Com o objetivo de melhor documentar o comércio de produtos e serviços, o governo federal criou a NF-e (nota fiscal eletrônica).

Esse e outros documentos fazem parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). As empresas devem estar atentas e entender como lidar com as suas notas fiscais.

Pensando nisso, preparamos um post em que você vai tirar todas as suas dúvidas sobre a diferença entre NF-e e Danfe. O conhecimento sobre o uso e o armazenamento correto dos dois documentos é a chave para uma melhor gestão fiscal dentro da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto e melhorar a gestão dos documentos fiscais do seu negócio, além de conferir o passo a passo de como gerar o Danfe? Continue lendo!

O que é a NF-e?

A nota fiscal eletrônica veio para substituir as notas em papel, reduzindo os riscos referentes à fraude e sonegação. Além disso, a empresa passa a ter uma economia de recursos, visto que o armazenamento será feito em formato digital.

A NF-e consiste em um documento em formato XML, podendo ser acessado somente pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ou por algum software emissor de nota fiscal eletrônica.

Os órgãos de fiscalização conseguem acompanhar as movimentações em tempo real, sendo que a autenticidade dos documentos é garantida pela assinatura digital do remetente. É válido frisar que a NF-e se aplica apenas a transações comerciais envolvendo empresas.

Por quanto tempo o arquivo XML da NF-e deve ser armazenado?

Assim como na versão em papel, a versão eletrônica deve ser armazenada por, no mínimo, cinco anos, por fornecedores e compradores. É importante levar esse tempo em conta por dois motivos:

• caso exista algum documento extraviado, a empresa poderá sofrer multas;
• se houver necessidade de troca em algum produto ou serviço.

O que é o Danfe?

É o “documento auxiliar da nota fiscal eletrônica”. Consiste em um demonstrativo resumido, que deve ser impresso obrigatoriamente no transporte de mercadorias. Todas as suas informações devem estar presentes no arquivo XML da NF-e correspondente.

Dentre as informações contidas no Danfe, estão:

• dados do emitente e do destinatário;
• número e série da NF-e;
• informações sobre os produtos que estão sendo vendidos;
• tipo de operação — de entrada ou saída;
• data e horário de saída da mercadoria;
• nome da transportadora;
• placa do veículo responsável pelo transporte.

Outra informação de extrema importância no Danfe é o código de barras. Nele, está a chave de acesso da nota fiscal eletrônica correspondente àquele documento auxiliar.

É por meio desse código numérico, de 44 dígitos, que se pode checar a veracidade das informações junto ao portal da NF-e, no site da Secretaria da Fazenda.

Qual é a diferença entre NF-e e Danfe?

A compreensão do uso correto das notas auxiliará a empresa na gestão de seus documentos e para evitar problemas junto ao Fisco.

Com o advento da NF-e, os órgãos de fiscalização do governo passaram a atribuir validade fiscal e legal somente ao arquivo XML correspondente.

Isso significa que o Danfe, embora seja uma representação impressa resumida da NF-e, não tem validade fiscal e jurídica. Contudo, o seu uso é obrigatório no transporte de mercadorias.

Também não precisa ser guardado, ao contrário dos arquivos em XML. Embora não precise, é recomendado fazer isso com o canhoto de entrega do produto. Ele poderá servir de comprovação, caso algum cliente alegue que não recebeu aquela mercadoria.

Por que o Danfe deve ser igual à NF-e?

Mesmo que o Danfe seja impresso ou em PDF, e a NF-e seja no formato digital, a numeração e as informações que constam em ambos devem coincidir.

Se isso não acontecer, podem ocorrer problemas junto ao Fisco e prejudicar a credibilidade do negócio. Nesse sentido, é fundamental que o software de emissão seja o mesmo, tanto para a NF-e como para o Danfe.

É possível acrescentar informações ao Danfe?

De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, é possível inserir novas informações ao Danfe, sem a necessidade de autorização especial.

Além disso, é possível, também, aumentar a quantidade de canhotos do documento auxiliar, caso a empresa queira uma comprovação da compra tanto pela transportadora como pelo adquirente da mercadoria. No entanto, vale ressaltar as seguintes observações:

• se a impressão do documento auxiliar ocorrer no modo retrato, o canhoto ficará na extremidade superior do formulário;
• caso o Danfe seja impresso no modo paisagem, o canhoto deve ficar na extremidade esquerda do documento;
• a adição ou o deslocamento dos canhotos só pode ocorrer no Danfe impresso em formato de paisagem.

Emissão do Danfe no modo contingência

A contingência ocorre quando o site da SEFAZ está fora do ar, permitindo a emissão de documentos off-line para que sejam validados quando o sistema voltar ao normal. Com base nisso, o Danfe deve ser obrigatoriamente impresso em formulário de segurança, no formato retrato e em papel A4, sendo proibido o deslocamento do canhoto para a extremidade inferior do documento.

Como gerar o Danfe?

Antes de falarmos das etapas de geração do Danfe, vale ressaltar que a NF-e correspondente é de responsabilidade do vendedor da mercadoria. Em outras palavras, a empresa que recebe o produto lida com o documento como se fosse de entrada, para atestar, por exemplo, a reposição do estoque.

Além disso, a impressão do Danfe deve ser feita antes do transporte da mercadoria para evitar irregularidades na operação.

As empresas emissoras da NF-e devem estar também com o cadastro regularizado na SEFAZ, com o intuito de evitar, por exemplo, a chamada nota denegada. Os passos básicos para gerar o Danfe são: usar o emissor da NF-e e selecionar a nota fiscal correspondente.

Usar o emissor da NF-e

Como falamos há pouco, é indispensável que o emissor da nota fiscal eletrônica seja o mesmo do Danfe, no intuito de evitar irregularidades junto ao Fisco.

Logo, basta acessar o sistema gratuito disponibilizado pela SEFAZ ou um software devidamente configurado para emitir o Danfe.

Selecionar a NF-e correspondente

Para esta etapa, a empresa deve usar o certificado digital, que tem o intuito de conferir validade jurídica à nota fiscal eletrônica.

O arquivo gerado é, então, encaminhado até a SEFAZ, que emite uma autorização de uso, de modo que a empresa passa a ter em mãos o XML do documento, possibilitando a impressão do Danfe.

Além de imprimir no formato de PDF, é possível fazer o envio do Danfe por e-mail ou simplesmente deixá-lo salvo em alguma pasta no computador.

Viu como é simples gerar Danfe? Embora sutil, a negligência da diferença entre NF-e e Danfe pode incorrer em multas para a empresa, em função, por exemplo, do armazenamento do documento auxiliar em vez da NF-e.

Por isso, é importante organizar e armazenar cuidadosamente todos os arquivos XML, pois, como foi visto, eles têm validade fiscal e jurídica junto aos órgãos governamentais de fiscalização.

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