Uma nota fiscal denegada é o tipo de transtorno que parece ocorrer nos piores momentos, justamente quando estamos com pressa, precisamos resolver uma pendência ou temos vários outros assuntos para tratar. Ao menos é isso que as pessoas costumam afirmar a respeito.

Mas é preciso considerar que a falha pode estar na falta de proatividade, precaução e compliance. Ao saber que o transtorno é maior quando somos surpreendidos com esse tipo de falha, o melhor a fazer é preveni-la.

É sobre isso que falaremos neste conteúdo. Então, confira nossas explicações sobre as razões das negações e evite incômodos futuros.

Diferença entre nota rejeitada e denegada

Antes de tudo, precisamos esclarecer uma diferença básica entre rejeição e denegação de notas fiscais, pois muitos confundem esses conceitos e isso dificulta a compreensão dos detalhes. Sendo assim, saiba que:

• nota rejeitada ocorre quando o motivo da negação são erros nas informações de faturamento;
• nota denegada acontece quando a empresa emissora tem pendências fiscais junto à Secretaria da Fazenda ou quando há problemas no destinatário da nota.

No caso da nota fiscal ser rejeitada, a situação pode ocorrer quando ocorrem problemas com o certificado digital ou alguma falha de cadastro — seja o da própria empresa, seja o do cliente —, sendo essas as principais causas de rejeições.

Quando isso acontece, o erro pode ser corrigido para que seja possível fazer uma nova tentativa. Dessa forma, a mesma NF-e, com a mesma numeração ou com uma nova, poderá ser emitida tão logo a inconsistência seja resolvida.

Isso ocorre porque a nota não chega a ser registrada na base de dados da SEFAZ, já que a recusa acontece em uma fase anterior ao registro: a conferência eletrônica dos dados.

Já a denegação se dá depois de checados os dados iniciais. Por isso, o arquivo é registrado na base da secretaria.

Nesse processo é que o sistema identifica um erro que gera a negação de emissão, justamente, porque são verificadas pendências registradas na mesma base de dados. Entre elas, não entrega de obrigações acessórias, como a emissão de guias e relatórios eletrônicos, exigidos por lei.

Em algumas situações, inconformidades do destinatário da nota fiscal também podem gerar a denegação, se essa falta for relacionada nas normas legais como um impedimento para a transação. Quando há esse tipo de impedimento, a empresa fica proibida de emitir a nota fiscal até que regularize a pendência.

Como ocorre o registro dessas notas na base de dados da instituição responsável, o número da nota fiscal fica inutilizado, obrigando a emissão de uma nova fatura. Caso algum problema no sistema faça com que alguma nota seja emitida com a mesma numeração, ela será rejeitada pelo motivo: Erro 205 — “NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ”. Vejamos, agora, os detalhes dessas negações.

Motivos para nota ser denegada

Como a rejeição é mais fácil de resolver, uma vez que costuma ser suficiente corrigir algum dado lançado com erro, vamos nos concentrar nos principais motivos de denegação, bem como nas soluções de cada um deles. Ainda assim, vale a pena mencionar que existem mais de 600 possibilidades de rejeição, como nos casos de:

• erro 233 — “IE do destinatário não cadastrada”: que ocorre quando há erro no número da IE do destinatário da nota;
• erro 234 — “IE do destinatário não vinculada ao CNPJ”: quando a IE digitada não corresponde ao CNPJ informado;
• erro 205 — “NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ”: que já usamos de exemplo e ocorre quando o número da nota já foi usado e se encontra registrado na base de dados da SEFAZ.

301 — Uso Denegado: irregularidade fiscal do emitente

Ao emitir uma NF-e ou NFC-e, a SEFAZ retornará a rejeição “301 — Uso Denegado: irregularidade fiscal do emitente” se houver algum tipo de irregularidade cadastral. São situações relacionadas ao registro que ocasionam a denegação de uso da NF-e, como Inscrição Estadual (IE):

• suspensa;
• cancelada;
• baixada;
• em processo de baixa.

Como resolver?

Nesse caso, o emitente da NF-e deve verificar se a sua Inscrição Estadual se enquadra em alguma das situações citadas acima. É possível realizar a consulta de sua situação cadastral por meio do site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte — CCC (cada estado é responsável pela manutenção dos seus contribuintes inscritos no CCC).

Nas consultas, são utilizados os termos “Habilitado” ou “Não Habilitado“. O termo “Habilitado” indica que não há qualquer restrição em relação à Inscrição Estadual consultada, enquanto o termo “Não Habilitado” indica que a Inscrição Estadual se enquadra em alguma das quatro situações citadas acima.

Nesse caso, o representante legal do emitente deverá entrar em contato com a SEFAZ para regularizar a situação, para que ele consiga emitir NF-e.

