A Nota Fiscal Eletrônica surgiu para facilitar a vida dos empresários e tornar a rotina tributária menos burocrática. Porém, para utilizá-la da forma correta, é preciso saber não apenas o que é NF, mas conhecer os principais tipos de Notas Fiscais Eletrônicas — NF-e, NFC-e e NFS-e.

Pensando nisso, preparamos este artigo. Nele você vai entender o que essas siglas significam, conhecerá a função de cada uma delas, saberá quando deverá emiti-las e entenderá as regras específicas. Assim, você não cometerá erros ou terá problemas com a Receita ou com os seus clientes. Ficou interessado? Continue a leitura!

Como a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas colabora com o bom funcionamento da empresa?

A emissão de Notas Fiscais é um processo criado pela Receita Federal e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) para gerar um documento que tem como função formalizar transações comerciais e de prestação de serviços.

Dito de outra forma, a Nota Fiscal facilita e registra a comunicação entre prestador de serviços, clientes e órgãos públicos responsáveis, resultando em:

• redução de custos tanto para o contribuinte quanto para o município;
• aumento do controle de arrecadação dos Impostos Sobre Serviços (ISS);
• e otimização da fiscalização.

Para além desses benefícios mais gerais, a emissão de Notas Fiscais também incentiva o registro de todas as transações e a manutenção da legalidade e da formalidade das empresas.

Agora que já entendemos a essência do documento, precisamos compreender como cada tipo de nota funciona e quais as diferenças entre elas. Nós preparamos um conteúdo detalhado, confira abaixo!

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica é usada nas operações que envolvem venda e compra ou prestação de serviços, já que sobre elas incide o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é de competência estadual.

O modelo, por permitir a emissão eletrônica e por contar com um sistema que gera cópia automática para o cliente, permite que você reduza despesas tanto com impressão de documentos quanto com o armazenamento físico deles. São algumas das vantagens da NF-e:

• redução de custos de impressão;
• diminuição dos custos de armazenamento e manutenção de documentos fiscais;
• melhor planejamento de logística pelo recebimento antecipado da NF-e;
• minimização de erros de digitação no documento;
• rapidez no faturamento;
• facilitação da recuperação e troca de informações.

Ao optar pela utilização é necessário que a sua empresa adquira um Certificado Digital junto à Fazenda Estadual, para que as notas possam ser assinadas eletronicamente.

Vale destacar também que a assinatura eletrônica é essencial para a segurança e a validade jurídica da transação.

NFS-e

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é o modelo que substitui a antiga Declaração de Serviço. Por estar relacionada às transações tributadas pelo Imposto Sobre Serviços (ISS), elas devem conter códigos únicos fornecidos pela prefeitura do local em que você atua.

A NFS-e é necessária para que a prestação do serviço seja confirmada e após a emissão, o prazo para cancelamento da mesma varia de acordo as definições de cada prefeitura. Além disso há:

• significativa redução dos custos de impressão, organização e armazenamento das NFS-e;
• simplificação das obrigações correlatas;
• otimização dos processos de gerenciamento de documento;
• diminuição de incompatibilidades de informações, uma vez que a missão de NFS-e por meio da internet tem o preenchimento automático dos dados do tomador de serviços;
• geração automática da guia de recolhimento por meio da internet;
• dispensa de escrituração dos livros e da apresentação da Declaração de Informações Econômico-Fiscais (DIEF).

Vale lembrar que esse tipo de nota precisa ser arquivada em dois formatos, pelo prazo de cinco anos: o original e o XML. Então fique atento a essa obrigação e mantenha os seus arquivos em dia.

NFC-e

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é o cupom fiscal que deverá ser entregue ao cliente após a compra de um produto.

Esse tipo de demanda exige o preenchimento de informações, como a descrição do produto, valor da operação e impostos incidentes sobre a transação. As vantagens são inúmeras, veja as principais:

• o acesso posterior é favorecido, porque fica disponível na internet;
• o gerenciamento do sistema tributário da empresa é simplificado;
• o combate à fraude e à sonegação se torna mais amplo e possível;
• custos de armazenamento de papéis e documentos são reduzidos;
• a gestão da empresa se torna mais ágil, transparente e o faturamento é centralizado.

Sobre essa modalidade é relevante informar que, além da possibilidade de imprimir o cupom fiscal em impressoras próprias, você terá a opção de enviar o arquivo digital ao seu cliente, o que agiliza o trabalho e, claro, faz com que você economize e contribua para a preservação do meio ambiente.

Como realizar a emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e?

Como você pode observar, cada uma das notas tem uma finalidade. Enquanto a NF-e e NFC-e tem como função registrar as vendas de produtos, a NFS-e tem como objetivo registrar os serviços prestados. Por consequência, os órgãos responsáveis por essas emissões também serão diferentes, assim:

• a NF-e  e NFC-e, são emitidas digitalmente pelos estados, por meio das Sefaz (Secretarias da Fazenda);
• a NFS-e é emitida pelo município.

Em nenhum dos casos há um layout padrão. Entretanto, essas diferenciações sugerem que é pertinente contar com um software ou uma empresa especializada em automação desse serviço.

Quais empresas devem emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Todas as empresas, independentemente do porte, têm a obrigação de emitir Nota Fiscal, sejam elas:

• MEI (Microempreendedor Individual);
• Empresa do Simples Nacional;
• Microempresa;
• Empresa do Lucro Presumido;
• Empresa do Lucro Real.

Podem existir casos em que um negócio não precisa emitir, mas isso será uma exceção, sem dúvida. Para que se consiga trabalhar com segurança, busque informações corretas sobre as particularidades da emissão em cada estado e, se for o caso, converse com um contador.

O que você precisa saber é que as NF-e, NFC-e NFS-e, sem contar as diferenças, são instrumentos importantes para as empresas e possibilitam benefícios incalculáveis, desde a redução da burocracia à possibilidade de melhorias no ambiente de trabalho. Ao adotá-las você perceberá que gerir uma empresa não é tão complicado quanto parece.

Agora que você entende melhor sobre o que é NF-e, NFC-e e NFS-e e quais as diferenças entre elas, não deixe de entrar em contato com a gente. Somos especialistas em emissão e gestão de documentos fiscais eletrônicos e podemos ajudá-lo nessa questão!