Processos mais simplificados são o sonho de qualquer empreendedor. A verdade é que, nos últimos anos, a tecnologia ajudou bastante nesse sentido. Hoje, já existem soluções mais versáteis para diversos problemas cotidianos de uma empresa. Uma delas, sem dúvida, é o arquivo XML da NF-e (nota fiscal eletrônica).

O modelo eletrônico da nota fiscal agilizou sua emissão, tornando-a menos burocrática. Já o formato XML deixou o processo muito mais seguro.

Tem dúvidas sobre este tipo de arquivo? Quer saber como tirar o máximo proveito desta inovação tecnológica? Então, siga a leitura do post que preparamos justamente para esclarecer todas estas dúvidas, ainda tão comuns aos empresários. Vamos lá?

O que é o arquivo XML da NF-e?

A NF-e, como todo documento fiscal, tem um formato padronizado, que é disponibilizado ao destinatário para consulta e armazenamento.

E, por se tratar de um documento eletrônico, foi adotado um formato de arquivo digital padrão, o XML, que significa eXtensible Markup Language.

Ele é de grande importância, já que, ao padronizar o formato do arquivo, possibilita o reaproveitamento de informações em outros sistemas, facilitando a escrituração fiscal e contábil.

É neste formato que o arquivo é transmitido, por exemplo, para a Receita Federal. Portanto, o XML facilita também as ações do fisco.

O XML, então, nada mais é do que uma linguagem de computador, que cria este formato com campos básicos que possibilitam a interpretação por parte de qualquer sistema.

O XML da NF-e tem os seguintes campos básicos:

• dados da NF-e: número, modelo, série, data de entrada/saída das mercadorias, data de emissão;
• dados do emitente: nome/razão social, CNPJ, endereço, código do município, inscrição estadual;
• dados do destinatário: nome/razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço;
• dados dos produtos: descrição, quantidade, valor unitário e unidade comercial;
• dados dos impostos diretos: base de cálculo, valor dos produtos, substituição tributária, valor do seguro e do frete, ICMS, PIS, Cofins e IPI;
• dados de transporte: nome do transportador, CNPJ, placa do veículo, endereço, peso bruto, peso líquido, quantidade de volumes;
• informações adicionais: outras informações complementares.

Qual a diferença entre XML e Danfe?

A principal diferença é que o XML não acompanha a mercadoria. Isso é feito pelo DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Ele é um demonstrativo impresso com as informações mais importantes sobre a nota fiscal eletrônica. Sendo assim, o DANFE identifica a mercadoria, o vendedor, o comprador, a quantidade e o valor.

Porém, este documento não tem valor fiscal e não precisa ser armazenado. Portanto, o DANFE não é uma versão impressa da NF-e!

Ele pode ser entendido como um mapa da nota fiscal, porque, além dos dados da operação, ele carrega consigo uma chave de acesso composta por um código numérico que permite que se leia o arquivo XML no portal da NF-e.

Enfim, o XML da NF-e possibilitou processos mais ágeis e seguros — além de evitar o desperdício de papel, que, antigamente, ainda representava um custo a mais para as empresas.

Por outro lado, sua emissão ainda é um processo demorado, por ser individual. O gestor precisa entrar no portal da NF-e e, com a chave de acesso de cada nota, baixar o XML e guardar uma cópia, de preferência na nuvem.

Por isso, é sempre recomendável o uso de um sistema de gestão e emissão de documentos fiscais eletrônicos, que faz esse processo em lotes, deixando tudo mais organizado, controlado e preparado para qualquer possível ação do fisco.

Agora que você já sabe tudo sobre o arquivo XML da NF-e, siga-nos no Facebook e conheça outras soluções que facilitam a vida do empreendedor.