Governo amplia para 11 anos o prazo de guarda dos XMLs fiscais: o que muda para as empresas?

A Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal oficializaram uma mudança importante para o ambiente fiscal brasileiro: o prazo mínimo de guarda dos arquivos XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) foi ampliado para 11 anos — o equivalente a 132 meses.

A nova regra entra em vigor no dia 1º de maio de 2025, conforme o Ajuste SINIEF 2/2025, publicado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ).

Quais documentos fiscais estão abrangidos pela nova exigência?

O novo prazo de guarda vale para os seguintes documentos fiscais eletrônicos:

• NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
• CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
• MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
• NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
• BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico
• NF3e – Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica
• CT-e OS – CT-e para Outros Serviços
• GTV-e – Guia de Transporte de Valores Eletrônica
• DC-e – Declaração de Conteúdo Eletrônica
• NFCom – Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica

Entenda a diferença: o que muda para as Secretarias de Fazenda e para as empresas na guarda dos XMLs?

É importante esclarecer que o prazo de 11 anos é uma exigência para as Secretarias de Fazenda, responsáveis pelo armazenamento e expurgo dos arquivos XMLs dos DF-e.

Para as empresas, a obrigatoriedade principal continua sendo a de guardar os documentos fiscais por, no mínimo, 5 anos, conforme a prescrição tributária definida no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN).

Mas atenção:

Mesmo que o armazenamento interno por 11 anos não seja uma obrigação direta, manter seus documentos fiscais eletrônicos organizados e disponíveis por mais tempo pode ser estratégico para atender a possíveis fiscalizações, auditorias ou processos administrativos que exijam comprovação de operações mais antigas.

Além disso, cada estado poderá regulamentar detalhes sobre a tecnologia, formato e meio de armazenamento aceito, reforçando a importância de acompanhar as legislações complementares locais.

Resumo sobre o novo prazo de guarda dos XMLs:

📅 Novo prazo de guarda: 11 anos para as Secretarias de Fazenda.

🏢 Empresas: continuam obrigadas a armazenar documentos por, no mínimo, 5 anos.

📂 Recomenda-se: boas práticas de retenção segura dos documentos fiscais.

📜 Legislação base: Ajuste SINIEF 2/2025 e artigo 174 do CTN.

Como a Migrate pode ajudar?

Desse modo, com a ampliação do prazo de guarda dos documentos fiscais, ter soluções seguras, confiáveis e alinhadas às novas exigências é essencial.

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