A nota fiscal (NF) funciona como uma certidão de nascimento da compra. É ela que indica a data e onde o cliente adquiriu determinado produto, além de comprovar sua garantia. Por isso, quando uma mercadoria adquirida não é entregue ou é recusada pelo comprador, é muito importante a emissão de uma nota fiscal de devolução.

Apenas esse documento conseguirá, por exemplo, mostrar que aquele produto voltou para o estoque ou para o fornecedor de origem. Isso garante o crédito de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e a correta apuração desses e demais impostos (como o IPI), deixando a empresa em dia com suas obrigações fiscais.

Quer saber mais sobre o assunto e entender como fazer nota de devolução? Então, siga a leitura do post e esclareça todas as suas dúvidas. Vamos lá?

O que é e para que serve a nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução anula a operação de compra e venda não concretizada. Vale lembrar que quando há trânsito de mercadoria, a NF-e não pode ser cancelada. Sendo assim, em situações em que o produto que saiu para ser entregue é recusado, emite-se uma nota fiscal de devolução.

Quando o comprador, por algum motivo, recusa-se a receber a mercadoria, o produto deve retornar ao estabelecimento acompanhado pelo DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) da NF-e de origem com a justificativa da devolução descrita no verso do DANFE.

Caso o destinatário tenha registrado a entrada da mercadoria no CNPJ dele, deverá emitir uma nota fiscal de devolução para anular os efeitos da venda anterior. Então, será aplicada nessa operação a mesma tributação da operação original.

Por outro lado, quando o destinatário não é encontrado para receber o produto, a recusa pode ser registrada no verso do DANFE da nota fiscal pelo próprio transportador.

Como devolver uma nota fiscal?

Há, basicamente, duas maneiras de devolver uma nota fiscal. Confira agora!

Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário

Acontece quando quem recebeu a nota (comprador, cliente ou fornecedor) a devolve ao estabelecimento (empresa, comércio ou loja). O próprio destinatário deverá emitir a nota de devolução para seguir o caminho da operação de compra e venda.

Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal

O transportador ou o destinatário que não aceitou receber a mercadoria deve escrever, no verso do DANFE, o motivo da devolução, inserir a data e assinar. Depois, a NF de origem será utilizada para que o emissor faça a NF-e de devolução. Nesse caso, o canhoto não deve ser assinado nem destacado, já que isso caracterizaria a entrega da mercadoria.

O emissor da nota fiscal, ao receber o produto de volta, precisará emitir uma nota de entrada, com todos os dados que identifiquem o documento de saída, mostrando que essa mercadoria voltou para o estoque. Na nota fiscal de devolução é preciso dar uma atenção especial ao código fiscal. Há diferenças, dependendo do tipo de mercadoria. Veja!

Mercadorias industrializadas

• CFOP 5.201: operações no estado.
• CFOP 6.201: operações em outros estados.

Mercadorias adquiridas para consumo pessoal ou ativo fixo

• CFOP 5.553 e 5.556: operações no estado.
• CFOP 6.553 e 6.556: operações em outros estados.

Além disso, lembre-se sempre de que na nota fiscal de devolução não se deve lançar o imposto referente à compra. O correto é apenas indicá-lo, nos dados adicionais, para que seja gerado o crédito para o estabelecimento fornecedor.

Pela legislação, não há um prazo para a emissão de uma nota fiscal de devolução. Ela pode ser feita quando o contribuinte necessitar. Tenha em mente que, em operações comerciais, a devolução, geralmente, é feita dentro do prazo de garantia do produto.

Como fazer nota de devolução?

Agora que você compreendeu o processo de maneira abrangente, explicaremos como emitir a nota fiscal de devolução, preenchendo seus campos e especificações corretamente. Também detalharemos as etapas para efetuar a devolução com a mesma nota fiscal de origem. Confira!

