A emissão de documentos fiscais eletrônicos apresentou, desde sua essência, a quebra de paradigmas relacionados a práticas antigas de comprovação fiscal. Onde antes apresentavam-se documentos fiscais físicos para validar operações de compra e venda, hoje ocorre a geração e transmissão de arquivo XML com assinatura digital, deixando para o papel apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

A informação da NF-e é transmitida à Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) em tempo real, comunicando perante o fisco as empresas que emitem e recebem os devidos documentos.

Junto com a implementação deste novo conceito de emissão de documentos fiscais, houve um aprimoramento no método de fiscalização, com frequentes e profundos cruzamentos de dados. Estas ações têm identificado de maneira assertiva a existência de fraudes de sonegação, lavagem de dinheiro e outros. A apresentação do arquivo XML de uma ou de mais notas emitidas ou recebidas, tem sido uma prática comum em processos desta natureza. Outro ponto fundamental a ser cumprido é a obrigatoriedade da guarda do XML da nota fiscal emitida por 5 anos mais o ano da emissão, sendo obrigação do emitente disponibilizar o documentos caso seja solicitado pelo consumidor final.

Ainda é comum encontrar emissores e receptores de NF-e preocupados apenas com o arquivamento do documentos impresso (DANFE). As ações promovidas pela SEFAZ, com o objetivo de coibir irregularidades como sonegação, por exemplo, possuem como característica principal a exigência imediata de documentos fiscais (XML), bem como a aplicação de autuações de valores expressivos a cada ocorrência identificada como irregular. Nas situações de autuações, normalmente a empresa é impactada de forma significativa em virtude dos altos valores das multas.

Considerando todo este cenário, é possível posicionar a forma que qualquer empresa está estruturada para tais situações, basta buscar resposta às seguintes perguntas:

• Quando você emite ou recebe um DACT-e ou NF-e, qual documento você guarda: DANFE ou XML?
• Está seguro que não estão emitindo NF-e contra a sua empresa sem que você tenha conhecimento?
• Os arquivos XML que você recebe em sua empresa são exatamente iguais aos autorizados na SEFAZ?
• Você possuí seus XML emitidos e recebidos em ambiente seguro, com backup?
• Se houver solicitação de apresentação de documentos (XML), você consegue apresentar com segurança e agilidade?

A dica é que as empresas mantenham rotinas de validação e gestão de documentos fiscais emitidos e recebidos, garantindo segurança a empresa e simplicidade de operação aos usuários.

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