A fiscalização está cada vez mais burocrática no que diz respeito às notas fiscais empresariais. Com a substituição dos documentos de papel por arquivos digitais, o aumento do uso da NF-e se tornou rotineiro, porém, o armazenamento correto dos arquivos XML ainda não é uma prática.

Muitas empresas, por desconhecer a obrigatoriedade de arquivar os documentos fiscais, acabam caindo na malha fina e pagando multas gigantescas – que partem do valor de mil reais mais o resultado de um cálculo proporcional, feito pelo fiscal, referente à quantidade e valor dos documentos fiscais faltantes.

Para não correr riscos e nem passar por sufoco na hora da fiscalização, as notas emitidas pelas empresas devem ser armazenadas pelo período mínimo de 5 anos (além do ano corrente da emissão da nota). Desta maneira, os registros de toda movimentação ficam disponíveis para serem entregues ao fisco.

Mas, como armazenar e entregar os arquivos XML?

Como armazenar e entregar suas notas corretamente ainda é uma dúvida para os empresários. Hoje em dia, existem duas maneiras de realizar este processo no momento de uma visita da fiscalização.

Uma delas é baixar e salvar todos os XML gerados em alguma pasta de seu computador, nomeadas com o mês e o dia de sua geração. Neste caso, uma prática que garante maior legitimidade sobre a nota é a validação de forma manual da chave de acesso da NF-e, através do portal da Secretaria da Fazenda.

Este modo de armazenamento não é nada seguro, pois, os documentos ficam à mercê do funcionamento da máquina em que estão salvos, no caso de uma falha técnica ou invasão tudo se perde, ficando vulnerável no momento da fiscalização.

Ainda, quando solicitados pela administração tributária, os documentos fiscais precisam ser pesquisados e entregues de foma manual, fator que torna este processo lento e possível de erros.

Outra maneira interessante e funcional para esta necessidade são os softwares de gestão de documentos fiscais eletrônicos.

Alguns destes sistemas armazenam os dados na nuvem. Sendo assim, não há limite de quantidade ou tamanho dos documentos inseridos, podendo ser acessados e/ou baixados em qualquer momento e lugar através de um login e senha disponibilizados pelo sistema.

Assim, em caso de uma visita da fiscalização, as notas solicitadas podem ser pesquisadas rapidamente através da data requerida pelo fiscal, baixadas e entregues de uma só vez.

Além da segurança e do fácil acesso às notas emitidas, o software conta com a vantagem de fazer todas as atualizações necessárias para a manutenção do serviço, deixando ao emitente a tarefa exclusiva de emitir suas notas.

O armazenamento e apresentação de notas fiscais é lei, já mencionamos a necessidade desta prática no texto “Qual a importância do armazenamento de documentos fiscais“.

Fique por dentro! Não pague multa e atenda as exigências legais de sua empresa.