Normas fiscais e tributárias são recorrentes no Brasil e exigem que as corporações estejam devidamente preparadas para não cometer erros contábeis. Por isso, automatizar processos da empresa é uma atitude extremamente necessária na realidade em que estamos inseridos.

Afinal, a internet das coisas modificou o dia a dia corporativo e auxilia imensamente na redução dos custos, na otimização do tempo e no aumento da produtividade.

Para você ganhar eficiência no fluxo de trabalho, elaboramos este post com dicas imperdíveis. Confira!

Como funciona a automatização dos processos?

A automatização dos processos nada mais é do que inserir nos meios digitais o que se fazia no papel. Sendo assim, softwares de gestão ou ERP contribuem para agilizar o dia a dia de uma empresa, integrando em um mesmo sistema todos os setores da companhia.

Dessa maneira, quando um cliente solicitar determinado produto, logo a compra será introduzida no sistema. Assim, fará com que o responsável pelo almoxarifado separe a quantidade da mercadoria solicitada, direcionando para o frete.

Ao mesmo tempo, o setor contábil emitirá a nota fiscal e ainda terá as devidas responsabilidades com a Receita Federal apontadas no documento.

Além disso, ao automatizar processos da empresa, você vai ter mais agilidade, cumprindo prazos e melhorando a satisfação dos clientes. Outro ponto altamente favorável é a diminuição dos erros, como o pagamento de tributos desnecessários ou até mesmo o esquecimento da quitação de alguns obrigatórios.

Assim, a contabilidade da empresa fica mais profissionalizada e com informações precisas, que ajudam nas tomadas de decisões. A tecnologia ajuda no cumprimento das obrigações fiscais, demonstrando relatórios que são essenciais para a organização do fluxo de caixa e para a estrutura geral de qualquer negócio.

Qual é a importância de identificar gargalos no processo?

Os processos, principalmente os manuais, contam com uma grande incidência de erros e retrabalhos. São falhas que podem causar problemas como queda nas vendas ou até mesmo perda de clientes, impedindo os escritórios de desempenhar a produtividade adequada para o negócio.

Assim, a empresa opera com capacidade reduzida, aproveitando mal seus recursos e infraestrutura. Há perdas de materiais e até mesmo possíveis desvios sem uma devida análise por parte dos gestores, tendo em vista que a organização operacional fica falha.

Para agilizar as tarefas, é preciso revisar o dia a dia do estabelecimento e identificar quais erros impedem resultados melhores. Identificando esses gargalos, eles podem ser cuidados, mudados e, até mesmo, eliminados — apenas assim a melhoria contínua é conquistada.

Com um software de gestão, a sua empresa poderá saber quais produtos saem mais, quais devem ser mantidos no estoque e que atitudes de marketing são as mais indicadas para um determinado momento. Além disso, há inúmeras outras vantagens operacionais e na gestão tributária, como veremos agora.

Por que automatizar processos da empresa?

A verdade é que a maioria dos atrasos em tarefas se deve ao trâmite que envolve realizá-las manualmente. Ao conferir grandes quantidades de documentos e números, os profissionais gastam tempo para organizar e manipular todos os papéis, além do grande risco de deixar alguma informação passar despercebida.

Também é fato que os dados desse processo devem estar sempre corretos e alinhados aos demais departamentos. Não atuar dessa maneira pode acarretar em problemas com o Fisco, causando prejuízos para a empresa.

A solução, portanto, é automatizar processos fiscais, reduzindo o tempo gasto com atividades demoradas e permitindo que os profissionais se ocupem com tarefas mais importantes para a estratégia do negócio.

A automatização reduz custos e otimiza o tempo, pois cada colaborador estará responsável pelo seu setor, agindo sincronicamente para que todos os processos resultem no cumprimento das expectativas do cliente. Trata-se do chamado supply chain, ou seja, a conclusão de todos os processos de maneira ágil e com qualidade.

Além disso, a automatização é uma excelente ferramenta para contribuir com o cumprimento das exigências fiscais, melhorando consideravelmente a produtividade. Fora isso, evita perdas e prejuízos ocasionados por multas em razão de atrasos no pagamento dos tributos.

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia pode ajudar a otimizar o desempenho do escritório, oferecendo diversas ferramentas que impulsionam a produção. Ela simplifica e acelera processos, gerando a redução de custos que poderiam prejudicar os resultados previamente esperados. Veja, a seguir, algumas alternativas.

Emissão de NF-e

As notas fiscais são os documentos mais importantes desse processo. Como são comprobatórias, é imprescindível que contenham todas as informações corretas para se tornarem válidas. Contudo, preencher todos os dados no documento e garantir exatidão exige muita atenção.

Os profissionais podem levar horas para completar essa etapa, mas com os emissores de NF-e, você tem opções para automatizar o preenchimento e sincronizar os valores com as demais informações no sistema, além de acompanhar e gerenciar as notas.

Dessa forma, os erros são evitados e há mais agilização nos processos, fazendo com que os clientes fiquem mais satisfeitos.

Administração de documentos

Organizar os documentos de guarda e acompanhar o tempo de descarte é uma dor de cabeça. Afinal, são muitos papéis para ler, identificar e indexar. Se você precisar procurar algum deles, o trabalho é maior ainda.

No dia a dia, consultar os papéis também aumenta o tempo gasto para uma atividade simples. Porém, é possível automatizar essa etapa com softwares em que os documentos são gerenciados e podem ser localizados, visualizados e enviados com poucos cliques.

Trata-se de uma otimização do tempo fundamental para atender às necessidades do mercado, que exige rapidez e segurança nas informações.

Gestão integrada

O processo fiscal precisa estar compatível aos outros departamentos, como o de vendas, financeiro, de recursos humanos etc. No entanto, garantir isso é difícil, afinal, são muitas informações, em diferentes setores.

Ao contar com um sistema de gestão integrada, todos os dados são unificados automaticamente, tornando desnecessário o retrabalho para corrigir informações divergentes. Assim, o risco de comprometer a idoneidade da empresa com o Fisco é reduzido.

Sendo assim, automatizar processos da empresa é a solução para impulsionar o fluxo de trabalho. A partir da inserção de ferramentas tecnológicas na rotina dos departamentos, as atividades são feitas com mais rapidez. E o melhor: evita erros nos processos.

Trata-se de uma atitude que garante competitividade, principalmente para atender às exigências do mercado. Por isso, ao automatizar processos da empresa, você estará na vanguarda do seu segmento, podendo ainda acompanhar os resultados de qualquer lugar do mundo onde haja um ponto de acesso à internet.

Dessa maneira, o controle operacional e fiscal ficam mais profissionalizados, além de ocorrer um melhor aproveitamento da equipe. Ou seja, os resultados são atingidos com mais eficácia.

Portanto, automatizar processos da empresa é uma atitude fundamental em um momento da economia em que a tecnologia dita as regras e faz com que as corporações produzam cada vez mais com menos. É uma forma de aumentar os lucros e investimentos.

Viu como é importante o seu negócio entrar na onda da automação? Quer aprender a utilizar a inovação tecnológica na contabilidade da sua empresa? Então, leia agora mesmo este post e conheça 3 formas de automatização do setor!