302 — Uso Denegado: irregularidade fiscal do destinatário

Ao emitir uma NF-e, a SEFAZ retornará a rejeição “302 — Uso Denegado: irregularidade fiscal do destinatário” se houver algum tipo de irregularidade fiscal. Ou seja, é o mesmo motivo anterior, só que aplicado ao destinatário, e não ao emissor do documento fiscal.

Sendo assim, as situações que ocasionam a denegação de uso da NF-e são as mesmas. Relembrando, quando a Inscrição Estadual foi:

• suspensa;
• cancelada;
• baixada;
• está em processo de baixa.

Como resolver?

Do mesmo modo, o emitente do documento deve verificar se a Inscrição Estadual do destinatário se enquadra em uma das situações citadas acima. Ao mesmo tempo, o recomendado é que, nesse caso, a situação seja informada ao destinatário, para que ele mesmo verifique sua situação com a SEFAZ e faça a correção.

De qualquer modo, também é possível realizar a consulta da situação cadastral no site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte — CCC. Os mesmos termos da consulta do emissor são utilizados para o destinatário, quais sejam: “Habilitado” ou “Não Habilitado “, com os significados já apresentados.

No caso da irregularidade do destinatário, o emitente da NF-e denegada pelo código de retorno 302 não pode fazer nada para corrigir a situação. O código de retorno diz respeito a uma irregularidade na Inscrição Estadual do destinatário. Por isso, somente o representante legal da empresa tomadora poderá normalizar a sua Inscrição Estadual junto à SEFAZ.

303 — Uso Denegado: destinatário não habilitado a operar na UF

Essa rejeição retorna nos casos em que a Inscrição Estadual do destinatário não corresponde à UF que foi informada na nota. Para prosseguir com a emissão de outras NF-e para esse destinatário, é necessário que seja feita a verificação correta do cadastro dele junto à Receita Federal.

A nota ficará com o status de denegada, não podendo mais realizar alterações e/ou ser reenviada. Dessa forma, é necessária a emissão um novo documento, com uma nova numeração, mas apenas depois da verificação dos dados do destinatário.

A solução ofertada pela Plataforma InvoiCy

A Plataforma InvoiCy é uma ferramenta disponível na nuvem, portanto, uma solução cloud, que permite a emissão e gestão de documentos fiscais eletrônicos de entrada e de saída. Todos eles precisam ser mantidos em arquivo, por exigência da lei.

Além disso, o InvoiCy centraliza dados de emissão e tributação, permitindo um alto nível de automação. Isso garante a conformidade com as normas e a segurança do banco de dados.

Isso é importante para a integridade dos dados, evitando danos e a perda de informações, além da privacidade das empresas e pessoas registradas nesses arquivos. Essa obrigação legal está prevista na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como funciona?

Basicamente, a plataforma permite a importação de documentos fiscais, de modo que você possa armazenar e gerenciar os emitidos pela própria empresa, documentos de entrada e os de saída, gerados pelos seus fornecedores contra sua empresa e emitidos por outros sistemas.

Com a facilidade de importar os documentos de saída, você pode ficar mais tranquilo de que eles estão devidamente armazenados, além de conseguir usar a ferramenta para envio automático dos arquivos XML das notas para seu contador — importação recorrente. Em resumo, as principais vantagens são:

• importação recorrente;
• armazenamento seguro;
• integridade do Sped Fiscal: uma vez que as notas não precisam ser digitadas, o que evita erros de lançamento;
• importação automática de NFS-e de entrada: as notas de serviço são emitidas por município, portanto, não há um padrão único. Ainda assim, a Plataforma InvoiCy opera integrada a mais de 500 municípios, permitindo a importação nesses casos;
• interpretação de mais de 1.200 padrões de layout de NFS-e de entrada: o que significa que a plataforma “conversa” e se integra facilmente a mais de 1000 aplicações diferentes.

Além de tudo isso, o grande conjunto de informações geradas por essas automações e importações permite a obtenção de relatórios abrangentes e precisos. Assim, viabiliza a alimentação de dados e o suporte de apresentações no formato de Dashboard de Gestão Fiscal, o que garante ganhos significativos de controle e performance financeira.

Com o ganho de produtividade gerado pela automação, sobra mais tempo e foco nesses detalhes mais estratégicos, que facilita a identificação de gargalos e de oportunidades. Em outras palavras, no lugar de se preocupar com tarefas mais operacionais, os envolvidos com o financeiro e a contabilidade assumem uma posição mais valorizada e importante, que pode fazer toda a diferença nos resultados gerais.

Isso sem contar que muitos dos problemas de nota fiscal negada são automaticamente eliminados, especialmente, os de inconsistências de dados simples, que geram rejeição. Todo o processo fica muito mais organizado, dinâmico e produtivo, o que diminui consideravelmente a probabilidade de denegações.

Você pode ter uma visão mais específica dos benefícios, se fizer uma análise dos ganhos mais prováveis para o seu caso. Entre em contato e conte com a ajuda da nossa equipe especializada para fazer essa avaliação.