Nota fiscal de devolução emitida pelo destinatário

Seja pelo emissor do governo, seja pelo seu software de gestão de documentos, os campos solicitados são basicamente os mesmos:

• inicie a emissão da nota informando sua finalidade de geração do documento, nesse caso, de devolução — é preciso informar se é uma nota de entrada ou saída, nesse caso, selecione a última opção;
• no campo ou aba “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra — ele é composto por 44 caracteres e encontra-se no canto superior direito do documento;
• preencha os campos referentes às informações do seu fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria em retorno;
• informe os dados de frete e transportadora (se houver);
• coloque os dados referentes ao produto, incluindo o NCM;
• preencha os detalhes de tributação — se possível, peça para o contador responsável pela empresa validar essas informações;
• preencha o campo de informações adicionais, se preciso;
• clique em “Salvar”, depois valide a nota — será necessário informar o certificado digital da empresa;
• transmita a nota fiscal para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo;
• imprima a nota e anexe à mercadoria a ser devolvida.

Viu como é simples emitir uma nota de devolução? Agora veja como realizar a devolução utilizando a mesma nota fiscal recebida com a mercadoria.

Devolução com a mesma nota fiscal

Para realizar esse processo, basta informar no verso da nota fiscal os motivos da devolução, datar e assinar. Com isso, a mercadoria já está pronta para retornar ao seu local de destino.

Vale ressaltar que será preciso registrar a entrada da mercadoria na empresa por meio de nota com indicação de dados da NF original. O documento servirá para compensação tributária no processo de escrituração e registro da informação no Livro de Registro de Entradas, separadamente dos demais documentos fiscais.

Nesse caso, utilize os seguintes códigos de operações fiscais (CFOP) para cada situação!

Mercadoria adquirida para processos de industrialização

• 5.201 — operações no estado.
• 6.201 — operações em outros estados.

Mercadoria destinada a comercialização

• 5.202 — operações no estado.
• 6.202 — operações em outros estados.

Mercadoria para compor o ativo fixo ou consumo próprio da empresa

• 5.553 e 5.556 — operações no estado.
• 6.553 e 6.556 — operações em outros estados.

Lembre-se de que esse registro pode (ou não) ser tributado, entrando nas modalidades de isenção, não incidência ou diferimento do pagamento do ICMS. Como no processo de devolução com emissão pelo destinatário, será preciso consultar a contabilidade para verificar como preencher esse ponto.

O que fazer com o ICMS e com o IPI?

A empresa que recebe a mercadoria de volta, ao lançar a nota fiscal devolvida nos livros, aproveita o crédito do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS, que foi objeto de incidência desses impostos por ocasião da saída. Para isso, eles precisarão estar destacados na nota fiscal de devolução. Veja como fazer!

Crédito de ICMS

O crédito para a empresa vendedora acontece porque houve débito do imposto pela saída do produto. Depois de voltar ao estoque, a mercadoria terá nova saída tributada. Como o artigo 59 do RICMS/2000-SP garante o princípio da não cumulatividade, sempre haverá o crédito na devolução.

Isso só não ocorrerá se, por alguma razão, a mercadoria não tenha condições de ser reintegrada ao estoque. Nesse caso, o contribuinte deixará de creditar o valor do ICMS porque não haverá a saída subsequente tributada pelo imposto estadual.

IPI

Toda empresa não contribuinte do IPI, mas que tenha comprado produto de indústria ou importado uma mercadoria do tipo deve mencionar o valor do imposto no campo “Dados Adicionais”. Dessa forma, o IPI vai se juntar ao preço unitário da NF.

Qual a importância de um sistema de gestão e emissão de documentos fiscais eletrônicos?

Como vimos, apesar de simples, a emissão da nota fiscal de devolução, assim como de outros documentos fiscais, requer atenção e uma série de cuidados. Além disso, sua emissão pode ser um processo demorado, exatamente por ser individual.

Vale ressaltar, ainda, que alguns dados devem seguir o formato do sistema usado para a emissão da NF.

Por isso, é sempre recomendável o uso de um sistema de gestão e emissão de documentos fiscais eletrônicos, que faz processos em lotes, deixando tudo mais organizado, controlado e preparado para qualquer possível ação do Fisco.

