Qual é a melhor forma de emitir nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trouxe várias mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais e tributárias, tanto para os contribuintes, quanto para a sociedade e as administrações tributárias.

Regulamentada em outubro de 2005 pelo SINIEF nº 07, ela é um dos braços do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Mesmo estando em ambiente online a nota fiscal eletrônica deve observar normas específicas de preenchimento, emissão e armazenamento.

Por isso, muitos empreendedores já aderiram à tecnologia em cloud para emitir nota fiscal eletrônica em virtude das diversas vantagens que ela traz.

Nota fiscal eletrônica e seu funcionamento

A emissão da nota fiscal eletrônica é feita em ambiente digital, necessitando de assinatura eletrônica por meio de certificado digital, que garante a autenticidade e segurança das operações e a validação da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte para ser emitida.

Foram eliminados todos os gastos do processo anteriormente vigente, como custos com aquisição e armazenamento de papel. A impressão também se tornou desnecessária, restando apenas o custo com a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), necessário para transporte de mercadorias.

O uso do certificado digital aliado a um sistema de automação estabelece uma maneira muito eficaz de reduzir riscos como multas, perda de documentos, fraudes e, sobretudo, o comprometimento do fluxo de caixa.

Benefícios da nota fiscal eletrônica

Como dito no início do post, a nota fiscal eletrônica trouxe vários benefícios reais para os contribuintes, a sociedade e o Fisco.

Para a empresa emitente:

• reduziu os custos com impressão;
• reduziu os custos com compras de papel;
• reduziu os custos com armazenamento de documentos impressos;
• extinguiu as obrigações acessórias, como a AIDF;
• reduziu o tempo de parada dos caminhões em postos fiscais de fronteiras.

Para a empresa destinatária:

• acabou com a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
• possibilitou o planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
• reduziu os problemas de escrituração devido a erros de digitação manual.

Para a sociedade em geral:

• padronizou os relacionamentos eletrônicos entre as empresas;
• reduziu o consumo de papel, impactando positivamente o meio ambiente;
• incentivou ao comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias;
• possibilitou novas oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços.

Para o Fisco:

• aumentou a confiabilidade do documento fiscal;
• aperfeiçoou o sistema de controle e gestão tributários com melhor troca de informações entre as administrações tributárias;
• reduziu os custos no controle das notas fiscais apreendidas pela fiscalização nas fronteiras;
• diminuiu a sonegação fiscal e aumentou a arrecadação;
• é um dos principais suportes ao SPED.

Sistemas de automação de NF-e e suas vantagens

Quanto maior o volume de vendas, maior a necessidade de um gerenciamento de NF-e mais organizado. Emitir nota fiscal eletrônica com segurança e agilidade deve ser prioridade para não comprometer os processos de fluxos financeiros.

Além do mais, o armazenamento adequado permite que os documentos fiquem disponíveis para eventuais consultas em caso de fiscalizações e para as áreas da empresa que precisam ter acessos contínuos às transações realizadas.

Outro ponto importante é que os arquivos XML devem ser mantidos por cinco anos, de acordo com a legislação.

Ao automatizar o processo de emissão e gerenciamento de notas e documentos fiscais, a empresa está ganhando em agilidade, organização, rastreabilidade, segurança e qualidade nas informações fiscais.

Desde 2006 a Receita Federal vem disponibilizando um sistema gratuito de emissão de nota fiscal eletrônica. Este sistema foi gerenciado pela Sefaz de São Paulo até o final de 2016, quando anunciou o fim do emissor gratuito e alegou que muitas empresas deixaram de utilizá-lo e investiram em sistemas especializados.

Apesar de ser um sistema muito útil, o emissor gratuito não é suficiente para atender as necessidades de contribuintes em crescente desenvolvimento. Contudo, para continuar atendendo os contribuintes com volume pequeno de operações, em janeiro de 2017 a Sefaz do Maranhão assumiu o controle do emissor gratuito.

Os sistemas de gestão para emitir nota fiscal eletrônica contribuem positivamente com empresas em crescente desenvolvimento, além de aumentar a produtividade e competitividade.

E você, já automatizou o processo de emissão de nota fiscal eletrônica da sua empresa? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência e opinião!