Há diversas vantagens em obter um Certificado Digital, porém muitos emissores de documentos fiscais por exemplo, ainda se deparam com dúvidas sobre o assunto.
Algumas dessas dúvidas que podem surgir são: Para que serve? Qual é o ideal para minha necessidade? Quais as vantagens? Qual a obrigatoriedade?
Em razão disso, hoje vamos falar tudo o que você precisa saber sobre o Certificado Digital, tipos, valores e principais formas de utilização para o seu negócio. Fica comigo até o final e aprenda mais!
O que é um Certificado Digital?
Primeiramente, é preciso entender que o Certificado Digital é como uma assinatura virtual. É uma tecnologia que promove a segurança em autenticações empresariais, tendo relação com a emissão de notas fiscais ou a satisfação de exigências fiscais no dia a dia.
Na realidade, é um arquivo ou senha eletrônica criada para validar e comprovar a identidade de pessoas jurídicas e físicas, servidores ou equipamentos com o intuito de tutelar as transações e serviços online.
Além disso, a autenticação por meio do Certificado Digital possibilita às empresas se certificar de que somente dispositivos e usuários confiáveis se conectem às suas redes e os dados contidos nesses documentos são protegidos por duas chaves de segurança.
O Certificado Digital deve conter informações como:
- Chave pública do titular;
- Nome do titular;
- Endereço de e-mail;
- Período de validade;
- Nome da Autoridade Certificadora;
- Número de série;
- Assinatura digital da AC.
Para que Serve o Certificado Digital?
A tecnologia do Certificado Digital foi criada com o objetivo de garantir privacidade, legalidade, segurança e integridade aos dados transmitidos, independentemente de onde estiverem.
Vários serviços que essa ferramenta realiza:
- Assinar e enviar documentos eletronicamente;
- Realizar operações bancárias;
- Emitir e enviar declarações;
- Emitir notas fiscais, CT-es (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e manifestações de destinatário (confirmação de recebimento);
- Gerar o Documento Auxiliar na NF-e (DANFE);
- Autenticação segura em ambientes virtuais;
- Validar juridicamente os documentos eletrônicos.
Quais são os benefícios de possuir um Certificado Digital?
Desse modo, os principais benefícios de contar com um Certificado Digital são a segurança e proteção, pois ao identificar as pessoas e equipamentos na internet, esse documento possibilita que você realize diversas tarefas sem que haja necessidade de presença física, o que torna o processo mais ágil e sustentável.
Além disso, outras vantagens são:
Diminuição da burocracia
Hoje, o Certificado Digital minimiza a burocracia nos processos.
Sendo assim, o reconhecimento de firma em cartórios ou órgãos públicos para a validação dos documentos não é necessário.
Mais praticidade e economia
Como resultado, tudo é feito de maneira digital. Além da redução de gastos com materiais, impressão, mão de obra, armazenamento e transporte.
Agilidade na assinatura de documentos
Dessa forma, você pode efetivar a assinatura de qualquer lugar. Portanto, aquele tempo de espera para que o responsável esteja na empresa para assinar os documentos deixa de existir e o processo torna-se mais rápido.
Quais são os diferentes tipos de Certificado Digital?
Portanto, você pode optar por dois tipos de certificados digitais: o A1 (arquivo digital) ou o A3 (Cartão ou Token).
Certificado Digital A1
Esse é um arquivo digital que geralmente tem seu formato em .PFX, e armazena-se no disco rígido do computador, juntamente com a chave privada.
Antes de mais nada, para usá-lo você precisa fornecer os dados de login, que serão salvos para uso futuro. Esses dados são referentes às chaves pública e privada, quais se tem acesso no momento da solicitação do certificado.
A Autoridade Certificadora envia a chave pública, enquanto a chave privada fica armazenada no computador, protegida por senha. O nível de segurança do processo está na interação dessas duas chaves.
Somente a combinação das duas chaves é capaz de decodificar o certificado, cada uma delas carregando informações únicas e criptografadas, impedindo a ocorrência de fraudes.
Um computador padrão pode armazenar o Certificado Digital, assim poderá instalar o arquivo em diversos computadores simultaneamente, o que é sua maior vantagem. Se você emitir notas fiscais, por exemplo, poderá usar qualquer dispositivo, como um smartphone, tablet ou computador, desde que tenha acesso à internet.
O Certificado Digital A1 tem alto nível de segurança e praticidade, sendo recomendado para empresas que buscam agilidade.
