Abrir o próprio negócio no Brasil pode ser extremamente complicado pois, para ter sucesso, é necessário entender de diversas áreas, como administração, contabilidade, direito etc. O grande número de obrigações legais também torna difícil manter um faturamento sustentável. Por isso, fazer uso da gestão dos documentos fiscais e inovação para dar suporte à administração é fundamental.

Mas existe uma novidade que pode ajudar a resolver esses problemas: a gestão inteligente dos documentos fiscais, uma inovação no varejo capaz de alavancar seus lucros! Confira, a seguir, do que se trata essa invenção e como ela é importante para o negócio.

O que é inovação no varejo e inteligência em Notas Fiscais?

Primeiramente, inovação no varejo é um conceito que abrange qualquer reinvenção tecnológica capaz de aprimorar a eficiência no gerenciamento empresarial e na conquista de clientes ou aumentar o faturamento. Dentro desse conceito, existe a inteligência em notas fiscais, que é uma gestão automatizada de documentos fiscais por uma plataforma digital.

O sistema funciona como uma ponte prática entre o fornecedor, transportador e comerciante, reduzindo burocracias, tempo e capital gasto no processo de emissão de documentos. Como esses papéis são de extrema importância para o negócio, manejá-los bem também se torna indispensável.

Qual a importância dos documentos fiscais?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento digital que evidencia a prestação de serviços ou circulação de mercadorias perante o fisco. Para provar que a companhia realizou cada operação de forma legal, na NF-e devem constar:

• pagamento dos tributos;
• dados do emissor;
• dados do receptor;
• informações do produto ou serviço objeto da negociação etc.

Porém, quando a operação é realizada no varejo, deverá se emitida a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica — NFC-e. Esse documento substitui o antigo Emissor de Cupom Fiscal — ECF — e tem a finalidade de informatizar todo o procedimento de emissão de cupom fiscal, comunicando à SEFAZ a consumação de cada venda feita ao consumidor final.

Emitir NFC-es demonstra que você tem conhecimento sobre o assunto e responsabilidade no empreendimento. Seus clientes, fornecedores e parceiros podem ter certeza de que seu negócio não corre o risco de sofrer multas nem ter suas atividades suspensas por um fiscal. Com isso, garantindo segurança e fidelização ao firmar negócios.

Quais as vantagens de usar uma plataforma de gestão?

Emitir os documentos fiscais parece complicadíssimo à primeira vista, pois o ato requer uma grande organização por parte do empresário. Porém, tudo pode ser facilitado com uma plataforma de gestão.

Gestão de estoque

O sistema não apenas documenta NF-es e NFC-es, mas fornece informações relevantes em relação à quantidade exata de produtos que foram vendidos, além de informar em quais localidades e em que período foram feitas as vendas. Com essas noções, é possível preparar o estoque para suprir todas as demandas, aumentando a eficiência do negócio.

Melhoria na gestão de fornecedores e compras

Como as notas fiscais contêm informações dos seus fornecedores, a plataforma expõe comparações em relação aos fretes e demais valores relacionados às operações. Ao investigar esses dados, você pode perceber quais operações são mais benéficas ao orçamento da empresa.

Também é possível perceber quais compras podem ter reduções de valores em razão de vantagens tributárias, já que alguns tributos têm alíquotas diferenciadas, dependendo do estado em que são realizadas as operações comerciais.

Economia de tempo e dinheiro

A consulta de documentos fiscais consome um grande tempo dos empresários, já que ao acessar o site da Secretaria da Fazenda, é necessário digitar uma enorme chave de acesso de vários dígitos, informar vários códigos de segurança e baixar cada uma das notas manualmente.

Além de ocupar dezenas de horas semanais, todo esse trabalho pode ser realizado com erros e, consequentemente, acarretar multas legais. Mas com a plataforma de gestão dos documentos fiscais tudo é feito corretamente e com poucos cliques, economizando dinheiro e tempo.

Como implementar um sistema de gestão de documentos de forma eficiente?

A inovação permite que os gestores aprimorem o processo fiscal com a correta  guarda dos arquivos. Utilizar-se dessa tecnologia para melhorar a gestão dos documentos fiscais alivia a rotina desse processo. Quer saber como implantar? Temos algumas dicas!

Organize e insira os documentos no sistema

O início da gestão dos documentos é o passo mais trabalhoso a ser feito. É preciso organizar todos os arquivos e definir quais devem ser incluídos no sistema. Os que ainda encontram-se apenas em versões físicas, requerem passar pela digitalização.

Para executar essa tarefa, é preciso mobilizar uma equipe ágil e com potencial para realizar uma organização adequada dos papéis existentes. O time precisa ser proativo, a fim de garantir que eles realmente se empenharão para buscar e propor as melhores alternativas para a disposição da documentação.

Categorize os arquivos

Para que a gestão dos documentos fiscais seja, de fato, eficiente, ela precisa contar com itens catalogados para facilitar a procura. Assim, a empresa deve aplicar parâmetros que permitam rastrear intuitivamente cada item. A fim de facilitar essa etapa, é possível estabelecer padronização de nomenclatura e de agrupamento.

Configure os níveis de acesso

Existem itens que podem ser acessados por todos e aqueles de cunho confidencial, que devem ser visualizados apenas por algumas pessoas. Para assegurar que usuários indevidos não possam conferir tais arquivos, é preciso configurar perfis de usuário e estabelecer quais perfis podem obter permissão para analisar cada documento.

Quais erros evitar ao implementar um sistema de gestão de documentos?

Alguns pontos importantes devem ser feitos com cautela, a fim de não gerar problemas ou erros na hora de implementar um sistema para gestão dos documentos fiscais. Separamos alguns deles para você ficar de olho!

Confusão entre armazenamento e gestão de documentos

É preciso ter conhecimento que um sistema para armazenamento de documentos não têm a mesma funcionalidade de um gerenciador de arquivos. No armazenamento, sua empresa apenas guarda os itens em um local específico.

No entanto, uma ferramenta para a gestão dos arquivos dispõe de funcionalidades para buscas avançadas, critérios de organização etc. Ou seja, todo o programa é voltado para um controle pontual do material.

Escolha incorreta do GED

O sistema para Gestão Eletrônica de Documentos — GED existe em muitas versões no mercado. É importante se atentar às funções específicas e conferir se elas atendem às suas necessidades.

Se a empresa precisa apenas de um controle simples, pode utilizar um programa com aplicações padronizadas. Mas quando o volume de documentos fiscais for grande e for essencial um controle mais elaborado, recomenda-se buscar por sistemas personalizados de acordo com as suas demandas.

Armazenamento dos arquivos físicos inadequadamente

Um fato que muitos gestores desconsideram é que, mesmo após realizar a digitalização do arquivo, é importante manter sua versão física. É preciso ter atenção a essa questão para não errar ao implementar um GED.

Existem soluções para otimizar esse processo, facilitando a guarda do montante de papel. Para isso, é possível terceirizar essa etapa ou separar um espaço na empresa para tal. Também é preciso controlar adequadamente a organização e os prazos de descarte.

A tecnologia não é um mero luxo para o gestor, mas essencial para evitar problemas legais, aumentar o faturamento de sua companhia e se destacar no mercado de trabalho. Ao prezar pela gestão dos documentos fiscais e inovação no varejo, como por meio da adoção de ferramentas para a administração, o sucesso comercial de sua empresa estará garantido.

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