Os documentos são parte importante da rotina de uma empresa. Além das obrigações legais de guarda, encontrar os arquivos e utilizá-los diz respeito à parte inerente da maioria dos processos. Para evitar os desgastes com desorganização e encontrar os papéis, é possível implantar uma solução de sistema de gestão de documentos.
Quer conhecer a ferramenta e saber como ela pode contribuir para o melhor funcionamento do seu negócio? Entenda mais como ela funciona e quais os benefícios que agrega à sua gestão!
Quais as funções de um sistema de gestão de documentos?
Antes de entendermos o sistema, é preciso compreender o que é a gestão de documentos. Basicamente, esse processo tem como meta armazenar os documentos de maneira segura e adequada.
Utilizando-se de protocolos, a guarda é feita para otimizar as rotinas envolvendo os arquivos. Ou seja, eles são armazenados de modo a serem fáceis de encontrar, mantendo-se um controle sobre o prazo de descarte e um agrupamento com consistência sistêmica.
Porém, no modo convencional, usando papéis, essa tarefa fica ainda mais difícil. Além do espaço demandado, manusear todo o montante consome tempo e energia. Para automatizar tais atividades e aumentar a eficiência, é possível utilizar um sistema de gestão de documentos.
Com o software, o conteúdo pode ser armazenado na nuvem, digitalmente. Todo o processo de arquivamento é realizado de maneira eletrônica. Quer saber mais sobre esse método? Conheça, a seguir, as vantagens de fazer a gestão de documentos digitalmente!
Quais as vantagens de um sistema de gestão de documentos?
Ao utilizar um sistema de gestão de documentos, a empresa adquire muitos benefícios. Além de otimizar o espaço físico, ela conta com a facilidade de compartilhar arquivos e encontrá-los rapidamente. Confira, a seguir, como essas vantagens se aplicam ao dia a dia do negócio!
Redução de custos
Todo gestor tem como meta reduzir seus gastos. Com o software, isso se torna possível! Armazenando os documentos eletronicamente, os custos com impressão, pastas-arquivo, armários para guarda etc. são diminuídos.
Fácil acesso
O tempo gasto para folhear a papelada e encontrar o que precisa é um grande embargador da eficiência das atividades. O profissional deve ir até o local de armazenamento, achar a pasta, localizar o item dentro dela e, depois, ter todo o trabalho novamente para devolvê-lo.
Com o sistema, tudo pode ser localizado apenas pelo nome, a um clique. A visualização é feita de maneira simples e direta, reduzindo desgastes para consultar um documento ou encontrar papéis importantes na ocasião.
Maior segurança
Os arquivos físicos são mais difíceis de proteger. Como ficam armazenados em ambientes que pessoas podem acessar, alguns dados podem ter sua segurança comprometida. Usuários sem autorização para visualizar certos itens podem conseguir vê-los, por exemplo.
Com o sistema, a segurança e as autorizações de acesso são feitas com vigor. Apenas os usuários permitidos conseguem interagir com o conteúdo. Essa vantagem aumenta a segurabilidade dos arquivos.
Economia de espaço
Chega de grandes áreas ocupadas com papéis empoeirados. Na gestão de documentos digital, basta a memória da máquina para guardar todos os arquivos necessários para a empresa.
Compartilhamento
Para editar ou ver arquivos físicos juntamente aos demais membros da equipe, muitos papéis e versões surgem. Com os documentos virtuais, os colaboradores podem controlar e editar o mesmo arquivo, cada um de seu computador, otimizando o trabalho em equipe.
Com o sistema de gestão de documentos, as rotinas burocráticas da organização se alinham e ficam mais práticas. Assim, todos os funcionários podem aproveitar a ferramenta para guardar e manipular arquivos importantes, sem desgastes e perdas de tempo.
Gostou das funções do sistema de gestão de documentos? Quer contar com tal praticidade para melhorar o funcionamento desse processo na sua empresa? Entre em contato conosco, pois temos uma excelente solução!
