Em um país onde a fiscalização está cada vez mais atuante é preciso preocupar-se com a gestão de suas notas fiscais eletrônicas.
É um grande erro não armazenar todas as suas notas fiscais eletrônicas, pois, isso é obrigação fiscal de qualquer empresa, tanto para NF-es emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de cinco anos mais o ano corrente.
Quem não guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de mais de mil reais por documento.
Responsabilidade do emissor
Pense que a empresa Blue vende canetas e é fornecedora da empresa Green, portanto a empresa Blue é o emissor e a empresa Green é o destinatário.
É de responsabilidade do emissor gerar um documento eletrônico em formato XML (NF-e) e também um Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) referente a mercadoria vendida ao destinatário.
Ao emitir uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e) a empresa Blue precisa se preocupar com o armazenamento do XML gerado a fim de garantir a apresentação junto à administração tributária caso solicitado.
Com isso ela evita receber multas por perda de XML que podem passar de R$ 2.000,00 dependendo do valor da nota e dos critérios do fisco.
A Blue também precisa enviar de imediato o XML via e-mail para a Green e o DANFE impresso junto com a mercadoria.
E onde entra o destinatário nessa história?
A Green como destinatário, por sua vez, também precisa fazer a guarda do XML recebido por e-mail pois, este é o documento que terá validade fiscal e não apenas o DANFE impresso.
E se, agindo de má fé, a Blue resolver alterar a nota emitida contra a Green?
Não há uma forma de a Green ter conhecimento sobre os XML’s emitidos contra seu CNPJ hoje, se ela não tiver uma solução que tenha essa função.
A Secretaria da Fazenda (SEFAZ), órgão que recebe e valida as Notas Fiscais eletrônicas, não consegue comunicar ao destinatário sobre qualquer nota inválida.
Com tudo isso, tanto para a Blue quanto para a Green é necessário que seja feito armazenamento e gestão das Notas Fiscais eletrônicas com segurança, integridade e facilidade pois, isso interfere no negócio de ambas.
