Ter bons processos empresariais pode ser uma grande vantagem no mercado, afinal, quando bem definidos, contribuem para otimizar a produtividade, a lucratividade e reduzir o número de erros internos. Mas, como organizá-los?

Para isso, é possível investir em diversas ferramentas, tais como: a construção de fluxogramas, comunicação interna (CI) e sistemas de gestão empresarial. Com essas e outras mudanças será possível ver uma grande diferença nos indicadores de performance.

Pensando nisso, criamos um guia para você. Hoje, vamos ensiná-lo os principais passos para organizar os processos empresariais, de forma prática e eficiente. Boa leitura!

1. Avalie os atuais resultados

Primeiro, é preciso mensurar os resultados que os processos estão entregando. Assim, você terá uma visão muito mais clara de “onde está”, depois poderá definir “onde deseja chegar” e “como vai fazer” para alcançar essa visão. Veja algumas métricas:

• índice de retrabalho;
• número de quebras;
• taxa de conversão de vendas.

Esses são apenas alguns exemplos. Defina e acompanhe aqueles que realmente se adéquem ao seu empreendimento. Cerque-se dessas métricas por algum tempo, avaliando se os resultados obtidos são satisfatórios ou insatisfatórios.

2. Elimine os gargalos

Um gargalo é tudo aquilo que atrapalha o desempenho ideal dos processos. Imagine o processo de vendas, que vai desde o atendimento na recepção até a emissão da nota fiscal eletrônica. O que pode estar atrapalhando os resultados?

Dentre as principais possibilidades, é possível destacar a falta de capacitação dos profissionais, softwares travosos e falta de controle do estoque. Essas fraquezas devem ser eliminadas ou neutralizadas, garantindo que o processo corra com fluidez.

3. Desenvolva um fluxograma

Já ouviu falar em fluxograma? É a representação gráfica de um processo, uma amostra visual do passo a passo que deve ser seguido. Ele é composto por figuras geométricas (círculos, triângulos etc.), linhas e textos para expressar o sentido dos acontecimentos.

Não é preciso definir um fluxograma para cada processo que existe. Foque naqueles que geram mais valor para a companhia. Essa representação pode ser feita no Excel, mas o mais indicado é que se utilize um sistema específico para isso. Depois, compartilhe com a equipe.

4. Otimize a comunicação interna

A comunicação tem um grande peso na fluidez dos processos. Quando não há diálogo, é comum que o número de erros aumentem, conflitos interpessoais surjam e as atividades diárias tornem-se menos eficazes. Por isso, é preciso melhorá-la continuamente.

A implementação de novos canais de comunicação pode ajudar bastante. É possível destacar murais de recados, aplicativos mobile e TVs corporativas. Contudo, ainda mais importante é o comprometimento da liderança da empresa com esse assunto.

5. Implemente modernos sistemas

Atualmente, é quase impossível imaginar o funcionamento das empresas sem bons sistemas de gestão empresarial. Eles garantem a emissão de notas fiscais, o cadastramento dos clientes, o acompanhamento dos indicadores-chave e assim por diante.

No entanto, é necessário apostar em novas soluções. Uma das principais é o uso de software em nuvem, que pode ser acessado de qualquer lugar e por meio de dispositivos mobile (notebook, tablets etc.). Desse modo, é possível ter acesso remoto aos dados dos clientes e demais informações desejadas. Muito mais funcional.

Veja, ao aplicar essas dicas, você conseguirá agregar maior rapidez, celeridade e segurança aos processos. No final, todo o empreendimento será beneficiado.

Gostou do nosso conteúdo? Está pronto para organizar os processos empresariais? Agora, aproveite para deixar seu comentário aqui. Compartilhe conosco suas principais dúvidas, sugestões ou experiências sobre o assunto. Vamos lá!