Mudança fiscal importante: entenda a nova diretriz de armazenamento de documentos fiscais eletrônicos por 11 anos

Se sua empresa emite documentos fiscais eletrônicos, fique atenta a essa nova realidade fiscal: a partir de 1º de maio de 2025, os órgãos públicos passarão a armazenar os arquivos XML por 11 anos. Isso representa um movimento significativo em direção à rastreabilidade e à preservação dos dados fiscais a longo prazo.

Nesse artigo, explicaremos o que muda com este ajuste, o que continua valendo para os contribuintes e como sua empresa pode buscar como medida de segurança jurídica.

O que está mudando?

A Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal estabeleceram uma diretriz que amplia o período de armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos (DF-e) para 132 meses, ou seja, 11 anos.

A nova regra entrou em vigor a partir de 1 de maio de 2025, através do Ajuste SINIEF Nº2/2025 publicado recentemente.

Para informações adicionais, consulte a íntegra do Ajuste, clicando aqui. 

📄 Quais documentos estão incluídos?

Esta regra se aplica para os principais documentos eletrônicos emitidos pelas empresas:

• • NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
• • CT-e e CT-e OS – Conhecimento de Transporte Eletrônico
• • MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
• • NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
• • BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico
• • NF3e – Nota Fiscal de Energia Elétrica
• • GTV-e – Guia de Transporte de Valores
• • DC-e – Declaração de Conteúdo
• • NFCom – Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação

As empresas também estão obrigadas a guardar os XMLs por 11 anos?

Não.
O prazo de prescrição tributária previsto no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN) continua sendo de 5 anos, e esse continua sendo o período de guarda legalmente exigido das empresas.

No entanto, há um ponto essencial a considerar:

“Recomenda-se que as empresas também arquivem seus XMLs dos documentos fiscais pelo mesmo período dos Órgãos Públicos conforme novo ajuste SINIEF nº 2/2025, como medida de segurança jurídica, especialmente para eventuais fiscalizações ou litígios que ultrapassem os 5 anos previstos no CTN.”

Por que ampliar a Guarda de XML por 11 Anos?

Esta recomendação encontra respaldo com base nas seguintes circunstâncias :

• • Determinadas situações, como litígios ou procedimentos de fiscalização, podem demandar documentos fiscais com data superior ao prazo legal mínimo de 5 anos; 
• • A ausência de arquivos antigos pode comprometer a capacidade de defesa do contribuinte;
• • O novo prazo estabelece convergência com a estratégia de conservação adotada pelas administrações tributárias, promovendo uniformidade, segurança e previsibilidade nas relações fisco-contribuinte.

A importância de acompanhar a legislação local

Cada Unidade Federada poderá definir a tecnologia e a mídia de armazenamento dos Documentos Fiscais Eletrônicos desde que respeitado o prazo mínimo de 11 anos. Por isso, é fundamental acompanhar as novas definições e manter sua empresa em compliance.

Como a Migrate pode ajudar sua empresa na guarda de XML por 11 Anos?

A Migrate está acompanhando de perto esse novo cenário. Em breve, lançaremos um serviço de armazenamento estendido, voltado a empresas que desejam manter seus documentos eletrônicos por 11 anos com total segurança.

Você contará com:

• • Ambiente homologado e seguro;
• • Acesso via InvoiCy;
• • Rastreabilidade completa e organização centralizada;
• • Permitir a exportação dos documentos sempre que necessário;
• • Permitir consultas dos documentos e baixa do XML;
• • Suporte especializado.

Essa é uma solução pensada para negócios que valorizam a prevenção, a conformidade e a tranquilidade fiscal.

Conclusão: prepare-se com quem entende do assunto

A ampliação do prazo de retenção dos Documentos Fiscais Eletrônicos DF-e reflete a relevância cada vez maior das informações fiscais para o controle e a conformidade tributária.

Ainda que a alteração mencionada refere-se exclusivamente à guarda dos documentos fiscais eletrônicos pelo Fisco, não implicando na modificação do prazo de prescrição das obrigações tributárias, que permanece fixado em 5 (cinco) anos. Todavia,  a guarda dos documentos fiscais eletrônicos por um período maior é uma medida de segurança frente a eventuais fiscalizações, auditorias, litígios tributários e revisões que possam ultrapassar o prazo de 5 anos previsto no Código Tributário Nacional (CTN).

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Quer ser avisado quando o serviço de armazenamento estendido estiver disponível?

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