Com a implantação da NF-e e do DANFe, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) alterou os processos contábeis das empresas brasileiras. Em um esforço conjunto entre as Secretarias da Fazenda dos Estados e a Receita Federal, foi possível integrar os Fiscos e implementar a escrituração digital de documentos fiscais.

Esse projeto gerou uma série de benefícios para os brasileiros: maior controle fiscal, processos contábeis mais baratos, combate à sonegação, agilidade no acesso às informações fiscais e a possibilidade de cruzamento de dados.

Para você conhecer mais sobre o assunto, preparamos um rápido guia explicando o que é DANFe e como ele pode auxiliar o seu negócio. Apresentaremos suas características, funções, benefícios, além de dar dicas de como emiti-lo.

Confira!

O que é o DANFe?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é a versão visual da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Por mais que represente a NF-e, o DANFe impresso não tem validade fiscal.

É utilizado apenas como instrumento de consulta aos dados da nota fiscal eletrônica. Dessa forma, não é preciso arquivar o DANFe. O único documento que deve ser armazenado pelo contribuinte é o arquivo XML, pelo período de até 5 anos.

Quais são as suas principais funções?

Como visto, a principal funcionalidade do DANFe é permitir a pesquisa da validade da NF-e junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Ele é exigido durante a circulação de mercadorias, podendo gerar multa no caso de um veículo rodar sem esse demonstrativo.

Para isso, todo DANFe tem uma chave de acesso, na forma de 44 algarismos, localizada logo abaixo do código de barras. Esse código é utilizado para consultar a veracidade das informações da NF-e.

Além da chave de acesso, o DANFe também contém um código de barras que pode ser lido por leitores específicos e smartphones, de modo a facilitar a consulta em fiscalizações.

Quais as principais características de um DANFe?

Um dos pontos principais do DANFe diz respeito ao fato de que sua impressão deve ser feita antes de a mercadoria sair para transporte. Também é importante salientar que não existe um limite de vias a serem emitidas, já que o documento não tem valor fiscal e consiste em uma representação visual do XML da nota fiscal. Outras características importantes do DANFe incluem:

• o tamanho mínimo para impressão é o A4 (210 X 297 mm) e o máximo é o Ofício 2 (230 X 300 mm);
• dependendo da quantidade de mercadorias, o DANFe pode ser impresso em mais de uma folha, desde que esteja numerado;
• o DANFe permite a inserção de informações complementares, desde que o espaço reservado não ultrapasse a metade do tamanho da folha.

Quais os benefícios do DANFe?

Embora não tenha validade jurídica e nem fiscal, o DANFe permite a consulta por meio do código de 44 dígitos que vem informado no documento. Dessa forma, é possível saber qual a situação das mercadorias, de modo a evitar problemas junto ao fisco relacionados com a inconsistência das informações. Outro ponto bastante benéfico de uso do DANFe está relacionado com o seguro das mercadorias transportadas, que só pode ser feito mediante a emissão do documento.

Quais as informações obrigatórias em um DANFe?

De início, vale destacar que, para ser aceito, o layout do DANFe deve estar de acordo com as padronizações da Secretaria da Fazenda. As informações que não devem faltar em um documento auxiliar são:

• nome do documento;
• número e série do arquivo XML;
• código de barras e chave de acesso de 44 dígitos;
• informações de quem emite o documento, principalmente relacionados com a natureza jurídica do negócio;
• número de folhas do DANFe;
• natureza da operação;
• descrição das mercadorias;
• informações sobre o veículo transportador e a transportadora;
• data e horário de saída das mercadorias.

Quais os tipos de DANFe?

Os 5 tipos de DANFe são:

1. Normal: é composto somente pelas informações obrigatórias, sem nenhum ajuste ou informação adicional;
2. Contingência: quando o sistema da SEFAZ fica indisponível, é possível emitir uma versão offline do DANFe no modo contingência;
3. Simplificado: existem situações em que o documento auxiliar pode ser emitido sem um destinatário definido. Nesse caso é preciso atentar para o formato do papel, sendo que os únicos formatos aceitos são o A4 ou inferiores;
4. DANFe NFC-e: é útil para que o consumidor faça a conferência dos dados de compra e não tem validade fiscal. O cliente pode ainda por meio desse DANFe acessar a versão XML da nota fiscal, sendo que a sua leitura pode ser feita por dispositivos móveis como smartphones e tablets. O documento auxiliar NFC-e resumido ou ecológico é aquele que tem somente o QR Code para a leitura da nota fiscal original no sistema da SEFAZ. Já a versão detalhada vem com mais informações, como a quantidade de produtos e os seus respectivos preços;
5. Mensagem eletrônica: além da impressão, é possível também o envio de um DANFe via e-mail, que costuma ser no formato PDF. No entanto, vale salientar que a versão eletrônica é válida apenas para nota fiscal eletrônica do consumidor.

Como consultar e imprimir a DANFe?

A versão completa do DANFe, com todos os dados, pode ser consultada diretamente no site da SEFAZ até 180 dias após a emissão da NF-e. Ao fim desse período, apenas uma versão resumida pode ser consultada com o número da NF-e, data de emissão, CNPJ, emitente, destinatário, valor e sua situação fiscal.

Para a impressão, é preciso utilizar softwares ou ferramentas online de consulta do DANFe. Por meio da chave, é possível fazer a consulta de um único documento ou em lote. O arquivo é gerado em PDF e pode ser impresso.

Qual é a importância do uso de um software de emissão?

O programa NF-e não apenas tornou mais rápida e menos burocrática a emissão de documentos fiscais, mas também serviu como um incentivo para que as empresas invistam em novas tecnologias.

Softwares de gestão, como a Plataforma InvoiCy, da Migrate, ajudam a gerenciar seus documentos fiscais. Conectado à Secretaria da Fazenda, o sistema permite emitir e consultar todas as suas NF-es, incluindo a visualização do DANFe. Os documentos podem ser importados e exportados para o seu contador de forma rápida e prática.

O InvoiCy também permite que todos os arquivos sejam mantidos na nuvem, o que proporciona mais conveniência, praticidade e segurança à empresa. Mesmo que sua infraestrutura de computadores seja destruída, a Migrate mantém backup de todos os seus documentos fiscais, que podem ser recuperados a qualquer momento e em qualquer lugar, bastando apenas conexão com a internet.

Assim, se você ainda não conhece essas soluções tecnológicas, experimente e veja como sua empresa poderá ganhar mais produtividade ao facilitar o seu processo de emissão do DANFe.

Gostou do artigo? Entre em contato conosco para obter mais informações sobre o InvoiCy e como ele pode trazer as melhorias que seu negócio precisa!