Características principais
- Duração de 1 ano;
- Não requer o uso de um cartão ou token;
- Pode ser salvo em um computador e instalado em vários computadores ao mesmo tempo;
- O formato do Certificado Digital A1 é .PFX;
- Pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais;
- Exige maior atenção com o controle de dados e compartilhamento;
- Não é necessário passar a senha para terceiros;
- Independe de dispositivos externos;
- Não necessita de leitores de cartão;
- Permite o backup do Certificado – caso o computador seja formatado, o Certificado não será perdido.
Certificado Digital A3
Esse Certificado tem a forma de cartão ou token. Por possuir estrutura física, sua chave privada fica dentro do dispositivo portátil, o que garante maior segurança, pois toda operação é feita através do chip daquele dispositivo. A assinatura digital é feita por meio deste chip.
No mais, se você precisa usar o Certificado em outro computador, será necessário refazer o processo, além de informar os dados de login e senha. Essa é a desvantagem desse tipo de Certificado, pois ele se limita a um computador ou programa por vez, diminuindo a sua versatilidade.
Ele custa mais que o A1, mas tem validade de até 36 meses, o que melhora a relação custo-benefício por ano.
Características principais
- Duração de até 3 anos;
- Por ser um dispositivo portátil, pode ser levado para qualquer lugar;
- Só pode ser usado em um computador de cada vez;
- É necessário inserir a senha para uso;
- Deve estar sempre conectado a um computador;
- Não é possível integrá-lo a softwares de emissão automática de nota fiscal eletrônica;
- A senha precisa ser fornecida a terceiros quando houver trabalhos realizados para a empresa.
É obrigatório usar Certificado Digital?
A Receita Federal estabelece que o uso de Certificado Digital não é obrigatório para pessoas físicas. Logo, se você trabalha com vendas online sem ter um negócio formalizado, é possível operar sem um Certificado. Mas fique ciente de que, nesse caso, você não terá acesso a alguns canais de venda, como os MarketPlaces.
Por outro lado, a Receita Federal específica que para empresas e organizações inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido, além das que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e), é necessário usar um Certificado Digital.
Além disso, ao atuar de forma formalizada no e-commerce, você precisará emitir notas fiscais eletrônicas e, para isso, os Certificados são necessários. Então, que tal saber agora quanto custa um Certificado Digital e as vantagens de cada um deles?
Quanto custa um Certificado Digital?
Hoje, o preço de um Certificado Digital A1, para uso por parte de uma pessoa jurídica, é em média de R$174, com validade de 1 ano. Já o A3, também para pessoas jurídicas, tem uma média de R$220, com validade de 3 anos.
Porém, não há um valor único cobrado pelo Certificado Digital pois, devido a existirem diferentes tipos, as Autoridades Certificadoras (AC) oferecem tabelas de preços variáveis. O custo depende do tempo de validade, do formato (A1 ou A3) e do tipo de pessoa (física ou jurídica).
Quais as vantagens do Certificado Digital?
Em conclusão, o Certificado Digital mesmo não sendo obrigatório, traz mais segurança e vantagens para as empresas que realizam operações online. Independentemente do volume de transações, sejam elas em quantidade ou em valor, medidas de prevenção contra possíveis fraudes são de suma importância.
A assinatura digital oferece processos mais ágeis, práticos, transparentes e cria uma identidade virtual para a sua empresa. Isso contribui para a imagem da marca, tornando-a mais profissional e confiável para fornecedores e clientes.
Portanto, o Certificado A1 se destaca pela sua praticidade, onde não é necessário um cartão ou token para ser utilizado. Todavia, o Certificado Digital A3 se limita no uso de uma máquina por vez.
Eventualmente, ambos os Certificados oferecem um nível de segurança altíssimo, com uma chave pública ou privada, garantindo a identificação exclusiva do usuário. Agora que você sabe os tipos de Certificado Digital e suas vantagens, conheça outras formas para levar a tecnologia para o seu negócio com o InvoiCy.
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Em suma, muitos empreendedores ainda possuem dúvidas sobre o que é o Certificado Digital e sua utilidade, porém com a transformação digital cada vez mais empresas optam por usufruir da confiabilidade que os processos no ambiente online proporcionam.
Com isso, é preciso que as empresas que oferecem esta solução estejam preparadas em relação à tecnologia de armazenamento seguro e aplicativos executáveis.
Então, hoje você aprendeu tudo sobre o Certificado Digital, tipos, vantagens e principais formas de utilização. Se você também emite notas fiscais de serviço e precisa de uma plataforma completa para emissão e gestão dos seus documentos fiscais, clique na imagem abaixo e solicite um contato com o nosso time de especialistas! Temos tudo o que você precisa para simplificar o dia a dia do seu negócio.
