Embora o controle de notas fiscais seja um trabalho burocrático, ele deve ser feito com bastante cuidado e organização. Se não for assim, a empresa corre o risco de sofrer multas, caso ocorra uma fiscalização.

A prática de organizar os documentos fiscais é de grande importância para evitar esse tipo de transtorno para o negócio. Por isso, trouxemos para você, neste post, 5 dicas de boas práticas para o melhor controle das notas fiscais em sua empresa.

Você verá que esse trabalho pode ser feito de uma forma menos repetitiva e, o melhor, ajudará o seu negócio a evitar multas e tributações desnecessárias. Ficou interessado? Continue a leitura!

1. Organize suas notas fiscais e armazene-as de forma segura

Da mesma forma que a nota impressa, a nota fiscal eletrônica (NF-e) deve ser guardada por, no mínimo, cinco anos. Se houver uma fiscalização e for detectada a ausência de algum documento, a empresa pode sofrer multas que podem chegar a mais de R$1. 000,00 por nota fiscal não encontrada.

O armazenamento em nuvem pode ser uma boa alternativa para mitigar esses riscos de extravio. Quanto à organização das notas fiscais, informações como data de emissão ou recebimento, e empresa emitente ou destinatária, devem ser levadas em conta na hora de catalogar os documentos.

2. Crie uma rotina para o controle de notas fiscais

É importante que toda a equipe esteja ciente desse trabalho de armazenar e organizar os documentos fiscais. Para isso, é preciso estipular o que cada um deve fazer e como deve executar.

Um fluxograma pode ser bastante útil nesse processo. Ele servirá de guia para a equipe estar sempre a par de suas responsabilidades e também de informações referentes às notas fiscais, como:

• quem fará a conferência da nota;
• quem estará encarregado pelo financeiro;
• quem receberá o produto;
• quem fará o armazenamento do arquivo.

3. Nunca deixe de verificar a autenticidade das notas fiscais

Embora sua empresa já tenha um contato de longa data com determinado fornecedor, não deixe de acessar o site da Receita Federal. Lá, você poderá checar a veracidade daquele documento e a consistência das informações presentes nele.

Junto à equipe responsável pelas compras, é possível verificar se a nota fiscal que foi recebida realmente corresponde a um produto que foi comprado pela empresa. Também é importante frisar que o documento auxiliar Danfe deve ter um arquivo em formato XML correspondente. Caso contrário, o negócio poderá ter problemas junto ao Fisco.

4. Esteja atento aos prazos de pagamento

Criar uma rotina referente às datas de pagamento das notas fiscais é fundamental. Uma boa prática consiste em separar um dia da semana para pagar as notas que vencerão na semana seguinte. Esse controle, se for bem feito, fará com que a empresa corra menos risco de pagar juros e multas.

5. Automatize processos por meio de softwares

O ser humano está sempre propenso a falhas. Porém, soluções automatizadas podem ser utilizadas para evitar que trabalhos passíveis de erros sejam feitos pelas pessoas. Os benefícios da automação incluem:

• visão mais ampla, possibilitando a criação de melhores estratégias para controle das notas;
• redução de custos;
• simplificação do trabalho, no caso do setor financeiro, acerca do controle e da emissão de relatórios.

Com o auxílio de softwares, é possível direcionar a equipe para trabalhos mais estratégicos e delegar ao computador aquelas atividades que são mais repetitivas. Utilize sistemas especializados para notas fiscais no intuito de obter maior segurança e praticidade em todos os procedimentos dentro da empresa.

O controle de notas fiscais é fundamental para todo e qualquer negócio. Logo, aplicar as dicas mencionadas neste post ajudará você a evitar problemas com o Fisco. O uso de softwares especializados oferece uma série de benefícios, que ajudarão a tornar o trabalho com documentos fiscais menos burocrático e propenso a erros.

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