ya que solo con esta las e-facturas que emitas serán valoradas como respaldo informativo, contable y fiscal que necesitarás para enviar reportes a la Dirección General Impositiva.

También, para el consumidor o comprador es clave que el comprobante recibido contemple la firma electrónica, pues así la transacción es válida y puede realizar reclamos, solicitar devoluciones y hacer cumplir otros derechos básicos.

Para obtener tu firma de manera ágil y definitiva, debes dirigirte a la página web del Correo Uruguayo y seguir los pasos indicados para este trámite.

Una vez que hayas cumplido esta etapa, lo siguiente es realizar el registro administrativo: se trata de un proceso de certificación y validación de la DGI que consta de simulaciones, revisión de la firma y análisis de la empresa y sus operaciones. Al pasar este trámite, estarás adherido al sistema de emisión de CFE.

Finalmente, te restará implementar un software de facturación electrónica que se adapte a los formatos definidos por la DGI y que, en general, resulte de calidad.

Un buen sistema de este tipo no solo permite generar y enviar la e-factura, sino que también funciona como una solución integral de gestión de documentos de interés contable y tributario.

Consultar comprobantes recibidos y realizar listas para enviar reportes son algunas de las funcionalidades de este tipo de herramienta.

4. ¿Cuáles son los beneficios concretos de la e-factura?

Para un negocio, los beneficios de la e-factura van mucho más allá de la imagen y la percepción del usuario, lo cual de por sí ya es fundamental.

Por esa razón, para cerrar este artículo, revisaremos algunas ventajas adicionales de migrar a este método de emisión de comprobantes fiscales:

Ahorro

El ahorro no solo deriva del hecho de disminuir el uso de papel y otros insumos de impresión que forman parte de la partida de gastos de toda empresa.

Igualmente, evitas errores y duplicidades que conllevan gastos extra, además de optimizar el tiempo de trabajo y, por lo tanto, el gasto en nómina.

Otra ventaja es que no tendrás que adecuar espacios para almacenamiento físico que se traducen en importantes inversiones.

Menor carga laboral

La emisión de una e-factura es un proceso automatizado desde la captura de datos hasta la entrega o envío del comprobante al receptor.

Esto permite que los colaboradores tengan una menor carga de trabajo y puedan dedicar mayor tiempo y atención al análisis, la supervisión y otras acciones estratégicas que agregan valor al negocio.

Simplificación de los procesos administrativos

Esto es posible gracias a que logras centralizar todos los documentos al facilitar su gestión y la consulta de los mismos para diferentes procesos administrativos y de control.

Además, la e-factura se encuentra en un entorno digital ágil —provisto por el software— que elimina las complejidades típicas del manejo manual y en papel.

¡Ya sabes todo lo necesario! Ahora, con toda esta información, estás preparado para darle la bienvenida a la e-factura y, en consecuencia, a la modernidad, transparencia y agilidad en tus procesos de facturación.

Recuerda completar este importante proceso con la ayuda de un proveedor de software de facturación de calidad que te brinde acompañamiento, asesoría y un sólido servicio posventa en general.

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