Manter uma boa gestão dos documentos fiscais é essencial para que uma empresa cresça e se solidifique de maneira saudável e segura. Isso ocorre porque o cenário atual do mercado brasileiro é bem desafiador e exige que os negócios tenham seus processos internos estruturados para, então, enfrentar seus concorrentes de maneira competitiva.

Em outras palavras, em tempos de crise e alta concorrência, só sobrevivem os empreendimentos que se preocupam em manter suas finanças em dia e adotam uma gestão eficiente e segura, seja ela fiscal, financeira e de pessoas.

Nesse contexto, o post de hoje reúne dicas para que o seu negócio conquiste uma gestão segura de seus documentos fiscais e consiga alcançar o sucesso. Quer aprender? Confira a seguir!

As práticas recomendadas de gestão de documentos fiscais

Os documentos fiscais são a força vital dos negócios modernos e são, muitas vezes, ignorados por muitas empresas. Felizmente, isso está mudando rapidamente. Ao adotar simples rotinas é possível fazer uma gestão eficaz dos seus documentos fiscais. Veja algumas delas!

Controle suas entradas e saídas

Controlar o fluxo de caixa é essencial para a gestão de documentos fiscais. Afinal, um bom empreendedor deve conhecer bem suas receitas e despesas.

À medida que uma empresa cresce e conquista mais clientes, o número de notas fiscais entrando e saindo de seu caixa amplia e, caso isso não seja adequadamente acompanhado, alguns valores podem passar despercebidos.

Dessa maneira, é prudente adotar estratégias que facilitem esse controle, posto que ele é um grande indicador de sua saúde financeira.

Faça a verificação e comprovação das notas fiscais

Muitas empresas cometem o erro de não verificar a veracidade e autenticidade das notas fiscais recebidas e acabam sofrendo grandes prejuízos.

Por isso, nossa segunda dica é que você tenha um processo de verificação desses documentos, conferindo a veracidade da assinatura digital junto à Secretaria de Fazenda do Estado da empresa emitente. Lembre-se que esse cuidado evita que sua empresa pague notas falsas e indevidas e sofra com perdas no caixa.

Tenha uma boa política de armazenamento de documentos fiscais

A gestão de documentos fiscais só é eficiente quando o processo de armazenamento é igualmente eficaz. Em resumo, armazenar corretamente esses documentos é um passo tão importante quanto os demais indicados acima. É preciso assegurar que todas as informações fiscais, notas, recibos e dados do seu negócio estejam organizados e guardados em um local seguro e de fácil acesso.

Com uma boa política de armazenamento, seu negócio estará mais protegido das fraudes e perda de dados e ainda poderá passar por fiscalizações e auditorias de maneira mais simples e rápida.

Invista em tecnologia

Certamente, você já ouviu falar no quanto a tecnologia tem contribuído para o crescimento saudável das empresas. De fato, a automatização de processos é uma estratégia inteligente e que traz inúmeros benefícios ao universo corporativo.

No caso da gestão de documentos fiscais, percebe-se que o uso de um software pode desburocratizar inúmeras tarefas e simplificar a vida dos responsáveis por esse trabalho. Por meio dessa ferramenta é possível, por exemplo:

• emitir nota fiscal eletrônica;
• gerir diversos documentos fiscais, como NF-e, MDF-e e CT-e;
• armazenar e organizar os documentos na nuvem.

As vantagens de ter um sistema de gestão segura de documentos fiscais

Um sistema de gestão de documentos pode ser usado para armazenar praticamente qualquer tipo de arquivo. Algumas empresas criam fluxos de trabalho fiscais sem papel, mas continuam a usar o papel em outro lugar. A vinculação de arquivos fiscais em um software de gestão seguro poderá criar um fluxo de trabalho mais eficiente. Esses sistemas também podem melhorar a eficiência nos trabalhos de auditoria ou consultoria.

Com essas soluções, você pode configurar permissões de segurança para limitar o acesso dos funcionários somente aos documentos que eles precisam acessar. Por exemplo, você pode permitir que todos os funcionários acessem documentos internos do processo, limitar o acesso a informações do cliente somente aos membros da equipe que possam trabalhar nesses trabalhos e restringir arquivos fiscais confidenciais a apenas um punhado de pessoas da empresa.

As razões para se investir em um sistema de gestão

Investir em um sistema de gerenciamento é uma ótima maneira de as empresas acompanharem melhor todos os seus documentos críticos de negócios, de forma eficiente, segura e instantânea. As principais razões para implementar uma gestão segura de documentos fiscais são as listadas abaixo.

Produtividade

Melhorar o fluxo de trabalho em um sistema de gestão de documentos ajuda a eliminar processos manuais e simplificar as operações do dia a dia em sua organização. Isso permite um fluxo de informações aprimorado, maior produtividade e melhor consistência do processo.

Economia

A gestão de documentos em papel exige armazenamento em arquivos, o que requer alto investimento em espaço físico. Converter documentos em papel em arquivos eletrônicos e integrá-los em um sistema de gerenciamento reduz bastante esses custos.

Além disso, o tempo e o dinheiro gastos na pesquisa de arquivos de papel são significativos. A economia obtida com o uso desses sistemas fornece um valor real para o seu negócio.

Recuperação de documentos

Recuperar documentos armazenados em formato impresso é demorado. Uma solução online conta com recursos de indexação que torna muito fácil encontrar e acessar esses arquivos. A equipe pode pesquisar rapidamente arquivos de todos os tipos do repositório usando um navegador em qualquer lugar com acesso à internet.

Segurança

Documentos em papel geralmente têm pouca ou nenhuma segurança. Se você tiver acesso ao arquivo, terá acesso a todos os itens nele contidos. Em comparação, um sistema online fornece segurança no nível do documento para grupos e indivíduos e garante um controle mais flexível e rastreamento de informações confidenciais.

Relacionamento com clientes

O acesso centralizado aos documentos eletrônicos garante um tempo de resposta mais rápido às consultas. Com o demorado elemento manual de recuperação de documentos removido, a equipe agora pode se concentrar em outras atividades de negócios principais, como a melhoria do relacionamento com o cliente.

Como você pode perceber, a gestão de documentos fiscais é uma estratégia muito importante para as empresas. Negligenciar essa prática pode causar muitos prejuízos, seja com pagamentos indevidos, multas e atraso no cumprimento das obrigações. Portanto, se sua empresa ainda não adota as boas práticas indicadas acima, comece a estudar e implementá-las agora mesmo!