Além de tudo ficar centralizado em uma única plataforma, esse tipo de sistema possibilita o cálculo automático dos impostos, geração de arquivos XML e HTML, envio de e-mail para clientes, acompanhamento da evolução mensal do faturamento, dentre outras funcionalidades.

Acompanhe os próximos tópicos e conheça os motivos pelos quais é necessário adotar um sistema de gestão e emissão de documentos fiscais.

Serviços agregados

Além das funcionalidades padrão, um software emissor e gestor de documentos fiscais pode ter diversos outros serviços agregados. O desenvolvedor da aplicação pode, por exemplo, implementar meios de facilitar o acesso às informações no site da Secretaria da Fazenda.

Integração de dados fiscais

A integração auxilia a empresa a evitar o recolhimento errado de impostos. Em outras palavras, quando se utiliza um software de gestão e emissão de documentos fiscais, evita-se, por exemplo, o retrabalho na hora de inserir as informações de um produto.

Como a legislação tributária brasileira tem muitos pormenores, quando os dados fiscais são integrados, o procedimento de classificar uma determinada mercadoria estará muito menos propensa a erros. Dessa forma, evita-se não só o recolhimento a mais de tributos como a menos, o que poderia configurar uma sonegação.

Menor “time to market”

O conceito de “time to market” está ligado à eficiência e produtividade de uma equipe. Isso porque um software gestor e emissor de documentos fiscais automatiza rotinas burocráticas que antes eram feitas pelos colaboradores.

Por consequência, os profissionais passam a ter mais tempo para um número menor de atividades. Em um cenário em que os clientes desejam cada vez mais agilidade, um sistema de gestão e emissão de documentos fiscais auxilia a reduzir o “time to market”.

Maior disponibilidade de documentos fiscais diferentes

Sabe-se que existem inúmeros documentos, e que cada empresa tem as suas particularidades quanto à emissão deles. Além das notas fiscais eletrônicas, de serviço e do consumidor, um sistema também pode emitir:

• CT e OS, que são, respectivamente, Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços;
• CT-e, ou Conhecimento de Transporte eletrônico;
• MDF-e, ou Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos;
• SPED, que é o Sistema Público de Escrituração Digital;
• CC-e, ou Carta de Correção eletrônica, dentre outros.

Plataforma testada em todo o Brasil

Quando uma empresa tem filiais espalhadas pelo Brasil, é de grande importância ter atenção às particularidades tributárias de cada estado. O recolhimento de impostos pode variar sensivelmente de um lugar para o outro, de modo que, muitas das vezes, existe um grande risco de erros na contabilidade fiscal serem cometidos.

Quando se adota um sistema de emissão e gestão de documentos, essa operação passa a ser facilitada, uma vez que ele já tem conformidade com as regras tributárias de cada estado da federação. Com isso, as operações passam a ser mais confiáveis e com menos risco de a empresa se envolver em problemas junto ao fisco.

Armazenamento em nuvem

Com o passar do tempo, a tendência é que as empresas se desfaçam do armazenamento físico para adotar a nuvem. Mais do que segurança, essa forma de armazenar os documentos fiscais facilita o acesso aos dados, tornando o trabalho dos colaboradores mais ágil e eficiente.

Mesmo que um profissional esteja fora do escritório, por exemplo, ele pode rapidamente acessar alguma informação por meio de um dispositivo conectado à rede, como o celular ou o tablet. Essa é uma grande facilidade que pode ser oferecida por um software emissor e gestor de documentos fiscais.

A nota fiscal de devolução cancela uma operação de compra e venda não concretizada, fazendo com que a empresa fique em dia com seus documentos fiscais. Sua emissão é simples e um sistema de gestão pode contribuir para tornar esse processo mais prático e seguro. Agora que você sabe como emitir nota de devolução, as recusas de mercadorias não serão mais um problema.

Viu como é importante emitir a nota fiscal de devolução em um software de gestão? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!