Afinal, o que é paperless e como adotar na sua empresa?

No mercado atual, é fundamental ter eficiência produtiva para ganhar competitividade, certo? A tecnologia é uma aliada nessa tarefa e facilita muitas rotinas organizacionais. O Paperless é uma técnica proporcionada pela era digital que reduz papéis e facilita o acesso aos dados.

Quer saber como a prática torna a rotina rápida e acertada? Continue conosco, preparamos um texto explicando como funciona e como o Paperless vai promover rapidez nos processos da sua empresa!

O que é o Paperless?

O Paperless é uma cultura organizacional que reestrutura o relacionamento da empresa com o armazenamento e a organização dos arquivos. Significa implementar soluções e sistemas para substituir o uso do papel.

Ou seja, o Paperless é uma forma de administrar os documentos da empresa tendo como objetivo mantê-los e manipulá-los no formato digital. As consequências são otimizar processos, facilitar o acesso e o manuseio dos dados e tornar a organização sustentável.

A técnica foi pensada há mais de 30 anos. No entanto, com o advento dos sistemas de informação e da velocidade com a qual os dados precisam ser compartilhados, o Paperless tem se tornando indispensável para empreendimentos que desejam se tornar competitivos.

Como adotar o Paperless na sua empresa?

Inserir o Paperless no modelo de operação do negócio é uma mudança que proporciona resultados positivos. Porém, é preciso realizar essa tarefa reestruturando o relacionamento com os documentos para que a mudança ocorra de maneira profunda. Veja alguns passos para implementá-lo na sua empresa!

Digitalize os documentos físicos

Essa etapa é a que exige maior trabalho. Pode ser árduo transformar todos os documentos físicos da empresa em digitais. Mas apenas com esse começo é possível tratar os arquivos de maneira diferente. A partir da digitalização, tudo é organizado de modo que qualquer um possa encontrar o que precisa com facilidade, em seu próprio computador, sem precisar sair para procurar em meio a um grande volume de papéis.

Use uma plataforma na nuvem

Atualmente, os negócios precisam ser dinâmicos para dar conta do fluxo de trabalho. Uma vez que os documentos dão amparo à gestão, é preciso que o acesso a eles seja rápido, fácil e feito a partir de qualquer local. Quando os arquivos estão armazenados na nuvem, é possível encontrá-los por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet. Além disso, você garante a segurança deles.

Gerencie as NF-e

O departamento fiscal é o maior beneficiado pelo Paperless. O imenso fluxo de informações e documentos gerados por esse processo pode ser administrado com maior pontualidade e controle já que a busca pelas informações em meio a um monte de papéis é um atraso na rotina da empresa. Existem soluções de Paperless que além de emitir as NF-e ainda permitem guardá-las adequadamente na nuvem facilitando o acesso a elas.

Quais são os benefícios de implementar o Paperless?

O Paperless otimiza o fluxo de dados na empresa proporcionando uma comunicação melhor entre os processos e agilizando a execução das tarefas. Essas modificações agregam vantagens competitivas ao empreendimento. Veja quais são!

Diminui os custos

Quanto seu negócio gasta para manter os materiais de escritório e suprimentos? Imagine reduzir significativamente os custos com papel, impressoras, cartuchos de tinta e pastas para armazenamento. O Paperless torna digital a circulação dos documentos, diminuindo a necessidade desses recursos.

Facilita o acesso

Buscar as informações em um arquivo físico, folheando e lendo os papéis, leva muito tempo. Isso atrasa os funcionários a realizar seu trabalho. Agora, imagine poder encontrar qualquer arquivo com uma busca simples e lê-lo no mesmo momento em sua mesa de trabalho.

O Paperless reestrutura o modo como a organização manipula as suas informações. Com ele, o fluxo de trabalho passa a ser dinâmico e todos os gestores e funcionários conseguem desempenhar suas funções com agilidade.

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