A emissão de NFC-e deve ser configurada de acordo com parâmetros que permitam ao varejista prestar as informações em processos fiscais com precisão. Essa configuração precisa ser orientada em sinergia entre os setores contábil e de TI.

Uma tag mal inserida, ou com comandos equivocados, pode comprometer todo o processo de emissão de nota. E no varejo, todo tempo despendido com a correção de erros facilmente evitáveis só pode significar menos vendas. Saiba como evitar isso.

O significado da NFC-e no contexto do SPED

Desde 2007, quando o governo publicou o Decreto nº 6.022, em 22 de janeiro, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) vem promovendo significativos avanços na escrituração brasileira. Dividido em subprojetos, que convergem nas duas modalidades principais, o SPED fiscal e o SPED contábil, o novo sistema visa abolir as notas em papel, entre outros objetivos.

Para o comércio varejista, interessa particularmente as orientações a respeito na NFC-e, a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica. A NFC-e, a exemplo dos outros tipos de notas fiscais eletrônicas, só existe no meio virtual. Deve ser emitida ao consumidor em operações internas, ou para pessoas jurídicas, sem a posterior geração de crédito de ICMS para o comprador.

O processo de emissão de NFC-e

As NFC-e já é obrigatória em diversos estados do Brasil. Embora todo o processo de migração de notas de papel para a versão digital só deva ser concluído em 2018, em boa parte do país as máquinas impressoras de notas já estão obsoletas.

Por outro lado, há estados em que ainda estão sendo permitidas as emissões em ambiente de homologação. Nessa modalidade, que funciona como um teste, as notas não são consideradas pelo fisco. O contribuinte ainda presta suas contas da maneira tradicional.

O envio no ambiente de homologação

Antes de saber como configurar os arquivos para emissão de NFC-e, é necessário conhecer os requisitos para emissão de nota fiscal eletrônica. O varejista deve garantir que todas as formalidades necessárias sejam cumpridas. Caso contrário, inviabilizará o processo de emitir notas fiscais, retardando sua adaptação ao ambiente fiscal eletrônico.

As notas fiscais eletrônicas, em geral, são emitidas em formato XML. Nesse tipo de arquivo eletrônico, deverão constar todas as informações obrigatórias exigidas pelo fisco. Caso uma ação fiscalizatória flagre alguma discrepância, a empresa poderá sofrer pesadas sanções administrativas.

Como são muitas informações, realizar um período de testes no ambiente de homologação pode evitar muitos problemas. É muito importante que as noções sobre regime tributário e grupo de imposto sejam repassadas para os profissionais de informática de forma precisa.

Se o estabelecimento passar a emitir NFC-e em ambiente de produção — ou seja, oficialmente — eventuais erros transmitidos por configuração mal elaborada podem gerar penalidades.

As vantagens do formato eletrônico

De maneira geral, ao deixar de emitir notas em papel, empresas, governo, a população e o meio ambiente ganham. Para governo e contribuintes, significa informações transmitidas de maneira mais ágil e precisa.

O consumidor, por sua vez, ganha em transparência, pois poderá ter acesso à informações completas sobre a NFC-e pela internet. Bastará acessar o portal da Secretaria de Fazenda do seu estado, digitar a chave de acesso e visualizar a nota online na íntegra.

A emissão de NFC-e, no entanto, deve obedecer os rigorosos padrões de transmissão de dados digitais determinados pela Receita Federal. Varejistas devem se antecipar, aderindo o quanto antes ao ambiente de homologação.