Como emitente, destinatário ou desenvolvedor de software, provavelmente você já se deparou com alguma situação em que precisou baixar o XML da NF-e para fazer o lançamento ou outro processo, não é mesmo?  Por isso, hoje você irá aprender a emitir o XML da NF-e. Afinal, o documento é essencial para escrituração, proteção contra fraudes e sonegações, além de ser uma exigência legal.

O XML é a versão digital da nota fiscal. A diferença para o documento que imprimimos é que, nele, os dados da NF são agrupados no formato correto para leitura e armazenamento eletrônico, dentro de um ERP ou outro sistema. Atualmente, todo XML emitido ou gerado em nome de uma empresa deve ser arquivado por no mínimo cinco anos.

Agora, o que fazer quando a pessoa não sabe como baixar ou utilizar esse arquivo? Pensando nisso, resolvemos preparar este post com orientações para encontrá-los de forma fácil e baixar o XML da NF-e. Confira!

É possível baixar o XML da NF-e sem o Certificado Digital?

Desde 2019, não é mais possível baixar o XML da NF-e de forma livre na internet. Para ter acesso ao arquivo, a DANFE-e, a NF-e, NFC-e ou a NFS-e vinculada a ele, é preciso ter um certificado digital ou apresentar um CPF vinculado ao documento gerado.

Essa medida foi necessária por questões de segurança, pois qualquer pessoa com o número da chave de acesso conseguia ter acesso aos dados do documento. Isso facilitava a ocorrência de fraudes e diversos crimes.

A medida foi uma decisão da CONFAZ e da Receita Federal por meio dos Ajustes SINEF 16/18 e 17/18. Atualmente, 13 estados já bloquearam totalmente o acesso sem o certificado. Outros ainda permitem o acesso via Sefaz estadual, mas é possível que a proibição aconteça em breve.

Como baixar o XML da NF-e?

No processo de emissão de um documento fiscal eletrônico existem três personagens envolvidos: a empresa que emite, a Secretaria da Fazenda, que faz a validação das informações do arquivo, e o destinatário, que poderá ser uma pessoa física ou jurídica.

Para facilitar a compreensão, dividimos o processo de emitir o XML da NF-e conforme o usuário do arquivo, seja ele emitente, seja destinatário da nota fiscal. Entenda mais a seguir.

Sou o emitente da NF-e

Nessa história toda, o emissor do documento fiscal é o protagonista. Ele é responsável por gerar as informações da nota fiscal, assinar digitalmente com certificado A1 ou A3, enviar o arquivo para a SEFAZ do estado, receber o retorno, fazer a impressão do DANFE para acompanhar a mercadoria e o envio do XML para o destinatário. Precisa preocupar-se, também, com a obrigatoriedade de armazenamento.

Em caso de perda do arquivo XML, se o emitente não tiver um software de gestão de documentos que faça a busca automática, poderá realizar alguns trâmites manuais de localização individual de notas fiscais. Para isso, é preciso seguir os passos:

• acessar o portal nacional da NF-e;
• clicar na aba de serviços;
• escolher a opção “consultar NF-e completa”.

Após isso, é preciso informar a chave de acesso e, então, estará disponível a NF-e, tanto o DANFE para impressão como o arquivo XML. Para baixar o arquivo XML, é preciso clicar em “download do documento” e finalizar o processo tendo o certificado digital disponível na máquina.

Sou destinatário pessoa física

O destinatário pessoa física não tem nenhuma obrigação de armazenamento do documento fiscal eletrônico. Contudo, pode ocorrer que, após a aquisição de algum produto, a pessoa perca o documento fiscal e posteriormente precise dele. Nesse caso, não terá mais como provar a compra.

Essa situação é comum para casos de solicitação de garantia ou deslocamento do bem em transportes públicos ou longas viagens. Nesse caso, existem dois caminhos possíveis. O que vai determinar qual seguir é se você tem ou não a chave de acesso do documento.

Tenho a chave de acesso da NF-e

Se você tem a chave de acesso, pode entrar no site da Sefaz do local de origem do documento, seguir os passos indicados na página, informar o CPF e pegar o XML por lá. Até 2018, era possível utilizar um gerador de DANFE/DACTE, uma ferramenta disponível na internet que podia ser acessada por qualquer pessoa.

Bastava informar a chave de acesso e fazer o download da mesma. Após algumas mudanças, esse mecanismo não está mais disponível e o download pode ser realizado somente na Sefaz e com o documento pessoal vinculado à emissão da nota.

Não tenho chave de acesso

Se você não tem a chave de acesso do documento, também não tem a nota fiscal em mãos. Nesse caso, a única saída é solicitar novamente o documento para o fornecedor do produto.

Como faz parte da obrigação fiscal da empresa armazenar o XML de todos os documentos fiscais por 5 anos, mais o ano vigente, ele terá como enviar o arquivo sem maiores problemas.

Sou destinatário pessoa jurídica

Assim como o emissor do documento fiscal eletrônico, a empresa que faz a aquisição de uma mercadoria também precisa armazenar o arquivo fiscal eletrônico (XML) para fins de fiscalização. Já falamos sobre algo parecido em um artigo sobre como facilitar a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Para o destinatário pessoa jurídica, o processo de recuperação do arquivo XML é um pouco mais complicado. Por isso, vamos tentar simplificar.

Primeiramente, é necessário que ele tenha um software de gestão de documentos para que a comunicação via webservice seja possível, conforme fluxo abaixo.

É importante lembrarmos que a manifestação de destinatário, a habilitação de download e o retorno do XML são feitos com um documento por vez. Considere também que a Secretaria da Fazenda disponibiliza o download de somente 50% dos documentos emitidos para aquele CNPJ. Outro detalhe pertinente é que órgão disponibiliza o período de três meses retroativos à data de emissão do documento.

Como acessar o site da Sefaz?

Para deixar esse conteúdo ainda mais completo, vamos explicar como acessar o site para emitir o XML da NF-e na Sefaz. Entender esse processo é fundamental para aprender a fazer o download dos seus documentos fiscais.

Existem dois locais diferentes que você pode acessar, dependendo do tipo de nota fiscal que você precisar consultar e baixar. Entenda:

• para download de NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br;
• para download de CT-e: http://www.cte.fazenda.gov.br.

Lembrando que as empresas podem contar com a ajuda de softwares para efetuar a gestão desses documentos de forma automática. Em razão do volume de notas fiscais de diversos tipos e modalidades, essa se torna uma das melhores soluções para ter os processos sempre em dia.

Pegar o XML da nota fiscal pode parecer algo complicado à primeira vista. Quando temos um passo a passo, entendemos como o processo pode ser simples. Esperamos que nossas dicas tenham ajudado no entendimento da obrigação fiscal e no processo de download de arquivo XML e/ou DANFE. Depois que você fizer uma ou duas vezes, não restará mais nenhum receio.

Como vimos no início do artigo, guardar todos os arquivos (XML) é fundamental para a segurança legal do negócio. Aproveite esse momento e conheça a melhor forma de proteger o seu XML.