A emissão de nota fiscal é algo que faz parte da rotina de muitas empresas e indica que há faturamento recorrente. Apesar de ser rotineira, essa atividade requer alguns cuidados básicos.
Cada tipo de negócio tem obrigações, cobranças e adequações específicas que devem ser aplicadas ao gerar tal documento. A questão é que muitas empresas ainda ficam em dúvida sobre como preencher as notas.
Qualquer erro pode levar a consequências mais graves, como multas ou problemas no recolhimento tributário. Se você quer evitar dores de cabeça, veja seis dicas essenciais para o preenchimento correto!
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1. Inscreva a empresa na Sefaz
A emissão de nota fiscal é um procedimento importante, que passa por um rigoroso controle das autoridades — a Secretaria da Fazenda (Sefaz), no caso. Trata-se do órgão que emite a autorização para que cada empresa possa fazer a emissão de notas, já que a partir disso é possível também controlar a atividade.
Esse credenciamento é solicitado junto à Sefaz de cada estado, já que o controle é interno. É importante destacar que, se a companhia atua em diferentes estados, em todos eles é necessário fazer a solicitação da autorização à Sefaz. A partir desse primeiro passo, a empresa será autorizada a emitir as notas.
2. Defina o regime tributário
Para facilitar o recolhimento de impostos e tornar a contribuição justa para cada realidade de negócio, a Receita propõe vários regimes diferentes. Isso tem impacto direto nos descontos que a nota fiscal da empresa sofre.
Portanto, é fundamental definir o regime tributário correto antes de começar a emissão. Há quatro principais: Microempreendedor Individual (MEI), Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Entenda melhor em qual sua empresa se encaixa!
MEI
Empreendedores que trabalham por conta própria e faturam até R$ 81 mil por ano podem ser enquadrados no MEI. Não há tributações nas notas e a única contribuição é do ISS, descontado na taxa mensal.
Simples Nacional
Modelo simplificado de tributação, o Simples agrega oito impostos diferentes em um só recolhimento. Para se enquadrar nele, vai depender da natureza jurídica da empresa e receita bruta da mesma, devendo ser superior a R$ 360 mil e igual ou inferior a R$ 4,8 milhões ao ano.
Lucro Presumido e Lucro Real
A principal diferença entre o Real do Presumido, é que o Real é um regime tributário que apura o valor do lucro líquido, onde a apuração é feita por meio da diferença entre receita, custos e despesas diferente do lucro presumido, que presume-se uma margem de lucro sobre as receitas apuradas.
3. Adquira um software de gestão contábil
São várias as demandas contábeis dentro de uma empresa. Há muitos documentos a serem emitidos, sendo que as notas fiscais são apenas parte do trabalho em meio a tudo isso. O registro e o acompanhamento dos valores de faturamento precisam ser feitos com o suporte de um software de gestão contábil.
Essa ferramenta garante que a equipe responsável na empresa tenha acesso dinâmico, facilitado e, principalmente, automatizado a tais registros. Atualmente, uma vez que as tarefas estão cada vez mais digitalizadas (assim como os documentos), é praticamente impossível sobreviver sem o software. A produtividade aumenta consideravelmente!
Quanto à emissão de nota fiscal, o sistema pode fazer isso de maneira automática, apenas configurado com o regime tributário e outros dados fixos. Ele identifica as vendas geradas e computadas pela companhia para, a partir disso, automaticamente confeccionar a nota fiscal com todas as informações e os devidos tributos.
4. Saiba qual é o tipo de nota que deve ser emitido
Para cada tipo de venda, a emissão de nota fiscal muda. Há diferentes modalidades de comércio, como o de produtos e o de serviço. Nessas atividades, há tributações distintas, que precisam ser descontadas corretamente.
Portanto, a cada venda realizada, há uma nota específica a ser confeccionada, já que o modelo não é apenas um para qualquer categoria. São basicamente três tipos: Nota Fiscal de Produto, Nota Fiscal de Serviço e Nota Fiscal de Consumidor.
Nota Fiscal de Produto (NF-e)
Trata-se da tradicional nota fiscal emitida quando um produto de qualquer tipo é vendido, seja em comércios de varejo físico, seja nos e-commerces. Em sistemas de gestão, a comunicação com a Sefaz é feita automaticamente e a autorização para a emissão da nota é instantânea.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Do mesmo modo, a nota é gerada para a comprovação e o registro (mas no caso da prestação de um serviço, e não da comercialização de produtos). Empresas que atuam dessa forma devem emitir a NFS-e quando recebem o pagamento por qualquer serviço, seja ele presencial ou digital.
Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)
É a nota que funciona em substitução ao cupom fiscal, ficando como um registro do consumidor sobre o que ele pagou. Essa opção geralmente é utilizada em comércios físicos, apenas substituindo o antigo modelo.
5. Compreenda o valor da nota em detalhes
Os valores também requerem atenção durante a emissão de nota fiscal. Isso parece um tanto quanto óbvio, mas não é raro que erros do tipo aconteçam. A principal razão para tais equívocos são descontos de qualquer tipo no valor original do produto ou serviço que foi vendido.
Um profissional independente, como o MEI, disponibiliza seu produto na internet em um marketplace, sendo que essa plataforma cobra um valor de 10% sobre o total da venda. Assim, a nota deve ser emitida com a quantia total — e não com o lucro líquido, considerando os descontos.
Com o suporte de um sistema automatizado, esse cálculo pode ser feito corretamente e sem muito trabalho. No entanto, a ferramenta precisa de informações completas para apontar o valor da venda e o líquido após os descontos. Por isso, é necessário ter atenção redobrada na hora de declarar o total da venda.
6. Declare os ganhos
A declaração de ganhos é uma obrigação importante, que se estende das pessoas físicas às jurídicas. Isso garante que a Receita Federal tenha acesso aos valores corretos e tribute devidamente, de acordo com os valores levantados.
Dependendo do volume de ganhos obtidos, é indispensável que um contador (ou uma equipe) esteja envolvido no processo. Vale sempre destacar que a informação correta garante que as empresas trabalhem dentro da legalidade, evitando crimes ou irregularidades nas atividades.
A emissão de nota fiscal é fundamental para quem tem um CNPJ, seja um MEI ou uma empresa de grande porte. Com as dicas acima, é possível tratar o processo com menos dúvidas e menores chances de erros!
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