5 importantes passos para organizar processos empresariais
Ter bons processos empresariais pode ser uma grande vantagem no mercado, afinal, quando bem definidos, contribuem para otimizar a produtividade, a lucratividade e reduzir o número de erros internos. Mas, como organizá-los?
Para isso, é possível investir em diversas ferramentas, tais como: a construção de fluxogramas, comunicação interna (CI) e sistemas de gestão empresarial. Com essas e outras mudanças será possível ver uma grande diferença nos indicadores de performance.
Pensando nisso, criamos um guia para você. Hoje, vamos ensiná-lo os principais passos para organizar os processos empresariais, de forma prática e eficiente. Boa leitura!
1. Avalie os atuais resultados
Primeiro, é preciso mensurar os resultados que os processos estão entregando. Assim, você terá uma visão muito mais clara de “onde está”, depois poderá definir “onde deseja chegar” e “como vai fazer” para alcançar essa visão. Veja algumas métricas:
- índice de retrabalho;
- número de quebras;
- taxa de conversão de vendas.
Esses são apenas alguns exemplos. Defina e acompanhe aqueles que realmente se adéquem ao seu empreendimento. Cerque-se dessas métricas por algum tempo, avaliando se os resultados obtidos são satisfatórios ou insatisfatórios.
2. Elimine os gargalos
Um gargalo é tudo aquilo que atrapalha o desempenho ideal dos processos. Imagine o processo de vendas, que vai desde o atendimento na recepção até a emissão da nota fiscal eletrônica. O que pode estar atrapalhando os resultados?
Dentre as principais possibilidades, é possível destacar a falta de capacitação dos profissionais, softwares travosos e falta de controle do estoque. Essas fraquezas devem ser eliminadas ou neutralizadas, garantindo que o processo corra com fluidez.
3. Desenvolva um fluxograma
Já ouviu falar em fluxograma? É a representação gráfica de um processo, uma amostra visual do passo a passo que deve ser seguido. Ele é composto por figuras geométricas (círculos, triângulos etc.), linhas e textos para expressar o sentido dos acontecimentos.
Não é preciso definir um fluxograma para cada processo que existe. Foque naqueles que geram mais valor para a companhia. Essa representação pode ser feita no Excel, mas o mais indicado é que se utilize um sistema específico para isso. Depois, compartilhe com a equipe.
4. Otimize a comunicação interna
A comunicação tem um grande peso na fluidez dos processos. Quando não há diálogo, é comum que o número de erros aumentem, conflitos interpessoais surjam e as atividades diárias tornem-se menos eficazes. Por isso, é preciso melhorá-la continuamente.
A implementação de novos canais de comunicação pode ajudar bastante. É possível destacar murais de recados, aplicativos mobile e TVs corporativas. Contudo, ainda mais importante é o comprometimento da liderança da empresa com esse assunto.
5. Implemente modernos sistemas
Atualmente, é quase impossível imaginar o funcionamento das empresas sem bons sistemas de gestão empresarial. Eles garantem a emissão de notas fiscais, o cadastramento dos clientes, o acompanhamento dos indicadores-chave e assim por diante.
No entanto, é necessário apostar em novas soluções. Uma das principais é o uso de software em nuvem, que pode ser acessado de qualquer lugar e por meio de dispositivos mobile (notebook, tablets etc.). Desse modo, é possível ter acesso remoto aos dados dos clientes e demais informações desejadas. Muito mais funcional.
Veja, ao aplicar essas dicas, você conseguirá agregar maior rapidez, celeridade e segurança aos processos. No final, todo o empreendimento será beneficiado.
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