A gestão de documentos é fundamental para que uma empresa opere corretamente. No entanto, o grande fluxo de papéis gerado todos os dias pode atrapalhar essa tarefa. Por isso, é essencial entender a importância desse controle e encontrar meios para desenvolvê-lo.
Para isso, preparamos um texto para lhe auxiliar a aprimorar essa questão no seu negócio. Continue conosco e confira em nosso artigo a importância da gestão de documentos e um passo a passo para implantá-la!
O que é a gestão de documentos em uma empresa?
Os documentos de uma empresa têm importância administrativa e legal para o negócio. Por isso, existem estratégias para realizar o correto arquivamento, considerando a vida útil, a fácil localização e o descarte adequado.
O objetivo é agrupá-los de maneira sistêmica, com fácil acesso. Também se realiza o correto cumprimento dos períodos de guarda, as permissões de acessos, a segurança dos arquivos, e diversas outras atividades com o objetivo de ter domínio ativo sobre as documentações.
Gerenciar tais arquivos é fundamental para adquirir eficiência nas operações e no processamento das informações. Do ponto de vista legal, manter um bom controle dos documentos é importante para comprovar que as atividades da instituição estão ocorrendo com transparência e dentro dos conformes.
Quais são as vantagens da gestão de documentos?
A gestão de documentos é necessária para que as atividades desempenhadas na empresa se desenrolem de modo rápido, pontual e transparente. Fazer esse controle rende diversas vantagens para o negócio. Veja a seguir!
Organização
A organização dos documentos é, com certeza, um dos maiores benefícios. Isso porque eles são agrupados por ordem, categoria, relevância etc. Desse modo, é possível localizá-los rapidamente, além de controlar tudo com facilidade.
Segurança jurídica
As comprovações e regulamentações jurídicas exigem diversos documentos. Com o correto gerenciamento, você garante a integridade desses arquivos, podendo contar com a facilidade para localizá-los quando necessitar.
Agilidade de acesso
No dia a dia, é crucial a fácil manipulação e localização dos arquivos, tanto para otimizar a integração entre setores quanto para manter uma melhor rotina de trabalho. Com a agilidade para encontrar, enviar, modificar e analisar os arquivos, todos os colaboradores trabalham com maior rapidez e produtividade.
Como implementar a gestão de documentos?
Como você pôde ver, a gestão de documentos garante muitos benefícios. Desse modo, implantá-la na empresa é importante para manter a competitividade e assegurar agilidade para o cumprimento da tarefa. Conforme prometido, a seguir apresentaremos 3 passos simples para desenvolver esse controle em seu negócio!
Digitalização
Documentos em papel dificultam a localização, perdem sua integridade e ocupam espaço físico. Todas essas questões são prejudiciais para uma gestão eficiente. Por isso, comece pela digitalização dos arquivos para que eles sejam ordenados digitalmente, facilitando a localização, manipulação e envio.
Controle do tempo
O período de guarda dos documentos precisa ser levado a sério. É necessário ter o tempo bem monitorado para não correr o risco de não tê-los quando for solicitado, ou, ainda, ficar ocupando espaço com arquivos que já não tem mais utilidade.
Software de gestão
Os sistemas de gestão de documentos são a melhor maneira de realizar essa tarefa. Para o processo fiscal, que demanda muitos arquivos, por exemplo, existem opções no mercado que fazem desde a emissão até o correto armazenamento. Invista em uma ferramenta como essa para que a gestão de documentos se torne automatizada e fácil.
A gestão de documentos é essencial para qualquer empresa que deseja funcionar em ordem e com rapidez. Assim, buscar formas de melhor manipular e guardar os arquivos proporciona grandes melhorias para o negócio!
Conseguiu entender o impacto dessa atividade na administração? Quer saber mais sobre a gestão de documentos e como otimizar essa tarefa? Então leia nosso artigo e saiba a importância de usar um sistema de gestão para implantá-la!
