Para atender todas as exigências tributárias e promover o crescimento sustentável da empresa, dispor de uma emissão fiscal eficiente é fundamental. Assim, investir em tecnologias e ferramentas de gestão que proporcionem mais segurança e escalabilidade a essa atividade é um requisito obrigatório para manter um bom nível de competitividade no mercado.

Hoje, as informações — principalmente as geradas pelos documentos fiscais — tornaram-se um dos maiores patrimônios das organizações. Por isso, é necessário empenhar maior atenção e cuidado no seu gerenciamento.

Pensando nisso, neste post apresentaremos algumas ações práticas para garantir maior segurança e possibilitar mais escalabilidade à emissão fiscal do seu negócio. Acompanhe!

Conte com infraestrutura adequada

O crescimento tecnológico dos últimos anos foi gigantesco, e continua em plena evolução. Esse fenômeno obrigou as organizações a investir em infraestrutura moderna para acompanhar tal desenvolvimento.

O próprio governo investiu no que há de mais avançado em recursos tecnológicos para aprimorar os processos de arrecadação de impostos e fiscalização tributária. O maior exemplo disso é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), do qual faz parte a Nota Fiscal Eletrônica (NFE), documento fiscal onde constam informações de todas as operações comerciais realizadas pelas empresas.

Muitas companhias, contudo, ainda insistem em resistir a esse fato, o que é um grande erro — praticamente, um suicídio empresarial. Inclusive, pesquisas indicam que, nas próximas décadas, todos os negócios serão baseados em tecnologia.

Diante de tudo isso, é crucial adquirir computadores modernos, com processadores mais rápidos e potentes, e sistemas operacionais e dispositivos compatíveis com as novas tecnologias, todos aptos a receber atualizações constantes.

Adote um bom software de gestão

Já existem no mercado softwares de gestão fiscal que oferecem um gerenciamento de dados de qualidade e contam com capacidade de expansão para acompanhar o crescimento da sua empresa.

Essas ferramentas agilizam a emissão fiscal e o cumprimento das obrigações, permitindo a classificação e a organização sistemáticas dos dados e impedindo que ocorram falhas nas apurações dos impostos. Assim, o envio de informações se torna bem mais dinâmico — diminuindo, assim, o risco de erros e inconsistências na entrega de obrigações acessórias ao Fisco.

Para isso, no entanto, é preciso encontrar um sistema que se alinhe às necessidades da companhia e que ofereça plataformas fáceis e intuitivas, capazes de realizar análises e tarefas de maneira mais rápida e com maior precisão.

Esse cuidado ajudará a otimizar a produtividade e o tempo de trabalho, bem como evitará a troca constante de fornecedores.

Opte pelo armazenamento em nuvem

Muitas empresas continuam gastando uma verdadeira fortuna em servidores para realizar e ampliar a capacidade dos backups e armazenamento dos seus dados. Mas essa não é a maneira mais segura de armazenar informações, já que podem ocorrer ataques de hackers, desastres naturais, entre outras situações capazes de causar a perda parcial ou total de dados.

Nesse sentido, o cloud computing (armazenamento na nuvem) é a tecnologia mais utilizada atualmente para otimizar o arquivo de documentos e informações fiscais, contábeis e tributárias, justamente por proporcionar maior segurança

Nela, todos os dados são criptografados, quebrados em pedaços e armazenados em duplicidade para que não ocorra nenhuma perda. E as permissões de acessos são restritas, seguindo as indicações da própria instituição, o que evita acessos indevidos.

Além disso, o armazenamento na nuvem oferece baixo custo e escalabilidade máxima para backups, aumenta a agilidade e concede disponibilidade imediata dos dados, que podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora.

Utilize mecanismos de certificação digital

Outra medida extremamente importante para garantir a total segurança dos processos de emissão fiscal é o uso de certificação digital, um documento eletrônico que contém os dados de identificação das pessoas físicas e jurídicas e o número público exclusivo denominado chave pública.

Por meio dele, as transações eletrônicas são realizadas com segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade das informações. Essa ferramenta também utiliza a criptografia para a disponibilização dos serviços com maior agilidade, facilidade de acesso e significativa redução de custos.

Enfim, como você pode perceber, com algumas atitudes relativamente simples é perfeitamente possível estabelecer em seu negócio uma emissão fiscal eficiente!

Então, gostou deste post? Agora, quer se aprofundar um pouco mais no assunto? Aproveite para ler também sobre as vantagens do software de NF-e!