Com a rotina cada vez mais atribulada, manter a organização no escritório é, certamente, uma das tarefas mais desafiantes para qualquer empresário ou gestor. Isso porque existem várias atividades envolvidas com características próprias, sendo bastante difícil lembrar-se de todos os detalhes.

É por isso que muitas empresas optam por programas e softwares que ajudam no armazenamento dos seus documentos, já que ele facilitará o acesso de dados e informações sempre que houver a necessidade de alguma consulta.

Aqui na Migrate, recebemos diariamente muitos questionamentos sobre a legislação e a obrigação de armazenamento de documentos fiscais eletrônicos. Assim, resolvemos esclarecer essas dúvidas analisando o lado dos contribuintes e dos desenvolvedores de software, além de dar dicas sobre os cuidados necessários nessa questão.

Ficou interessado? Então continue a leitura para conferir!

Por que os softwares de gestão e armazenamento de documentos são importantes?

Todos sabemos que o Brasil é um país complexo quando se trata de legislação, portanto, a questão tributária não é diferente. Desde o processo de abertura de uma empresa até as obrigações mensais, tudo passa por etapas burocráticas dotadas de inúmeras obrigações legais, fiscais, trabalhistas e de segurança. A sorte é que hoje podemos contar com a tecnologia para minimizar os impactos, agilizar e organizar os processos da empresa.

Com o uso de um software de gestão, é possível reduzir custos com tempo, pessoal, guarda de documentos, espaço e ainda ganhar com performance, melhor gestão, maior acerto na tomada de decisões, facilidade na análise de dados e segurança de guarda dos documentos.

Quais os erros mais cometidos ao fazer o armazenamento de documentos fiscais?

Não é novidade que todo contribuinte tem a obrigação de fazer o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos, porém, temos observado duas situações que nos motivaram a deixar este alerta.

Uma delas é que os contribuintes acreditam que o fornecedor do software de gestão ou frente de caixa, que disponibiliza a emissão, é também responsável pelo armazenamento do documento e isso nem sempre é verdade.

Muitas das empresas de softwares de gestão não fornecem o serviço de armazenamento para os clientes, até porque tal serviço demanda outros fatores, como, por exemplo, uma infraestrutura robusta e segura que garanta que esses arquivos estarão protegidos e disponíveis a qualquer momento, isso sem contar que a obrigação é do contribuinte e não do fornecedor do software.

Outro cenário muito comum é o desencontro de informações. Ouvimos diversas afirmações diferentes sobre esse assunto e assim fica difícil saber qual é a verdadeira.

Alguns profissionais afirmam que não há obrigatoriedade em armazenar tais documentos. Já outros dizem que é preciso guardar somente a DANFE (documento impresso). E ainda temos casos em quem acredita que o escritório contábil é o responsável por fazer esse armazenamento.

Por isso, é necessário que o contribuinte dê uma atenção especial para esse assunto que é de extrema importância, principalmente nesse período de recuperação econômica e política do país, onde a Receita já afirmou que realizará fiscalizações periodicamente.

Como armazenar o XML da nota?

Manter os arquivos XML apenas arquivados em e-mails é bastante perigoso e altamente desencorajado, já que as chances de perdê-los não são pequenas. É por isso que, hoje em dia, existem serviços no mercado voltados especificamente para esse tipo de armazenamento.

Os benefícios de tais serviços são vários, dentre eles estão as diversas funcionalidades extras que auxiliam no manuseio desses tipos de arquivo, facilitando a busca, a visualização e garantindo a autenticidade, além de permitir que vários colaboradores acessem os documentos simultaneamente.

Quais os benefícios do armazenamento na nuvem?

Manter os arquivos fiscais em nuvem permite que o contribuinte:

• acesse rapidamente dados e informações;
• organize e faça a gestão de maneira inteligente e sem perder tempo;
• reduza custos;
• diminua a ocorrência de erros;
• tenha mais segurança.

Assim, dispor de uma plataforma de armazenamento e consulta aumenta a produtividade e evita inúmeros problemas, como a perda ou roubo do documento fiscal. Além disso, alguns serviços possibilitam que o contribuinte utilize filtros para encontrar qualquer informação dentro da nota, por exemplo o CFOP e outros dados.

Por que muita gente ainda resiste em investir em programas de armazenamento de documentos fiscais?

Muitas pessoas confundem a DANFe impressa com a NF, acreditando que seja suficiente somente guardá-las em pastas. Na verdade, quando os arquivos fiscais são eletrônicos, o que precisa ser de fato armazenado são os XMLs (como explicado no tópico anterior) e não os papéis impressos.

Outra questão que impede o investimento em software é o apego ao tradicionalismo, principalmente as empresas mais antigas, que resistem ao sistema informatizado.

No entanto, é sempre bom lembrar que todo o estabelecimento que deseja expandir e se manter no mercado precisa se adequar ao novo e à modernidade. Afinal, já dizia muito bem o ditado popular: “quem vive de passado é museu”.

A tecnologia trouxe inúmeros benefícios para o dia a dia das empresas, auxiliando nas mais diversas tarefas, aumentando a produtividade e otimizando o tempo.

Qual é a visão da Migrate sobre esses softwares?

A Migrate trabalha hoje basicamente voltada ao atendimento e fechamento de parcerias com outras empresas de tecnologia, desenvolvedoras de software de gestão empresarial. Sendo assim, nosso maior contato diário é com os desenvolvedores, gerentes e diretores dessas empresas onde identificamos novamente um desencontro de informações.

Como acontece com os contribuintes, as empresas desenvolvedoras de software muitas vezes deixam a responsabilidade de fazer o armazenamento dos documentos fiscais para o cliente final, realizando, periodicamente, um backup desses documentos. Enfim, a obrigação é do contribuinte!

A ideia aqui é chamar a atenção para uma oportunidade de negócio que muitas software houses estão perdendo e que pode ser o grande fator de decisão para o cliente final escolher um software de gestão.

Cada vez mais encontramos especialistas e economistas falando sobre “como a gestão de um negócio é o segredo para o sucesso ou para o fracasso de uma empresa”. Independentemente de seu segmento de atuação, nesse contexto propõe-se a disponibilidade da gestão e guarda dos documentos fiscais como um diferencial do software.

Disponibilizar essas funcionalidades agrega um valor imenso ao software e apresentar isso ao contribuinte final com argumentos verídicos e segurança da obrigação de armazenamento para o cliente com certeza são pontos importantíssimos para que ele opte pelo seu software e não de seu concorrente.

Como visto, os softwares de armazenamento de documentos fiscais são de extrema importância e quesito praticamente fundamental para empresas que queiram crescer e se manter no mercado. Além disso, de acordo com a nossa legislação tributária, qualquer documento fiscal digital deve ser armazenado por um período de, no mínimo, 5 anos, o que reforça a importância de programas especializados nessa questão.

Gostou do artigo? Então aproveite a visita em nosso blog e veja um passo a passo de como gerir e organizar documentos! Esse post com certeza será de grande utilidade para você!