Uma das premissas do departamento fiscal de qualquer empresa é garantir o armazenamento de dados fiscais em segurança. Os documentos precisam ser guardados em um sistema que sempre esteja disponível quando forem necessários quaisquer tipos de consultas. Hoje, é possível garantir isso usando recursos como hosting e cloud.

Sim, a tecnologia é uma grande aliada nos dias atuais. Para a gestão fiscal, o uso dessas ferramentas é imprescindível, pois são seguras, práticas e representam até mesmo economia financeira. De forma geral, a hospedagem tipo hosting é a mais tradicional, podendo ser dedicada ou compartilhada entre diversos clientes.

Já a hospedagem em cloud geralmente é mais flexível, uma vez que oferece maior capacidade de armazenamento e processamento de dados quando comparada à tradicional. A seguir, explicamos melhor as diferenças entre os dois tipos, suas vantagens e como escolher a opção ideal para sua empresa. Confira!

Por que o armazenamento seguro de dados é importante?

Antes de apontarmos as particularidades de cada opção tecnológica, você deve compreender a importância de um armazenamento de dados fiscais. Dois critérios são fundamentais para tratar o tema com maior rigidez: relevância e criticidade.

Alia-se a isso o alto volume de informações na responsabilidade de um gestor executivo de grande importância. Para vencer tal complexidade e se sobressair com uma gerência inteligente, é essencial ter uma ferramenta digital segura, que permita a guarda e o acesso de forma organizada e prática.

Registros fiscais, como a nota fiscal eletrônica, são imprescindíveis para manter a integridade documental da organização e devem estar disponíveis a contadores, além de servirem como histórico de transações comerciais e permitirem a análise de vendas ou outras mensurações. Por isso, tal tipo de armazenamento deve ser tratado com alta prioridade.

Quais são as formas de armazenamento disponíveis no mercado?

É claro que há a forma manual de armazenamento de dados fiscais. Porém, ela não é recomendada, pois demanda espaço físico, pessoal para manutenção e outros cuidados. Por esses e outros motivos, trata-se de uma opção que acaba se tornando muito mais custosa do que a digital.

Já a hospedagem na nuvem permite a guarda dos documentos em pastas virtuais acessíveis aos setores fiscal e financeiro. É possível armazená-los de forma que sejam organizados em pastas e subpastas separadas por meses e anos. Confira algumas opções genéricas de serviços de hospedagem:

• Google Drive: é gratuito até 15 GB para usuários comuns e oferece planos empresariais personalizados;
• OneDrive: é gratuito até 5 GB para usuários convencionais e conta com planos empresariais a partir de R$ 262,80 ao ano;
• Dropbox: é gratuito até 2 GB para usuários comuns e tem planos empresariais personalizados;
• Apple iCloud: o serviço é oferecido especialmente para usuários de Mac, iPhone e iPad, mas também pode ser utilizado em dispositivos Android.

Se você deseja uma alternativa mais profissional e dedicada, saiba que as soluções das empresas especializadas podem atendê-lo com mais precisão.

Agora que você já sabe melhor o que é um armazenamento seguro e por que contratá-lo, confira as principais diferenças entre as duas opções tecnológicas para organizar seus documentos na nuvem.

Hosting ou hospedagem tradicional

O serviço oferece duas possibilidades de hospedagem: dedicada ou compartilhada. Na primeira opção, o cliente paga por uma quantidade preestabelecida de banda dedicada e espaço no servidor, tendo o controle total dos recursos e das operações.

Já a segunda alternativa é a mais escolhida entre as pequenas empresas. Isso porque, como o próprio nome diz, os recursos do servidor são compartilhados — ao passo que a empresa que oferece o serviço realiza o gerenciamento e a manutenção.

Apesar da segurança e de toda a tecnologia oferecida, nem sempre a hospedagem tradicional pode ser considerada a melhor alternativa. Em ambas as situações, o cliente precisa se adaptar a uma quantidade predefinida de armazenamento e tráfego.

Isso significa que, caso o seu negócio não tenha um fluxo previsível de dados, problemas relacionados ao poder de processamento podem surgir quando o tráfego aumenta. Assim, será preciso pagar a mais para obter uma melhor performance do servidor.

Como se caracteriza a hospedagem em cloud?

As principais características (que se transformam em vantagens) da hospedagem em cloud computing são a flexibilidade e a escalabilidade. Na prática, isso significa que o sistema não preestabelece limites para os clientes, garantindo a demanda necessária de acordo com o desenvolvimento das atividades.

O armazenamento virtual em cloud, também conhecido como nuvem, não exige o uso de servidores locais para garantir o tráfego de dados. Além do mais, o cliente paga exatamente pelo espaço que usa, não correndo o risco de desperdício de investimentos quando não há a previsibilidade do tráfego, como acontece na hospedagem tradicional.

Outro ponto importante é a existência de uma funcionalidade que permite que as informações armazenadas sejam espelhadas em diferentes servidores. Essa elasticidade garante que o desempenho do serviço não sofra alterações mesmo se um servidor ficar inoperante, assegurando a plena atividade sob qualquer circunstância.

Quais são os benefícios de um sistema seguro na nuvem?

Os benefícios de contar com um sistema que proporcione segurança aos dados da empresa e de seus clientes são inúmeros. Optar por uma plataforma digital é a melhor maneira de ter qualidade no gerenciamento de documentos fiscais.

O primeiro e mais lógico benefício se refere à segurança das informações. O risco de perda é praticamente reduzido a zero, o que evita preocupações ou mesmo transtornos causados por danos aos documentos fiscais.

Em segundo lugar, aparece a acessibilidade, que cresce exponencialmente se comparada à guarda tradicional. O acesso simultâneo e via internet permite a visualização e a análise por diferentes colaboradores a qualquer momento e de qualquer localização.

A agilidade é outra vantagem importante, já que o sistema de armazenamento de dados fiscais em nuvem favorece um acesso rápido e prático. Além disso, é possível compartilhar informações entre colaboradores, diretores e contadores.

A organização vai além da guarda tradicional em pastas e subpastas nas estações de trabalho. Você pode criar grupos e subgrupos para documentos da mesma natureza, estabelecendo critérios personalizados e pastas específicas de armazenamento.

Por último, mas não menos importante, os custos com impressões e alocações de espaços apropriados para a armazenagem de documentos são reduzidos. Por esses e outros motivos, o investimento em uma solução na nuvem para o armazenamento de dados fiscais é mais inteligente e econômico.

Como saber o que é melhor para sua empresa?

Não há como trabalhar com o gerenciamento de dados fiscais sem usar soluções tecnológicas. No entanto, ao escolher a melhor alternativa para o seu negócio, é preciso considerar os seguintes pontos:

• segurança;
• elasticidade;
• custos.

Tanto as hospedagens tradicionais quanto aquelas em cloud oferecem a segurança de que qualquer empresa precisa. No entanto, quando comparamos a performance da infraestrutura oferecida por ambos os serviços, a tecnologia da nuvem traz vantagens no que diz respeito à elasticidade.

Esse benefício garante o armazenamento e o processamento de dados sob demanda para o negócio. O aumento e a diminuição de tais quesitos ocorrem quando há necessidade, de forma automática. Assim, mesmo inicialmente, os investimentos serão feitos de acordo com aquilo de que sua empresa precisa. Não haverá impactos financeiros negativos ao negócio.

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